機關oa管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本機關辦公自動化（OA）系統(tǒng)的使用與管理，提高工作效率，實現(xiàn)信息資源共享，促進機關工作規(guī)范化、科學化、信息化建設，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機關全體工作人員。（三）基本原則1.安全可靠原則：確保OA系統(tǒng)運行穩(wěn)定、數據安全，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。2.高效便捷原則：優(yōu)化業(yè)務流程，簡化操作步驟，提高工作效率，方便工作人員使用。3.統(tǒng)一規(guī)范原則：對OA系統(tǒng)的功能應用、操作流程、信息格式等進行統(tǒng)一規(guī)范，確保系統(tǒng)的一致性和兼容性。4.分級管理原則：根據工作職責和權限，對OA系統(tǒng)實行分級管理，明確各級人員的使用范圍和操作權限。二、職責分工（一）系統(tǒng)管理部門1.負責OA系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設、維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。2.制定和完善OA系統(tǒng)的管理制度、操作規(guī)范和技術標準，指導和監(jiān)督各部門的使用。3.負責OA系統(tǒng)用戶賬號的創(chuàng)建、修改、刪除和權限設置，定期對系統(tǒng)數據進行備份和恢復。4.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的技術問題和故障，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定可靠運行。（二）各部門負責人1.負責本部門OA系統(tǒng)使用的組織和管理，督促本部門工作人員正確使用系統(tǒng)。2.根據工作需要，合理設置本部門OA系統(tǒng)的工作流程和審批權限，確保工作流程的順暢。3.定期檢查本部門OA系統(tǒng)的使用情況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，提高工作效率和質量。（三）系統(tǒng)使用人員1.嚴格遵守OA系統(tǒng)的各項管理制度和操作規(guī)范，正確使用系統(tǒng)開展工作。2.及時、準確地錄入和更新個人工作信息，確保系統(tǒng)數據的真實性和完整性。3.按照工作流程和審批權限，認真辦理各類公文、事務的流轉和審批，不得違規(guī)操作。4.妥善保管個人賬號和密碼，防止賬號被盜用或泄露。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應及時報告系統(tǒng)管理部門。三、系統(tǒng)功能與使用規(guī)范（一）公文管理1.發(fā)文管理擬稿人按照公文格式要求，在OA系統(tǒng)中起草公文，填寫發(fā)文標題、主送單位、正文、附件等信息。擬稿完成后，依次提交部門負責人、分管領導、主要領導進行審核和簽發(fā)。審核過程中，審核人可提出修改意見，擬稿人應根據意見進行修改完善。公文簽發(fā)后，由系統(tǒng)管理部門進行編號、登記，并按照規(guī)定的格式和渠道進行印發(fā)。2.收文管理收文人員收到外部來文后，應及時在OA系統(tǒng)中進行登記，錄入文件標題、來文單位、文號、日期、密級等信息，并上傳文件原文。按照文件的內容和性質，將收文分送給相關領導和部門進行閱辦。閱辦過程中，承辦人應在規(guī)定時間內完成文件的處理，并在系統(tǒng)中填寫處理意見和辦理結果。收文辦理完畢后，由系統(tǒng)管理部門進行歸檔保存。（二）流程審批1.各部門根據工作需要，在OA系統(tǒng)中設置各類工作流程，如請假流程、報銷流程、辦公用品采購流程等。2.流程發(fā)起人員按照設定的流程，填寫相關信息，提交申請。申請?zhí)峤缓?，系統(tǒng)自動將申請流轉至下一環(huán)節(jié)的審批人員。3.審批人員應在規(guī)定時間內對申請進行審批，審批意見分為同意、不同意、退回修改等。如審批通過，申請進入下一環(huán)節(jié)；如審批不通過，應說明理由，申請退回發(fā)起人員修改。4.流程結束后，相關信息自動歸檔保存，以便查詢和統(tǒng)計分析。（三）信息發(fā)布1.系統(tǒng)管理部門負責在OA系統(tǒng)中設置信息發(fā)布欄目，如通知公告、工作動態(tài)、政策法規(guī)等。2.各部門可根據工作需要，在規(guī)定的欄目內發(fā)布本部門的相關信息。信息發(fā)布應確保內容真實、準確、及時，語言規(guī)范、簡潔。3.信息發(fā)布前，應經部門負責人審核把關，重要信息需經分管領導審核后發(fā)布。（四）個人辦公1.工作人員可在OA系統(tǒng)中查看個人待辦事項、已辦事項、日程安排等信息，合理安排工作時間。2.利用系統(tǒng)提供的郵件、即時通訊等功能，與其他人員進行溝通交流，提高工作協(xié)同效率。3.根據工作需要，可在系統(tǒng)中上傳和下載個人工作資料，實現(xiàn)信息資源共享。（五）使用規(guī)范1.工作人員應在上班時間內使用OA系統(tǒng)，非工作時間不得隨意登錄系統(tǒng)進行與工作無關的操作。2.使用OA系統(tǒng)時，應保持計算機網絡連接正常，確保系統(tǒng)能夠正常運行。如遇網絡故障或系統(tǒng)問題，應及時報告系統(tǒng)管理部門。3.嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行操作，不得擅自更改系統(tǒng)設置和數據。如因操作不當導致系統(tǒng)故障或數據損壞，應承擔相應責任。4.在OA系統(tǒng)中處理公文和事務時，應認真填寫相關信息，確保內容完整、準確。對涉及機密的文件和信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行處理，防止泄露。四、系統(tǒng)安全與保密管理（一）安全管理1.系統(tǒng)管理部門應采取必要的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測、病毒防范等，保障OA系統(tǒng)的網絡安全。2.定期對OA系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。3.加強對系統(tǒng)用戶賬號和密碼的管理，定期提醒用戶修改密碼，嚴禁使用簡單易猜的密碼。4.制定系統(tǒng)應急預案，明確系統(tǒng)故障、數據丟失等突發(fā)事件的應急處理流程和責任分工，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速恢復系統(tǒng)正常運行，減少損失。（二）保密管理1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對OA系統(tǒng)中涉及的國家秘密、工作秘密和商業(yè)秘密等信息進行嚴格保密。2.根據信息的敏感程度和重要性，對OA系統(tǒng)中的文件和信息進行分級分類管理，設置不同的訪問權限。3.工作人員在使用OA系統(tǒng)過程中，不得私自復制、傳播、泄露涉密信息。如需查閱、使用涉密信息，應按照規(guī)定履行審批手續(xù)。4.加強對OA系統(tǒng)存儲設備的管理，定期進行數據備份，并將備份數據存儲在安全可靠的地方。存儲設備報廢時，應按照相關規(guī)定進行銷毀處理，防止信息泄露。五、培訓與考核（一）培訓管理1.系統(tǒng)管理部門負責組織OA系統(tǒng)的培訓工作，制定培訓計劃，明確培訓內容、培訓方式和培訓時間。2.培訓內容包括OA系統(tǒng)的基本功能、操作流程、使用規(guī)范、安全保密知識等。培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場指導等多種形式。3.新入職人員和系統(tǒng)升級后，應及時組織進行OA系統(tǒng)培訓，確保工作人員能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法。4.鼓勵工作人員自主學習OA系統(tǒng)相關知識，提高自身業(yè)務水平。系統(tǒng)管理部門應提供必要的學習資料和技術支持。（二）考核管理1.將OA系統(tǒng)的使用情況納入工作人員績效考核體系，考核內容包括系統(tǒng)操作熟練程度、工作流程執(zhí)行情況、信息處理效率和質量等。2.定期對工作人員的OA系統(tǒng)使用情況進行統(tǒng)計分析，對表現(xiàn)優(yōu)秀的個人