檔案掃描管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案掃描管理工作，規(guī)范檔案掃描流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的各類檔案掃描管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：掃描后的檔案應(yīng)與原始檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：對公司各類檔案進(jìn)行全面掃描，確保檔案資料無遺漏，保證檔案信息的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：掃描過程中應(yīng)保證圖像清晰、完整，文字準(zhǔn)確無誤，便于后續(xù)的檢索和利用。4.安全性原則：加強(qiáng)檔案掃描過程中的安全管理，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。二、檔案掃描工作組織與職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案掃描管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織協(xié)調(diào)各部門開展檔案掃描工作，對掃描工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.負(fù)責(zé)檔案掃描設(shè)備的選型、采購、維護(hù)和管理。4.負(fù)責(zé)檔案掃描數(shù)據(jù)的存儲、備份和安全管理。5.對檔案掃描工作進(jìn)行質(zhì)量檢查和驗收，確保掃描質(zhì)量符合要求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、分類和移交工作，確保檔案資料齊全、完整、規(guī)范。2.按照檔案管理部門的要求，組織本部門人員開展檔案掃描工作，并對掃描工作的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案掃描數(shù)據(jù)的審核和驗收工作。（三）掃描人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案掃描工作制度和操作規(guī)程，確保掃描工作的質(zhì)量和安全。2.負(fù)責(zé)檔案的掃描操作，保證掃描圖像清晰、完整，文字準(zhǔn)確無誤。3.對掃描過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時報告，并協(xié)助處理。4.做好掃描設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作。三、檔案掃描前準(zhǔn)備（一）檔案整理1.各部門在進(jìn)行檔案掃描前，應(yīng)對需掃描的檔案進(jìn)行全面整理。按照檔案形成的時間順序、類別、保管期限等進(jìn)行分類，確保檔案排列有序，便于掃描和后續(xù)管理。2.對破損、褪色、字跡模糊等難以直接掃描的檔案，應(yīng)進(jìn)行必要的修復(fù)和技術(shù)處理，使其達(dá)到可掃描的要求。（二）設(shè)備與軟件準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)檔案掃描工作的需求，配備合適的掃描設(shè)備，如高速掃描儀、平板掃描儀等。掃描設(shè)備應(yīng)具備良好的性能和穩(wěn)定性，能夠滿足掃描質(zhì)量和效率的要求。2.安裝與掃描設(shè)備配套的掃描軟件，并確保軟件功能正常、運(yùn)行穩(wěn)定。同時，根據(jù)需要安裝圖像處理軟件，用于對掃描圖像進(jìn)行后期處理，如裁剪、去污、調(diào)整清晰度等。3.對掃描設(shè)備和軟件進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，軟件及時更新，以保證掃描工作的順利進(jìn)行。（三）人員培訓(xùn)1.檔案管理部門組織對參與檔案掃描工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉檔案掃描工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括掃描設(shè)備的操作使用、掃描軟件的功能應(yīng)用、圖像質(zhì)量要求、安全保密知識等。通過培訓(xùn)，確保掃描人員能夠熟練掌握掃描技能，保證掃描工作的質(zhì)量和效率。四、檔案掃描流程（一）掃描任務(wù)分配1.檔案管理部門根據(jù)各部門檔案整理情況和掃描計劃，將掃描任務(wù)分配到具體的掃描人員。明確掃描任務(wù)的數(shù)量、時間要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.掃描人員接收掃描任務(wù)后，應(yīng)及時與檔案移交部門溝通，了解檔案的具體內(nèi)容和要求，做好掃描前的準(zhǔn)備工作。（二）掃描操作1.掃描人員按照檔案管理部門制定的掃描標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，對檔案進(jìn)行逐頁掃描。掃描時應(yīng)確保圖像清晰、完整，文字方向正確，無漏掃、重掃現(xiàn)象。2.對于紙張較大或裝訂成冊的檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行掃描，保證掃描圖像能夠完整呈現(xiàn)檔案內(nèi)容。對于多頁檔案，應(yīng)按照順序依次掃描，確保圖像的連貫性。3.在掃描過程中，掃描人員應(yīng)實時檢查掃描圖像的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)圖像模糊、有污點等問題，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整或重新掃描。（三）圖像處理1.掃描完成后，掃描人員利用圖像處理軟件對掃描圖像進(jìn)行必要的處理。如裁剪圖像，去除多余的空白邊緣；去污處理，清除圖像上的污漬、劃痕等；調(diào)整圖像清晰度，使文字更加清晰可讀。2.對圖像進(jìn)行命名，命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和順序，便于后續(xù)的檢索和管理。命名規(guī)則可采用“檔案類別年度保管期限序號”的形式，例如“財務(wù)檔案2022年長期001”。（四）數(shù)據(jù)存儲1.掃描后的圖像數(shù)據(jù)應(yīng)及時存儲到指定的存儲設(shè)備中。存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的存儲空間，能夠滿足檔案掃描數(shù)據(jù)的存儲需求。2.按照檔案類別、年度等進(jìn)行分類存儲，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的管理和檢索。同時，對存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（五）數(shù)據(jù)審核與驗收1.檔案管理部門組織對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和驗收。審核內(nèi)容包括掃描圖像的質(zhì)量、命名的準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)存儲的完整性等。2.審核人員按照審核標(biāo)準(zhǔn)對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知掃描人員進(jìn)行整改。整改完成后進(jìn)行再次審核，直至審核通過。3.審核通過后的掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收，驗收合格后辦理交接手續(xù)，正式歸檔保存。五、檔案掃描質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.掃描圖像應(yīng)清晰、完整，文字清晰可讀，圖像分辨率應(yīng)不低于[X]dpi。2.圖像應(yīng)無黑邊、白邊，無漏掃、重掃現(xiàn)象，圖像色彩應(yīng)真實、自然。3.圖像命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，符合統(tǒng)一的命名規(guī)則。4.掃描數(shù)據(jù)應(yīng)存儲完整，無丟失、損壞現(xiàn)象，存儲目錄應(yīng)清晰、合理。（二）質(zhì)量檢查1.檔案管理部門定期對掃描工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查方式可采用抽檢或全檢。抽檢比例應(yīng)不低于[X]%，全檢應(yīng)在重要檔案掃描或掃描工作初期進(jìn)行。2.質(zhì)量檢查人員按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對掃描圖像、命名、數(shù)據(jù)存儲等進(jìn)行檢查，并填寫質(zhì)量檢查記錄。對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析原因，提出整改意見。（三）整改措施1.掃描人員對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行整改。對于圖像質(zhì)量問題，如模糊、有污點等，應(yīng)重新掃描或進(jìn)行圖像修復(fù)處理；對于命名錯誤的，應(yīng)及時更正；對于數(shù)據(jù)存儲問題，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)補(bǔ)充或調(diào)整存儲目錄。2.整改完成后，掃描人員應(yīng)提交整改報告，說明整改情況。檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決，掃描質(zhì)量符合要求。六、檔案掃描安全管理（一）人員安全1.掃描人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，避免因操作不當(dāng)造成人身傷害。在使用掃描設(shè)備時，應(yīng)注意防止觸電、燙傷等事故發(fā)生。2.對掃描人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識，使其了解掃描工作中的安全風(fēng)險和防范措施。（二）檔案安全1.檔案在掃描過程中應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。掃描現(xiàn)場應(yīng)保持整潔、有序，避免無關(guān)人員進(jìn)入。2.對掃描后的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。3.嚴(yán)格控制檔案掃描數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用掃描數(shù)據(jù)。對涉及公司機(jī)密的檔案掃描數(shù)據(jù)，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行管理。（三）設(shè)備安全1.定期對掃描設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。按照設(shè)備使用說明書的要求，進(jìn)行設(shè)備的清潔、校準(zhǔn)、檢查等工作。2.對掃描設(shè)備的故障應(yīng)及時進(jìn)行維修，維修時應(yīng)做好記錄。對于重要設(shè)備，應(yīng)建立應(yīng)急維修機(jī)制，確保在設(shè)備出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)正常使用。3.在設(shè)備使用過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并報告檔案管理部門進(jìn)行處理。嚴(yán)禁擅自拆卸、改裝掃描設(shè)備。七、檔案掃描數(shù)據(jù)利用與管理（一）數(shù)據(jù)利用1.公司各部門因工作需要可申請利用檔案掃描數(shù)據(jù)。申請時應(yīng)填寫數(shù)據(jù)利用申請表，說明利用目的、范圍、時間等。2.檔案管理部門對數(shù)據(jù)利用申請進(jìn)行審核，審核通過后按照規(guī)定提供相應(yīng)的掃描數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)提供方式可采用拷貝、在線查詢等。3.利用檔案掃描數(shù)據(jù)的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定，不得將數(shù)據(jù)用于非工作目的，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案掃描數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)管理1.檔案管理部門建立檔案掃描數(shù)據(jù)管理臺賬，詳細(xì)記錄掃描數(shù)據(jù)的類別、年度、保管期限、存儲位置、利用情況等信