檔案專業(yè)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理工作流程和規(guī)范。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。7.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)收集和規(guī)范整理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件和資料。4.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造。3.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，確保字跡清晰、圖表工整。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，防止檔案丟失或損壞。5.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）利用工作1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.積極為公司各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。3.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、利用時(shí)間、利用目的、利用檔案名稱等信息。4.加強(qiáng)對(duì)檔案利用的跟蹤反饋，了解利用效果，不斷改進(jìn)檔案利用工作。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）電子檔案的保管1.采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份保存。2.建立電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境的監(jiān)控機(jī)制，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）電子檔案的利用1.建立電子檔案利用系統(tǒng)，為利用者提供便捷的電子檔案查詢和利用服務(wù)。2.對(duì)電子檔案的利用進(jìn)行權(quán)限管理，嚴(yán)格控制利用范圍和利用方式。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案利用過程的安全管理，防止電子檔案信息泄露。八、特殊載體檔案管理（一）聲像檔案管理1.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等材料，應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔。2.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并進(jìn)行分類編號(hào)。3.聲像檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.聲像檔案的利用應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保聲像檔案的安全和有效利用。（二）實(shí)物檔案管理1.實(shí)物檔案包括公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等，應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，妥善保管。2.實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的陳列室或庫房內(nèi)，確保實(shí)物檔案的安全和完整。3.對(duì)實(shí)物檔案的利用應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批，使用后應(yīng)及時(shí)歸還，并做好使用記錄。九、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.公司員工因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因，應(yīng)將個(gè)人在工作中形成的屬于公司的檔案材料移交給公司檔案管理部門。2.公司所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，應(yīng)將其形成的檔案材料移交給公司檔案管理部門。3.公司與外部單位合作項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)將項(xiàng)目形成的檔案材料移交給公司檔案管理部門。（二）移交要求1.移交檔案材料應(yīng)編制移交清單，注明檔案材料的名稱