檔案獎(jiǎng)懲管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范和獎(jiǎng)懲管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.完整安全原則：確保檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞和泄密，保障檔案的安全。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展及員工查閱提供便利。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)管理工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門統(tǒng)一保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，注重檔案資料的形成和積累，嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，確保檔案質(zhì)量。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)積極配合所在部門做好個(gè)人工作檔案的整理和提交工作，確保個(gè)人工作記錄真實(shí)、完整。2.在工作中形成的各類文件、資料等應(yīng)及時(shí)移交至所在部門檔案管理人員，不得私自留存。3.如需查閱本人檔案，應(yīng)按照公司檔案查閱流程辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等檔案。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件檔案。3.公司各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等檔案。4.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)往來信函等檔案。5.公司財(cái)務(wù)管理中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等檔案。6.公司人力資源管理中形成的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等檔案。7.公司技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等方面形成的技術(shù)文件、圖紙、工藝資料、檢驗(yàn)報(bào)告等檔案。8.公司對(duì)外宣傳、企業(yè)文化建設(shè)等活動(dòng)中形成的宣傳資料、影像資料等檔案。9.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)、資質(zhì)認(rèn)證等檔案。10.其他與公司經(jīng)營管理相關(guān)的各類檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案資料不遺漏。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交至本部門檔案管理人員。3.對(duì)于重要檔案資料，應(yīng)實(shí)行專人專管，確保檔案的真實(shí)性和完整性。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件的同步收集，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（三）檔案整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。2.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上。4.對(duì)于具有保存價(jià)值的照片、音像等特殊載體檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)整理和編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.各部門檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.審核通過后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至公司檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，審核無誤后辦理歸檔手續(xù)，將檔案存入檔案庫房。（二）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)報(bào)告，重大合同協(xié)議，重要會(huì)議記錄等。3.保管期限為30年的檔案主要包括一般性業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，年度工作計(jì)劃、總結(jié)，重要業(yè)務(wù)活動(dòng)文件等。4.保管期限為10年的檔案主要包括一般性文件、資料，短期業(yè)務(wù)往來信函等。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。五、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)，將檔案借出，并收取借閱押金。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況檔案查閱與借閱1.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)后方可查閱和借閱。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審核，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、文號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.在檔案管理工作中，表現(xiàn)突出，為公司檔案管理做出顯著貢獻(xiàn)的部門或個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)及時(shí)、準(zhǔn)確收集檔案資料，整理規(guī)范，為公司檔案管理提供重要支持的部門或個(gè)人，給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.在檔案信息化建設(shè)方面取得突出成績，提高檔案管理效率和服務(wù)水平的部門或個(gè)人，給予獎(jiǎng)勵(lì)。4.積極配合檔案管理部門工作，主動(dòng)提供檔案線索，協(xié)助解決檔案管理問題的部門或個(gè)人，給予表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升、表彰大會(huì)公開表揚(yáng)等。（二）懲罰1.違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.未按照規(guī)定及時(shí)收集、整理、歸檔檔案資料，影響公司檔案管理工作正常開展的部門或個(gè)人，給予警告，并責(zé)令限期整改。3.擅自涂改、標(biāo)記、污損檔案，或擅自將檔案帶出檔案庫房、轉(zhuǎn)借他