江蘇合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織在江蘇地區(qū)的合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在江蘇地區(qū)與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和江蘇省的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的要求，保障雙方的合法權(quán)益，不得顯失公平。4.誠實守信原則合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)本公司/組織合同管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，制定和完善合同管理制度，審核合同文本，監(jiān)督合同履行情況，處理合同糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，及時向合同管理部門報送合同相關(guān)信息，配合合同管理部門處理合同糾紛。3.法務(wù)部門為合同管理提供法律支持，審查合同條款的合法性、合規(guī)性，參與重大合同的談判和起草，處理合同糾紛的法律事務(wù)。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財務(wù)條款，監(jiān)督合同款項的收付，協(xié)助處理與合同相關(guān)的財務(wù)問題。二、合同的簽訂（一）合同訂立前的調(diào)查1.業(yè)務(wù)部門在訂立合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況、履約能力等進(jìn)行調(diào)查，確保對方具有簽訂和履行合同的能力。2.調(diào)查可通過查閱對方的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、信用報告等方式進(jìn)行，必要時可實地考察或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，涉及重大合同或復(fù)雜法律問題的，可由法務(wù)部門協(xié)助起草。2.合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款，條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。（三）合同的審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.涉及重大合同或復(fù)雜法律問題的，合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行會審，共同研究合同條款，提出會審意見。3.審核通過的合同，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善后，提交公司/組織負(fù)責(zé)人審批。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批同意后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂。簽訂合同應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一印制的合同文本，不得使用未經(jīng)審核的自制合同文本。2.簽訂合同應(yīng)加蓋公司/組織的合同專用章或公章，法定代表人或授權(quán)代表應(yīng)簽字確認(rèn)。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同副本送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。三、合同的履行（一）合同履行的跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的履行工作，應(yīng)按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務(wù)，確保合同的順利履行。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督，及時掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。3.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并采取相應(yīng)的措施，防止損失擴(kuò)大。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與合同對方協(xié)商一致，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定，及時通知合同對方，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同應(yīng)簽訂書面的解除協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。3.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將相關(guān)情況告知合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同變更或解除的原因、過程、結(jié)果等進(jìn)行記錄。（三）合同款項的收付1.財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項的收付工作，應(yīng)按照合同約定的時間、金額、方式等辦理款項收付手續(xù)，確?？铐検崭兜陌踩?、準(zhǔn)確、及時。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供合同款項收付的相關(guān)依據(jù)，如發(fā)票、驗收報告等。財務(wù)部門在辦理款項收付手續(xù)時，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)依據(jù)，確保款項收付的合法性、合規(guī)性。3.合同款項收付過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或糾紛，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門、合同對方溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。四、合同的歸檔與保管（一）合同歸檔1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等資料整理齊全，送合同管理部門歸檔。2.合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合同資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，并建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。（二）合同保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保合同檔案的安全。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，如需銷毀合同檔案，應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定辦理審批手續(xù)，并進(jìn)行登記銷毀。3.查閱合同檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案資料。五、合同糾紛的處理（一）糾紛的預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同簽訂、履行等環(huán)節(jié)的管理，定期組織合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同管理意識和風(fēng)險防范能力，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.業(yè)務(wù)部門在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)與合同對方的溝通協(xié)調(diào)，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化，引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛的處理1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門應(yīng)組織法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、特點、影響等因素，選擇合適的處理方式，如協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。處理糾紛應(yīng)遵循合法、合理、公正的原則，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。3.在糾紛處理