服務(wù)采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司服務(wù)采購(gòu)行為，加強(qiáng)服務(wù)采購(gòu)管理，提高服務(wù)采購(gòu)質(zhì)量和效益，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行的各類服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于信息技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、物流服務(wù)、物業(yè)管理服務(wù)等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)規(guī)則，保證所有參與采購(gòu)活動(dòng)的供應(yīng)商享有平等的機(jī)會(huì)，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商，維護(hù)市場(chǎng)秩序。3.公開透明原則：采購(gòu)過(guò)程和采購(gòu)結(jié)果應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會(huì)公眾監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)的公正性和公信力。4.效益優(yōu)先原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本和效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定服務(wù)采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)需求和采購(gòu)預(yù)算。2.組織實(shí)施服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購(gòu)文件編制、采購(gòu)談判、合同簽訂等。3.協(xié)調(diào)解決服務(wù)采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題，跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況，確保服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量提供。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。（二）需求部門1.提出服務(wù)采購(gòu)需求，明確服務(wù)的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購(gòu)文件的編制和審核，提供技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購(gòu)談判，參與合同簽訂和驗(yàn)收工作。4.對(duì)采購(gòu)的服務(wù)進(jìn)行使用和評(píng)價(jià)，及時(shí)反饋服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核服務(wù)采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。2.參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的支付和核算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況。（四）審計(jì)部門1.對(duì)服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.審查采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)記錄等資料，評(píng)價(jià)采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為提出整改意見(jiàn)，追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，提前提出服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)，填寫《服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門對(duì)需求部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司年度預(yù)算和資金狀況，制定年度服務(wù)采購(gòu)計(jì)劃。年度服務(wù)采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)時(shí)間安排等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)于臨時(shí)性、緊急性的服務(wù)采購(gòu)需求，需求部門應(yīng)填寫《緊急服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)表》，說(shuō)明采購(gòu)原因、采購(gòu)內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購(gòu)部門可先行采購(gòu)，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦采購(gòu)手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，通過(guò)多種渠道發(fā)布采購(gòu)信息，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)。采購(gòu)信息發(fā)布渠道包括公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、專業(yè)采購(gòu)平臺(tái)等。2.對(duì)參與投標(biāo)或報(bào)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況等。只有通過(guò)資格審查的供應(yīng)商才能進(jìn)入后續(xù)采購(gòu)環(huán)節(jié)。3.采購(gòu)部門組織成立評(píng)標(biāo)小組或談判小組，評(píng)標(biāo)小組或談判小組成員由采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。評(píng)標(biāo)小組或談判小組負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審和比較，按照事先確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則應(yīng)明確、具體、客觀，包括服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。評(píng)標(biāo)小組或談判小組應(yīng)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則進(jìn)行評(píng)審和比較，確保選擇的供應(yīng)商能夠滿足公司的采購(gòu)需求，且具有較高的性價(jià)比。（三）采購(gòu)文件編制1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的需求和特點(diǎn)，編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告、采購(gòu)邀請(qǐng)書、采購(gòu)需求說(shuō)明書、采購(gòu)合同條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)或談判原則等內(nèi)容。2.采購(gòu)需求說(shuō)明書應(yīng)詳細(xì)描述采購(gòu)服務(wù)的規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、質(zhì)量要求等內(nèi)容，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購(gòu)需求。采購(gòu)合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)價(jià)格、付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行審核，確保采購(gòu)文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后的采購(gòu)文件應(yīng)加蓋公司公章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行發(fā)布。（四）采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門組織與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，談判內(nèi)容包括服務(wù)價(jià)格、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、付款方式、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。談判過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)和服務(wù)方案，與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通和協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方都能接受的采購(gòu)合同條款。2.采購(gòu)談判應(yīng)形成談判記錄，談判記錄應(yīng)詳細(xì)記錄談判過(guò)程中的主要內(nèi)容和雙方達(dá)成的共識(shí)。談判記錄應(yīng)由談判雙方簽字確認(rèn)，作為采購(gòu)合同的重要組成部分。3.在采購(gòu)談判過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在欺詐、隱瞞等行為，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)終止談判，并按照相關(guān)規(guī)定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（五）合同簽訂1.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門應(yīng)起草采購(gòu)合同，并提交給需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核通過(guò)后的采購(gòu)合同應(yīng)加蓋公司公章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)確保合同條款符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同內(nèi)容明確、具體、完整，雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行各自的職責(zé)。3.采購(gòu)合同簽訂后，如因特殊原因需要變更合同條款，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為采購(gòu)合同的組成部分，與采購(gòu)合同具有同等法律效力。（六）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.采購(gòu)合同簽訂后，需求部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)組織服務(wù)的實(shí)施和使用，并監(jiān)督供應(yīng)商按照合同要求提供服務(wù)。采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.服務(wù)提供完畢后，需求部門應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《服務(wù)采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)包括服務(wù)名稱、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)質(zhì)量、驗(yàn)收結(jié)論等內(nèi)容。3.如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格為止。如因供應(yīng)商原因?qū)е买?yàn)收不合格，給公司造成損失的，公司有權(quán)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（七）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和付款期限，及時(shí)審核采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)。付款申請(qǐng)應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、服務(wù)名稱、服務(wù)金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等內(nèi)容。2.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)確保付款金額準(zhǔn)確無(wú)誤，付款方式符合合同約定，并取得合法有效的發(fā)票。3.對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期付款時(shí)間和金額進(jìn)行付款管理，確保公司資金的合理使用和安全。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商庫(kù)建立1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行登記和管理。2.供應(yīng)商庫(kù)應(yīng)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)從供應(yīng)商庫(kù)中刪除；對(duì)于新發(fā)現(xiàn)的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)納入供應(yīng)商庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門定期組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面的內(nèi)容。評(píng)估方式可以采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方式進(jìn)行。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于評(píng)估結(jié)果較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為公司選擇供應(yīng)商的重要依據(jù)，同時(shí)也應(yīng)反饋給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商了解自身的優(yōu)勢(shì)和不足，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.公司建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、價(jià)格優(yōu)惠、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。通過(guò)激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，為公司提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.公司建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)違反采購(gòu)合同約定或存在不良行為的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的約束措施，如扣除履約保證金、暫停合作、列入黑名單等。通過(guò)約束機(jī)制，規(guī)范供應(yīng)商的行為，確保供應(yīng)商能夠按照合同約定履行義務(wù)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，采購(gòu)文件、采購(gòu)合同、采購(gòu)記錄等資料是否真實(shí)、完整、合規(guī)。2.審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的跟蹤審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，及時(shí)公開服務(wù)采購(gòu)信息，包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、采購(gòu)內(nèi)容、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)結(jié)果等內(nèi)