機(jī)關(guān)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，有效保護(hù)和利用檔案，提高機(jī)關(guān)工作效率和服務(wù)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)及所屬各部門的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由辦公室負(fù)責(zé)集中管理，各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。確保檔案的齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保障檔案信息安全。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室作為機(jī)關(guān)檔案工作的綜合管理部門，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機(jī)關(guān)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.定期向檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)檔案工作情況，提出改進(jìn)工作的建議。（三）各部門各部門應(yīng)明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交等工作，并接受辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作中形成的各種文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案整理規(guī)范，對本部門文件材料進(jìn)行分類、整理、立卷，定期向辦公室移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時(shí)保管，確保檔案安全。4.積極配合辦公室做好檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)檔案的收集范圍包括以下各類文件材料：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各種公文、會議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、調(diào)研材料等。3.本機(jī)關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、圖紙、圖表等。4.本機(jī)關(guān)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.本機(jī)關(guān)舉辦重要活動(dòng)、開展重要工作形成的文件材料、照片、音像資料等。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.對重要會議、重大活動(dòng)形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保文件材料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對電子文件的收集，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號：對每一類檔案編制唯一的編號，以便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案庫房安全、整潔、通風(fēng)良好。（二）保管要求1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值等因素確定。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。3.報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。4.對銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。六、檔案的利用（一）利用范圍本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱、借閱本機(jī)關(guān)檔案。外單位因工作需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，須經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，須辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案庫房或指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān)。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息安全。（三）管理要求1.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等操作流程。2.加強(qiáng)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作能力。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對機(jī)關(guān)各部門的檔案工作進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情