法務檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司法務檔案的科學管理，規(guī)范法務檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保法務檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮法務檔案在公司經營管理中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及各部門在法務工作中形成的各類檔案，包括但不限于合同文件、訴訟與仲裁文件、法律咨詢記錄、合規(guī)審查文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法務檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映法務工作的實際情況。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理機構與職責（一）法務檔案管理部門公司設立法務檔案管理部門，負責法務檔案的日常管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善法務檔案管理制度，并組織實施。2.負責法務檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對各部門的法務檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。4.定期對法務檔案進行清理和鑒定，確保檔案的質量。（二）檔案形成部門各部門負責本部門法務檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時移交法務檔案管理部門。其主要職責包括：1.明確專人負責法務檔案的管理工作，確保檔案的及時形成和完整收集。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的法務文件進行分類整理，編制目錄清單。3.在規(guī)定時間內將整理好的法務檔案移交法務檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責法務檔案的具體收集、整理、裝訂、上架、保管等工作。建立法務檔案管理臺賬，記錄檔案的收進、移出、借閱等情況。定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全。協(xié)助檔案利用者查閱和復制檔案資料。2.檔案管理負責人全面負責法務檔案管理部門的工作，制定工作計劃和目標。審核檔案管理制度和流程，確保其符合法律法規(guī)和公司要求。協(xié)調與其他部門的關系，保障法務檔案管理工作的順利進行。對重要檔案的保管和利用進行審批。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同類：包括各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、租賃合同、買賣合同等，以及合同的起草、審核、修訂過程中形成的相關文件。2.訴訟與仲裁類：起訴狀、答辯狀、證據材料、庭審記錄、判決書、裁定書、調解書等。3.法律咨詢類：法律咨詢意見書、法律風險評估報告、律師函等。4.合規(guī)審查類：合規(guī)審查報告、內部審計報告、整改通知等。5.其他法務文件：如知識產權文件、勞動法律文件、行政法律文件等。（二）收集要求1.各部門應在法務工作完成后，及時將相關文件收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的文件應原件齊全，如有復印件，應注明原件存放處，并由提供人簽字確認。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行備份，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質和內容，將法務檔案分為合同檔案、訴訟與仲裁檔案、法律咨詢檔案、合規(guī)審查檔案等類別。每個類別下再根據具體情況進行細分，如合同檔案可分為業(yè)務合同、租賃合同、買賣合同等子類。2.編號為每一份法務檔案編制唯一的檔案編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。編號格式可采用年份+類別代碼+順序號的方式，例如：2023HT001，表示2023年的合同檔案，順序號為001。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存，以便查閱。4.裝訂將整理好的文件按照一定順序進行裝訂，確保文件的整齊和牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應在法務工作結束后的[X]個工作日內，將整理好的法務檔案移交法務檔案管理部門歸檔。對于重大法務事項，應在事項辦結后的[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門填寫《法務檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數量、編號等信息。2.法務檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后在《法務檔案移交清單》上簽字接收。3.檔案管理人員將接收的檔案按照編號順序上架存放，并更新檔案管理臺賬。五、檔案的保管（一）保管期限法務檔案的保管期限根據其重要程度和性質確定，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大權益、具有長期歷史價值或對公司經營管理有重大影響的檔案，如公司設立、合并、分立等相關檔案，重要合同檔案等。2.長期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般業(yè)務合同檔案、訴訟與仲裁檔案等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般性法律咨詢記錄、合規(guī)審查文件等。（二）保管要求1.檔案保管應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的質量不受影響。2.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度應符合規(guī)定要求。3.對電子檔案應進行定期備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案的銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《法務檔案銷毀清單》。2.《法務檔案銷毀清單》應經檔案管理負責人審核，報公司分管領導批準后實施。3.檔案銷毀應指定專人負責，在監(jiān)銷人的監(jiān)督下進行，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄應保存[X]年，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要，可查閱和利用法務檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱法務檔案的，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用程序1.內部查閱查閱人填寫《法務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交法務檔案管理部門。法務檔案管理部門根據申請內容進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排查閱。查閱人在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、涂改檔案內容。2.外部查閱外部單位或個人查閱法務檔案，應提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關材料，并填寫《法務檔案查閱申請表》。申請表經公司分管領導批準后，法務檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，查閱人如需復制檔案內容，應經法務檔案管理部門同意，并按照規(guī)定收取復制費用。（三）利用記錄法務檔案管理部門應對檔案的查閱和利用情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內容、利用目的等信息。利用記錄應保存[X]年，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立法務檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)法務檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質法務檔案進行掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數據庫。2.系統(tǒng)功能：法務檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，方便檔案管理人員和利用者使用。3.數據安全：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保電子檔案數據的安全。（三）信息化管理流程1.檔案管理人員將紙質檔案掃描后，按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲路徑進行存儲，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.利用者通過法務檔案管理信息系統(tǒng)進行檔案查詢和借閱申請，檔案管理人員在系統(tǒng)中進行審批和處理。3.定期對法務檔案管理信息系統(tǒng)的數據進行備份，確保數據的安全性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設立法務檔案管理監(jiān)督檢查小組，由法務部門負責人、檔案管理部門負責人等組成，負責對法務檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責履行、業(yè)務能力等方面。3.檔案的質量情況，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。（三）檢查方式1.定期檢查：每[X]年對法務檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門的法務檔案管理工作進行不定期抽查。3.專項檢查：針對特定的法務檔案管理問題進行專項檢查。（四）檢查結果處理1.對于檢