海洋檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司海洋檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用海洋檔案資源，為公司海洋業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在海洋調(diào)查、海洋科研、海洋工程、海洋資源開(kāi)發(fā)等各類涉海業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司海洋檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司海洋業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存海洋業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）管理職責(zé)1.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善公司海洋檔案管理辦法及相關(guān)制度。統(tǒng)籌規(guī)劃海洋檔案管理工作，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案管理工作。集中管理公司重要海洋檔案，開(kāi)展檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。組織檔案的開(kāi)發(fā)利用，為公司決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。2.涉海業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)海洋業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合公司檔案管理部門(mén)開(kāi)展相關(guān)工作。按照檔案管理規(guī)定，合理利用本部門(mén)檔案，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。二、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.海洋調(diào)查項(xiàng)目檔案，包括調(diào)查計(jì)劃、調(diào)查方案、原始數(shù)據(jù)記錄、分析報(bào)告等。2.海洋科研項(xiàng)目檔案，涵蓋項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。3.海洋工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，有項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收文件等。4.海洋資源開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案，包含資源勘探資料、開(kāi)發(fā)方案、生產(chǎn)記錄、環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件等。5.與海洋業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)議文件、合同協(xié)議、往來(lái)信函、技術(shù)資料等。（二）收集要求1.各涉海業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，同步做好檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽署完備，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進(jìn)行有效的存儲(chǔ)和備份。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)活動(dòng)完成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的檔案材料進(jìn)行整理，填寫(xiě)檔案收集清單，一式兩份，一份留存本部門(mén)，一份隨檔案材料移交公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案材料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案材料，及時(shí)退回原部門(mén)補(bǔ)充完善。三、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于保管和利用。（二）分類方法1.年度分類法：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中排列。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，對(duì)檔案進(jìn)行分類，不同機(jī)構(gòu)形成的檔案分別歸類。3.問(wèn)題分類法：結(jié)合海洋業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，按照問(wèn)題對(duì)檔案進(jìn)行分類，如海洋調(diào)查、海洋科研、海洋工程等。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。2.編頁(yè)號(hào)：在每份檔案的頁(yè)面右上角或右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以便統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：填寫(xiě)檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫(xiě)相關(guān)信息。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定組織成立由公司檔案管理部門(mén)、涉海業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（二）鑒定依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定。2.公司海洋業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和實(shí)際需求。3.檔案對(duì)公司歷史查考、業(yè)務(wù)發(fā)展和科學(xué)研究的價(jià)值。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要海洋業(yè)務(wù)活動(dòng)、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司海洋業(yè)務(wù)發(fā)展有重要參考作用，保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司海洋業(yè)務(wù)有查考價(jià)值，保管期限為15年以下的檔案。（四）鑒定流程1.檔案鑒定小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。2.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀清單，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、盒號(hào)等信息。（三）檔案保管期限檢查定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行檢查，對(duì)到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理和安全檢查。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，采用異地存儲(chǔ)等方式，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：以服務(wù)公司海洋業(yè)務(wù)發(fā)展和決策為宗旨，合理提供檔案利用服務(wù)。3.確保安全原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意，并注明出處。（三）利用登記對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司海洋檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號(hào)規(guī)則，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行快速檢索，方便利用者查找檔案。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱進(jìn)行在線審批和登記，跟蹤借閱檔案的歸還情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問(wèn)。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，異地存放備份數(shù)據(jù)。八、檔案的移交與銷毀（一）移交1.公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要將檔案移交給其他單位的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的準(zhǔn)確性和完整性。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀清