檔案收集管理辦法一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.時效性原則及時收集、整理和歸檔檔案，確保檔案信息的時效性，以便為公司/組織決策提供及時有效的支持。（四）管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。指導、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管和利用工作。集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，建立健全檔案管理體系。負責檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計等工作。開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織各項工作提供服務。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規(guī)定定期向檔案管理部門移交。配備兼職檔案管理人員，負責本部門檔案工作的日常管理。嚴格執(zhí)行公司/組織檔案管理制度，確保本部門檔案的完整與安全。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司/組織設立、變更、注銷等相關文件。公司/組織年度工作計劃、總結(jié)、報告等。公司/組織會議記錄、紀要、決議等。公司/組織規(guī)章制度、辦法、細則等。公司/組織人事任免、獎懲、考核等文件。公司/組織對外聯(lián)絡、合作、協(xié)議等文件。公司/組織行政事務處理文件，如公文、函件、通知等。2.業(yè)務管理類檔案公司/組織業(yè)務項目的策劃、方案、合同等文件。業(yè)務項目的調(diào)研、分析、評估報告等。業(yè)務活動中的來往信函、訂單、發(fā)票等文件。業(yè)務數(shù)據(jù)統(tǒng)計報表、分析資料等。業(yè)務項目的驗收報告、總結(jié)等文件。3.財務會計類檔案會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。財務預算、決算報告等文件。財務審計報告、稅務申報資料等。財務資金管理、資產(chǎn)管理等相關文件。4.生產(chǎn)技術類檔案產(chǎn)品研發(fā)、設計圖紙、技術文件等。生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、質(zhì)量標準等文件。生產(chǎn)設備的采購、安裝、調(diào)試、維護等文件。生產(chǎn)過程中的檢驗、檢測報告、記錄等。技術創(chuàng)新、技術改造項目的相關文件。5.市場營銷類檔案市場調(diào)研報告、市場分析資料等。營銷策劃方案、廣告宣傳資料等?？蛻糍Y料、銷售合同、訂單等文件。市場活動記錄、促銷方案等文件。市場反饋信息、客戶投訴處理文件等。6.人力資源類檔案員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升等文件。員工勞動合同、薪酬福利、社會保險等文件。員工考勤記錄、請假審批等文件。員工培訓計劃、培訓教材、培訓記錄等。員工績效考核資料、獎懲記錄等。7.其他類檔案公司/組織獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案。公司/組織參加的各類活動的照片、視頻、音頻等聲像檔案。公司/組織與外部單位交換的資料、禮品等檔案。其他具有保存價值的文件、資料、實物等。（二）收集要求1.及時性各部門應在工作活動結(jié)束后及時收集相關檔案資料，確保檔案的完整性和時效性。2.準確性收集的檔案資料應真實、準確地反映工作活動的實際情況，不得有虛假、錯誤信息。3.完整性按照檔案收集范圍，全面收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件。4.規(guī)范性收集的檔案資料應符合檔案管理的規(guī)范要求，如格式統(tǒng)一、字跡清晰、簽字蓋章齊全等。（三）收集渠道1.內(nèi)部形成各部門在工作過程中直接形成的檔案資料，由本部門負責收集整理。2.部門移交各部門應定期將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。3.外部接收接收上級主管部門、相關單位發(fā)來的文件、資料等，由檔案管理部門統(tǒng)一接收。（四）收集程序1.確定收集內(nèi)容各部門根據(jù)檔案收集范圍，結(jié)合本部門工作實際，確定需要收集的檔案資料清單。2.收集整理各部門兼職檔案管理人員按照清單收集檔案資料，并進行初步整理，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.移交審核各部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案資料進行審核，對不符合要求的檔案資料退回原部門重新整理。4.登記入庫審核通過的檔案資料，由檔案管理部門進行登記，并按照檔案分類編號規(guī)則進行分類編號，入庫保管。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進行整理，保持檔案的系統(tǒng)性。2.便于保管和利用整理后的檔案應便于查找、借閱和利用，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務會計類、生產(chǎn)技術類、市場營銷類、人力資源類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用年度類別順序號的形式，如“2023X001”，其中“2023”表示年度，“X”表示類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等項目。通過編目，便于快速查找和了解檔案的基本信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。裝訂應牢固、整齊，不影響檔案的查閱和利用。（三）整理要求1.保持文件材料的原貌不得隨意涂改、損壞文件材料，確保檔案的真實性和完整性。2.區(qū)分不同價值根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限和密級。3.規(guī)范整理流程嚴格按照檔案整理的方法和步驟進行操作，確保整理工作的質(zhì)量和效率。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房設施庫房內(nèi)應配備必要的設施設備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管將紙質(zhì)檔案存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案分類編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管對電子檔案進行備份存儲，存儲介質(zhì)可采用光盤、硬盤等。同時，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.聲像檔案保管對聲像檔案進行分類整理，存儲在專門的存儲設備中，并建立相應的目錄索引。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。2.安全防護加強檔案庫房的安全防護措施，嚴格控制庫房的出入人員，確保檔案的安全。3.環(huán)境維護保持檔案庫房的溫濕度適宜，定期對庫房進行清潔消毒，防止檔案受到損壞。五、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定，不得損害公司/組織利益和他人合法權益。2.服務至上原則以服務公司/組織各項工作為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務。3.嚴格審批原則對檔案利用實行嚴格的審批制度，確保檔案利用的合理性和安全性。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部利用公司/組織各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關手續(xù)后進行利用。2.外部利用外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可進行利用。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理部門應提供必要的查閱條件，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱利用者因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制利用者因工作需要復制檔案的，須填寫復制申請表，經(jīng)審批后辦理復制手續(xù)。復制檔案應注明用途，并按照規(guī)定收取復制費用。（四）利用要求1.遵守制度利用者應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.履行手續(xù)利用者應按照規(guī)定履行檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)，不得擅自查閱、借閱、復制檔案。3.保密要求利用者應對所查閱、借閱、復制的檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關人員。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，確定檔案的價值。2.準確判定原則準確判定檔案是否已失去保存價值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容和保存價值，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法通過對同類檔案的分析比較，判斷檔案的保存價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報公司/組織相關領導審批。3.銷毀實施經(jīng)批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀檔案。銷毀檔案時，應確保檔案內(nèi)容無法恢復。4.監(jiān)銷銷毀檔案時，應安排專人進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。2.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱、借閱、復制次數(shù)及利用效果等。3.檔案保管情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的保管期限、密級分布、庫房溫濕度等情況。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計檔案管理部門應定期對檔案進行統(tǒng)計，統(tǒng)計周期可根據(jù)實際情況確