株洲結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范株洲地區(qū)公司/組織的結(jié)算管理工作，加強財務(wù)內(nèi)部控制，確保結(jié)算業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確、及時、安全，維護公司/組織的合法權(quán)益，提高資金使用效率，促進公司/組織健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于株洲地區(qū)內(nèi)公司/組織及其所屬各部門、分支機構(gòu)、子公司等涉及結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)活動。包括但不限于銷售結(jié)算、采購結(jié)算、費用報銷結(jié)算、資金收付結(jié)算等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的結(jié)算管理。（三）基本原則1.合法性原則：結(jié)算活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度，確保結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的實際情況，避免出現(xiàn)錯誤或虛假記錄。3.及時性原則：按照規(guī)定的時間節(jié)點及時辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，不得拖延，以保障資金的正常流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)的順利進行。4.安全性原則：采取有效的安全措施，確保結(jié)算信息的安全，防止結(jié)算資金被盜取、挪用或遭受其他損失。5.效益性原則：在保證結(jié)算業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化結(jié)算流程，降低結(jié)算成本，提高資金使用效益。二、結(jié)算業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）銷售結(jié)算1.銷售合同簽訂銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)仔細(xì)審核客戶的信用狀況、支付能力等信息，確保合同條款明確、合理，特別是關(guān)于結(jié)算方式、結(jié)算期限、付款條件等內(nèi)容。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時將合同副本送交財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門提前做好結(jié)算準(zhǔn)備工作。2.發(fā)貨與開票倉庫部門根據(jù)銷售合同和銷售訂單安排發(fā)貨，并及時填寫發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)詳細(xì)記錄貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。財務(wù)部門在收到倉庫部門的發(fā)貨單后，根據(jù)銷售合同開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)嚴(yán)格按照國家稅收法規(guī)和公司/組織的發(fā)票管理制度執(zhí)行，確保發(fā)票內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。發(fā)票開具后，應(yīng)及時將發(fā)票副本送交銷售部門，由銷售部門負(fù)責(zé)傳遞給客戶。3.收款跟進銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤客戶的付款情況，在結(jié)算期限到期前提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。財務(wù)部門定期與銷售部門核對收款情況，及時掌握應(yīng)收賬款的動態(tài)信息。對于已收到的款項，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，確保資金及時入賬。4.應(yīng)收賬款管理財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的客戶名稱、金額、賬齡、收款情況等信息。定期對應(yīng)收賬款進行賬齡分析，評估應(yīng)收賬款的風(fēng)險狀況。對于賬齡較長的應(yīng)收賬款，財務(wù)部門應(yīng)會同銷售部門進行重點跟蹤和催收，必要時可采取法律手段維護公司/組織的合法權(quán)益。同時，應(yīng)按照公司/組織的壞賬管理制度，對應(yīng)收賬款的壞賬情況進行認(rèn)定和處理。（二）采購結(jié)算1.采購合同簽訂采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同前，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等情況，確保合同條款合理、有利。合同中應(yīng)明確規(guī)定結(jié)算方式、結(jié)算期限、付款條件、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本送交財務(wù)部門備案，以便財務(wù)部門做好資金安排和結(jié)算準(zhǔn)備工作。2.到貨驗收采購的貨物到達后，采購部門應(yīng)及時通知倉庫部門進行驗收。倉庫部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)驗收標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收，并填寫驗收單。驗收單應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，如驗收合格或不合格及原因等。對于驗收合格的貨物，倉庫部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并在驗收單上注明處理結(jié)果。3.發(fā)票審核與付款財務(wù)部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的發(fā)票審核制度進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核無誤后，財務(wù)部門根據(jù)采購合同的付款條件和審批流程安排付款。在付款前，財務(wù)部門應(yīng)再次核對采購合同、驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款金額與實際采購業(yè)務(wù)相符。付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄付款情況和應(yīng)付賬款的減少。4.應(yīng)付賬款管理財務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)付賬款臺賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)付賬款的供應(yīng)商名稱、金額、賬齡、付款情況等信息。定期對應(yīng)付賬款進行核對和清理，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性和及時性。對于有爭議的應(yīng)付賬款，財務(wù)部門應(yīng)會同采購部門與供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，及時解決爭議問題。同時，應(yīng)按照公司/組織的財務(wù)管理制度，對應(yīng)付賬款的長期掛賬情況進行分析和處理。（三）費用報銷結(jié)算1.費用報銷申請員工發(fā)生費用支出后，應(yīng)按照公司/組織的費用報銷制度填寫費用報銷申請表。申請表應(yīng)詳細(xì)注明費用發(fā)生的日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、審批文件等原始憑證。費用報銷申請表應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進行逐級審批，審批通過后提交給財務(wù)部門。2.費用審核財務(wù)部門收到員工提交的費用報銷申請表后，應(yīng)按照費用報銷制度和相關(guān)規(guī)定進行審核。審核內(nèi)容包括費用的真實性、合理性、合法性、合規(guī)性等。對于不符合規(guī)定的費用報銷申請，財務(wù)部門應(yīng)及時通知員工補充或更正相關(guān)資料，或不予報銷。在審核過程中，財務(wù)部門可根據(jù)需要對費用發(fā)生的真實性進行調(diào)查核實，如與相關(guān)人員溝通、查閱原始記錄等。審核無誤后，財務(wù)部門在費用報銷申請表上簽署審核意見。3.費用支付經(jīng)財務(wù)部門審核通過的費用報銷申請，按照公司/組織的資金支付流程進行付款。對于符合現(xiàn)金支付條件的費用，可支付現(xiàn)金；對于超過現(xiàn)金支付限額或需要通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的費用，應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。費用支付后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄費用支出情況，并將費用報銷申請表及相關(guān)原始憑證進行歸檔保存。三、結(jié)算賬戶管理（一）賬戶開立1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需要，由財務(wù)部門提出結(jié)算賬戶開立申請，經(jīng)公司/組織管理層審批后，按照銀行相關(guān)規(guī)定辦理開戶手續(xù)。2.開戶時應(yīng)選擇信譽良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、結(jié)算便捷的銀行，并簽訂相關(guān)的賬戶管理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.結(jié)算賬戶的名稱應(yīng)與公司/組織的全稱一致，確保賬戶信息的準(zhǔn)確性和一致性。（二）賬戶使用1.嚴(yán)格按照結(jié)算賬戶的用途使用賬戶，不得出租、出借、轉(zhuǎn)讓結(jié)算賬戶。2.規(guī)范結(jié)算賬戶的資金收付操作，確保資金收支的合規(guī)性和安全性。對于大額資金的收付，應(yīng)按照公司/組織的資金審批制度進行審批，并做好相關(guān)記錄。3.定期核對結(jié)算賬戶的余額和交易明細(xì)，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。如發(fā)現(xiàn)賬戶余額不符、存在未達賬項等問題，應(yīng)及時與銀行溝通核實，并進行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。（三）賬戶變更與撤銷1.如公司/組織的名稱、法定代表人、經(jīng)營范圍等信息發(fā)生變更，或因業(yè)務(wù)調(diào)整需要變更結(jié)算賬戶信息時，應(yīng)及時向銀行申請辦理賬戶變更手續(xù)。2.在辦理賬戶變更手續(xù)前，應(yīng)確保已完成相關(guān)的內(nèi)部審批流程，并準(zhǔn)備好所需的證明文件和資料。3.當(dāng)結(jié)算賬戶不再使用或因其他原因需要撤銷賬戶時，應(yīng)按照銀行的規(guī)定辦理銷戶手續(xù)。在銷戶前，應(yīng)確保賬戶內(nèi)的資金已全部結(jié)清，相關(guān)的債權(quán)債務(wù)已清理完畢，并完成所有的賬務(wù)處理。四、結(jié)算票據(jù)管理（一）票據(jù)種類本辦法所指的結(jié)算票據(jù)包括支票、匯票、本票、發(fā)票、收據(jù)等各類用于結(jié)算的票據(jù)。（二）票據(jù)購買1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求，由財務(wù)部門提出票據(jù)購買申請，經(jīng)審批后指定專人負(fù)責(zé)辦理票據(jù)購買手續(xù)。2.購買票據(jù)時，應(yīng)選擇正規(guī)的票據(jù)供應(yīng)商，并確保票據(jù)的真實性、合法性和完整性。購買后，應(yīng)及時登記票據(jù)的種類、號碼、數(shù)量、購買日期等信息，并妥善保管。（三）票據(jù)使用1.嚴(yán)格按照票據(jù)的使用規(guī)定和操作流程使用結(jié)算票據(jù)。在開具票據(jù)時，應(yīng)確保票據(jù)內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得涂改、偽造票據(jù)。2.建立票據(jù)使用登記制度，詳細(xì)記錄票據(jù)的開具日期、號碼、金額、收款單位、用途等信息。對于作廢的票據(jù)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并妥善保管，定期進行銷毀。3.加強對票據(jù)使用過程的監(jiān)督和檢查，防止票據(jù)丟失、被盜用或濫用。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失或被盜用，應(yīng)立即采取掛失止付等措施，并及時向相關(guān)部門報告。（四）票據(jù)保管1.設(shè)立專門的票據(jù)保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、防盜門窗等，確保票據(jù)的安全存放。2.票據(jù)保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守票據(jù)保管制度，定期對票據(jù)進行盤點和核對，確保票據(jù)的賬實相符。3.對于重要的結(jié)算票據(jù)，如支票、匯票等，應(yīng)實行雙人保管制度，相互監(jiān)督制約，防止票據(jù)風(fēng)險。（五）票據(jù)核銷1.定期對已使用的結(jié)算票據(jù)進行核銷，核對票據(jù)的使用情況和收款情況，確保票據(jù)金額與實際結(jié)算金額一致。2.在核銷票據(jù)時，應(yīng)將票據(jù)存根聯(lián)、記賬聯(lián)等相關(guān)憑證進行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。五、結(jié)算風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立結(jié)算風(fēng)險識別機制，定期對結(jié)算業(yè)務(wù)中可能存在的風(fēng)險進行識別和分析。風(fēng)險識別的范圍包括但不限于信用風(fēng)險、市場風(fēng)險、操作風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.采用科學(xué)合理的風(fēng)險評估方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。風(fēng)險評估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險應(yīng)對措施的依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.信用風(fēng)險管理加強客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對客戶的信用狀況進行評估和分類。根據(jù)客戶的信用等級，合理確定結(jié)算方式和信用額度，防范信用風(fēng)險。對于信用狀況較差的客戶，應(yīng)采取更為謹(jǐn)慎的結(jié)算策略，如要求預(yù)付款、增加擔(dān)保措施等。同時，加強對客戶應(yīng)收賬款的跟蹤和催收，及時發(fā)現(xiàn)和化解信用風(fēng)險。2.市場風(fēng)險管理關(guān)注市場動態(tài)和金融市場變化，及時掌握利率、匯率等市場因素的波動情況。根據(jù)市場變化，合理調(diào)整結(jié)算策略和資金安排，降低市場風(fēng)險對結(jié)算業(yè)務(wù)的影響。對于涉及外匯結(jié)算的業(yè)務(wù)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)耐鈪R風(fēng)險管理措施，如套期保值、外匯衍生品交易等，防范匯率波動風(fēng)險。3.操作風(fēng)險管理完善結(jié)算業(yè)務(wù)操作流程和內(nèi)部控制制度，加強對結(jié)算業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和監(jiān)督管理。明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免因操作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致的風(fēng)險。加強員工培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險意識，確保員工熟悉結(jié)算業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險防范措施。同時，定期進行內(nèi)部審計和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正操作風(fēng)險隱患。4.法律風(fēng)險管理加強對結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保結(jié)算活動符合法律法規(guī)要求。在簽訂合同、辦理結(jié)算等業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格審查合同條款和法律文件，防范法律風(fēng)險。建立法律風(fēng)險預(yù)警機制，及時關(guān)注法律法規(guī)的變化和可能對結(jié)算業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的法律事件。對于重大法律風(fēng)險事項，應(yīng)及時咨詢專業(yè)法律意見，采取有效的應(yīng)對措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全結(jié)算業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查機制，定期對結(jié)算管理工作進行內(nèi)部審計和檢查。審計和檢查的內(nèi)容包括結(jié)算業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、結(jié)算賬戶管理、結(jié)算票據(jù)管理、結(jié)算風(fēng)險管理等方面。2.內(nèi)部審計部門應(yīng)獨立開展審計工作，客觀公正地評價結(jié)算管理工作的合規(guī)性、有效性和風(fēng)險狀況。對于審計和檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合外