樣品進出管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品進出管理，規(guī)范樣品流轉(zhuǎn)程序，確保樣品的安全、完整，保障公司業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及樣品進出的部門和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。（三）基本原則1.合法性原則：樣品進出管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.準確性原則：確保樣品信息的準確記錄和傳遞，包括樣品名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、去向等。3.安全性原則：采取有效措施保障樣品在流轉(zhuǎn)過程中的安全，防止樣品損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.可追溯性原則：建立完善的樣品進出記錄體系，以便對樣品的流轉(zhuǎn)過程進行全程追溯。二、樣品的定義與分類（一）定義本辦法所稱樣品，是指公司為開展業(yè)務(wù)活動，從外部獲取或內(nèi)部產(chǎn)生的，用于展示、測試、分析、研發(fā)等目的的各類物品。（二）分類1.按來源分類外購樣品：從供應(yīng)商處采購的樣品。自制樣品：公司內(nèi)部生產(chǎn)制造的樣品?？蛻籼峁悠罚河煽蛻籼峁┙o公司用于特定業(yè)務(wù)需求的樣品。2.按用途分類研發(fā)樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進等方面的樣品。測試樣品：進行質(zhì)量檢測、性能測試等的樣品。展示樣品：用于向客戶、合作伙伴等展示公司產(chǎn)品或服務(wù)的樣品。其他樣品：因特殊業(yè)務(wù)需求而設(shè)立的其他類型樣品。三、樣品進庫管理（一）進庫流程1.樣品接收當(dāng)公司收到外部樣品（包括外購樣品、客戶提供樣品等）時，接收部門應(yīng)及時通知質(zhì)量控制部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門。接收人員應(yīng)對樣品進行初步檢查，核對樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與送貨單或相關(guān)文件一致。2.質(zhì)量檢驗質(zhì)量控制部門按照相關(guān)標準和規(guī)范對樣品進行質(zhì)量檢驗。檢驗合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)出具檢驗報告，并在樣品上加蓋“合格”標識。檢驗不合格的樣品，質(zhì)量控制部門應(yīng)及時通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并按照規(guī)定進行處理。3.信息登記業(yè)務(wù)部門負責(zé)對進庫樣品的詳細信息進行登記，包括樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、用途、接收日期等。登記信息應(yīng)準確、完整，并錄入公司樣品管理系統(tǒng)。4.入庫存儲經(jīng)檢驗合格且信息登記完整的樣品，由倉庫管理人員按照規(guī)定的存儲條件進行分類存放。倉庫應(yīng)設(shè)置專門的樣品存儲區(qū)域，確保樣品存儲環(huán)境安全、整潔、有序。（二）進庫要求1.進庫樣品必須附有相關(guān)的質(zhì)量證明文件，如合格證、檢驗報告等。2.對于有特殊存儲要求的樣品，如易燃易爆、易腐蝕、易氧化等樣品，應(yīng)按照相應(yīng)的安全規(guī)定進行存儲。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對樣品進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時查明原因并進行處理。四、樣品出庫管理（一）出庫流程1.申請審批業(yè)務(wù)部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用樣品時，應(yīng)填寫樣品領(lǐng)用申請表，注明樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)用日期等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交至樣品管理部門。2.審核發(fā)放樣品管理部門對申請表進行審核，核實樣品庫存情況及領(lǐng)用用途的合理性。審核通過后，樣品管理部門通知倉庫管理人員發(fā)放樣品。3.出庫交接倉庫管理人員按照申請表的要求發(fā)放樣品，并與領(lǐng)用人員進行交接。交接雙方應(yīng)在樣品交接清單上簽字確認，明確樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、狀態(tài)等信息。4.信息更新倉庫管理人員在發(fā)放樣品后，應(yīng)及時更新樣品管理系統(tǒng)中的庫存信息。業(yè)務(wù)部門在使用樣品后，應(yīng)將樣品的使用情況反饋給樣品管理部門。（二）出庫要求1.樣品出庫應(yīng)遵循“先進先出”的原則，確保庫存樣品的質(zhì)量。2.對于貴重樣品、限量樣品或有特殊用途的樣品，應(yīng)嚴格控制出庫數(shù)量，并按照相關(guān)規(guī)定進行審批。3.出庫樣品必須保證包裝完好、標識清晰，如有損壞或標識不清的情況，應(yīng)及時進行處理。五、樣品在途管理（一）運輸方式選擇1.根據(jù)樣品的性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離等因素，選擇合適的運輸方式，如快遞、物流、專車運輸?shù)取?.對于有特殊運輸要求的樣品，如需要恒溫、防潮、防震等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護措施，并選擇具備相應(yīng)運輸條件的運輸公司。（二）運輸過程監(jiān)控1.業(yè)務(wù)部門負責(zé)跟蹤樣品的運輸過程，確保樣品按時、安全送達目的地。2.如遇運輸延誤、樣品損壞等異常情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與運輸公司溝通協(xié)調(diào)，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)將情況及時反饋給樣品管理部門。六、樣品的借用與歸還管理（一）借用流程1.因工作需要借用樣品的部門或個人，應(yīng)填寫樣品借用申請表，注明借用樣品的編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、借用期限、借用用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審批后，提交至樣品管理部門。3.樣品管理部門對申請表進行審核，審核通過后通知倉庫管理人員辦理樣品借用手續(xù)。4.倉庫管理人員與借用人員進行樣品交接，并在樣品借用登記本上記錄相關(guān)信息。（二）歸還管理1.借用人員應(yīng)在借用期限屆滿前及時歸還樣品。如需延長借用期限，應(yīng)提前向樣品管理部門提出申請，并經(jīng)批準后方可延長。2.歸還樣品時，借用人員應(yīng)確保樣品完好無損、標識清晰，并將樣品交至倉庫管理人員。3.倉庫管理人員對歸還樣品進行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或缺失等情況，應(yīng)及時通知借用人員，并按照規(guī)定進行處理。七、樣品的處置管理（一）處置方式1.報廢處理：對于已失去使用價值、損壞無法修復(fù)或超過保質(zhì)期的樣品，經(jīng)相關(guān)部門審批后進行報廢處理。2.銷毀處理：對于涉及公司機密、知識產(chǎn)權(quán)等重要信息的樣品，或法律法規(guī)要求必須銷毀的樣品，應(yīng)進行銷毀處理。3.回收利用：對于可回收利用的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收處理，以降低成本、提高資源利用率。（二）處置流程1.提出申請：業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員根據(jù)樣品的實際情況，填寫樣品處置申請表，注明樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置原因、處置方式等信息。2.審批流程申請表經(jīng)部門負責(zé)人初審后，提交至質(zhì)量控制部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。各審核部門根據(jù)職責(zé)對樣品處置的必要性、合理性、合規(guī)性等進行審核，并簽署意見。申請表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行樣品處置。3.處置實施對于報廢處理的樣品，倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行報廢登記，并將報廢樣品妥善存放。對于銷毀處理的樣品，應(yīng)選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。對于回收利用的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行回收操作，并做好記錄。八、樣品的盤點與清查（一）盤點計劃1.樣品管理部門應(yīng)制定年度樣品盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等信息。2.盤點計劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對樣品進行逐一清點，核實樣品的數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息是否與樣品管理系統(tǒng)記錄一致。2.盤點過程中應(yīng)做好記錄，如發(fā)現(xiàn)賬物不符、樣品損壞或缺失等情況，應(yīng)及時查明原因并記錄在案。（三）清查結(jié)果處理1.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制樣品盤點報告，詳細說明盤點情況、賬物差異原因及處理建議。2.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進行整改，確保樣品管理的準確性和規(guī)范性。九、樣品管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對樣品管理情況進行審計，檢查樣品管理制度的執(zhí)行情況、樣品流轉(zhuǎn)記錄的真實性和完整性等。2.樣品管理部門應(yīng)定期對自身工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部檢查1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)樣品管理的資料和