集團會議室管理制度一、會議室概述

集團會議室是公司進行重要會議、培訓、研討等活動的重要場所。為確保會議室的合理利用，提高會議效率，特制定本制度。本制度適用于公司所有會議室，包括但不限于總部會議室、分支機構(gòu)會議室等。

二、會議室使用原則

1.會議室使用應遵循先預約、后使用的原則，確保會議室資源的合理分配。

2.預約人需提前至少一天向會議室管理部門提交預約申請，包括會議主題、參會人員、預計開始和結(jié)束時間等詳細信息。

3.預約人需確保會議內(nèi)容與公司業(yè)務相關，不得用于私人活動。

4.預約成功后，如需更改或取消會議，預約人應至少提前半天通知會議室管理部門。

5.會議室使用期間，保持室內(nèi)整潔，不得隨意張貼海報或擺放私人物品。

6.會議室內(nèi)的設備設施應愛護使用，如有損壞應及時報告并承擔相應責任。

7.會議室使用結(jié)束后，參會人員應將會議室恢復至預定狀態(tài)，包括清理垃圾、關閉燈光和空調(diào)等。

8.會議室管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議室的使用安排，并提前通知預約人。

9.未經(jīng)允許，非預約人員不得擅自使用會議室。

10.對違反本制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應處罰。

三、會議室預約流程

1.預約人需通過公司內(nèi)部預定系統(tǒng)或書面形式向會議室管理部門提交預約申請。

2.會議室管理部門收到預約申請后，將根據(jù)會議室的使用情況和預約時間進行審核。

3.預約審核通過后，會議室管理部門將以書面或電子郵件形式通知預約人預約成功。

4.預約人收到確認通知后，需按時使用會議室，如需變更預約時間或取消預約，應提前通知會議室管理部門。

5.預約時間到達前，會議室管理部門將確保會議室設備正常運行，并做好會前準備工作。

6.預約人進入會議室前，需核實會議室是否已被預約并確認使用權(quán)限。

7.會議結(jié)束后，預約人需及時將會議室恢復至預約前的狀態(tài)，包括關閉燈光、空調(diào)等。

8.如遇會議室預約沖突，會議室管理部門將協(xié)調(diào)解決，必要時可提供其他會議室供選擇。

9.預約人如未按時使用會議室且未提前取消，將被視為違約，會議室管理部門有權(quán)記錄其違約情況。

10.預約過程中如出現(xiàn)任何疑問，預約人應及時與會議室管理部門聯(lián)系，以獲取幫助和指導。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)部保持安靜，參會人員應遵守會議紀律，不得在會議期間大聲喧嘩或接打電話。

2.會議室內(nèi)使用手機等電子設備時，應調(diào)至靜音或振動模式，避免干擾他人。

3.會議室內(nèi)的投影儀、音響等設備由會議室管理部門負責維護，使用前應確保設備正常。

4.會議期間，如需調(diào)整設備或出現(xiàn)故障，應及時聯(lián)系會議室管理部門處理。

5.會議室內(nèi)禁止吸煙，保持空氣清新，不得在室內(nèi)食用帶有強烈氣味的食品。

6.會議記錄由記錄人負責，應真實記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、參會人員、討論事項及決議等。

7.會議結(jié)束后，記錄人應及時整理會議記錄，并按照公司相關規(guī)定進行存檔。

8.會議室內(nèi)的桌椅、白板等設施應愛護使用，不得隨意移動或損壞。

9.會議室內(nèi)不得進行任何形式的商業(yè)推銷活動，所有會議內(nèi)容應與公司業(yè)務相關。

10.會議室使用后，預約人應檢查會議室是否所有物品歸位，確保下次使用時環(huán)境整潔。

五、會議室設備管理

1.會議室內(nèi)的所有設備，如投影儀、音響系統(tǒng)、電腦等，由公司信息技術(shù)部門負責管理和維護。

2.會議室設備應定期進行檢查和保養(yǎng)，確保其正常運行和最佳使用狀態(tài)。

3.預約人在使用會議室前，應檢查設備是否處于正常工作狀態(tài)，如有問題，應及時通知信息技術(shù)部門。

4.會議室內(nèi)的設備使用指南應放置在顯眼位置，供預約人參考。

5.使用者應按照設備操作指南正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。

6.任何非故意損壞設備的行為，使用者需負責賠償或承擔相應費用。

7.如設備出現(xiàn)故障，使用者應立即停止使用，并及時通知信息技術(shù)部門安排維修。

8.信息技術(shù)部門應在接到設備故障通知后，盡快進行維修，并在修復后通知預約人。

9.會議室內(nèi)的設備不得外借，如因特殊情況需借用設備，需經(jīng)公司領導批準。

10.信息技術(shù)部門應定期對會議室設備進行盤點，確保設備清單與實際使用情況相符。

六、會議室安全與衛(wèi)生

1.會議室應定期進行安全檢查，確保消防設施、緊急出口等安全設施完好可用。

2.參會人員進入會議室時，應留意安全標志和指示，遵循安全規(guī)定。

3.會議室內(nèi)禁止使用明火，禁止存放易燃易爆物品。

4.會議室內(nèi)的衛(wèi)生由使用者負責，會議結(jié)束后應清理垃圾，保持會議室整潔。

5.預約人應確保會議室內(nèi)無食物殘渣和飲料潑灑，避免影響他人使用。

6.會議室內(nèi)的清潔用品由公司統(tǒng)一提供，使用者不得擅自帶入外來清潔劑。

7.如遇突發(fā)事件，如火災、地震等，參會人員應立即按照應急疏散指示牌的指引，有序撤離會議室。

8.會議室管理部門應定期對會議室進行消毒，保持室內(nèi)空氣清潔，預防疾病傳播。

9.會議室內(nèi)的空調(diào)和通風系統(tǒng)應定期檢查和維護，確保室內(nèi)空氣質(zhì)量。

10.任何違反安全與衛(wèi)生規(guī)定的行為，都將受到公司的相應處理。

七、會議室使用記錄與反饋

1.會議室管理部門應建立會議室使用記錄，詳細記錄每次會議的預約人、會議主題、參會人員、使用時間等信息。

2.會議記錄應妥善保存，以便于日后查詢和統(tǒng)計會議室的使用情況。

3.會議結(jié)束后，預約人需對會議室的使用情況進行反饋，包括設備使用情況、會議室衛(wèi)生狀況等。

4.反饋可通過在線問卷、書面形式或直接與會議室管理部門溝通的方式進行。

5.會議室管理部門根據(jù)反饋意見，對會議室的使用環(huán)境和服務質(zhì)量進行持續(xù)改進。

6.如發(fā)現(xiàn)會議室設備存在問題或使用不便，預約人應及時反饋，以便及時解決。

7.會議室管理部門應定期對會議室的使用記錄和反饋進行分析，以優(yōu)化會議室資源配置。

8.對于多次收到負面反饋的會議室，管理部門應進行專項檢查，并采取相應措施改善。

9.會議室管理部門應將使用記錄和反饋結(jié)果與預約人進行溝通，確保預約人對會議室的使用情況滿意。

10.公司鼓勵所有員工積極參與會議室使用管理的監(jiān)督和改進工作。

八、違規(guī)處理與責任追究

1.對于違反本制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)的嚴重程度，采取相應的處理措施。

2.預約人未按時使用會議室且未提前取消，將被視為違約，公司將記錄違約情況，并可能限制其后續(xù)的預約權(quán)限。

3.預約人故意損壞會議室設備或設施，需承擔相應的維修費用，并可能受到進一步的紀律處分。

4.未經(jīng)允許擅自使用會議室或使用會議室進行與公司業(yè)務無關的活動，將受到嚴肅處理，包括但不限于警告、罰款或解除勞動合同。

5.會議室內(nèi)的安全違規(guī)行為，如吸煙、使用明火等，將立即制止，并視情況追究責任。

6.對于故意破壞會議室環(huán)境衛(wèi)生或未按要求清理垃圾的行為，將給予批評教育，并可能要求承擔清理費用。

7.任何形式的欺詐預約或提供虛假信息預約會議室，一經(jīng)查實，將立即取消預約，并可能面臨更嚴重的后果。

8.會議室管理部門工作人員未履行職責，導致會議室資源浪費或管理混亂，將受到內(nèi)部警告或紀律處分。

9.對于違反本制度的任何個人或部門，公司將根據(jù)公司規(guī)章制度和法律法規(guī)，追究其相應責任。

10.公司將定期對會議室管理制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保制度的嚴肅性和有效性。

九、附則

1.本制度由公司行政部門負責解釋和修訂。

2.本制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準。

3.本制度涉及的相關表格、流程圖等輔助文件，由公司行政部門負責制定和更新。

4.本制度的修改和廢止，需經(jīng)公司領導批準后方可生效。

5.公司各部門應加強對本制度的宣傳和培訓，確保所有員工了解并遵守本制度。

6.本制度未盡事宜，可由公司行政部門根據(jù)實際情況另行制定補充規(guī)定。

7.公司各部門在執(zhí)行本制度過程中遇到的問題，應及時向行政部門反映，以便及時解決。

8.本制度如有更新或變更，公司將以書面形式通知各部門，并要求及時更新相關文件和流程。

9.本制度作為公司內(nèi)部管理文件，未經(jīng)公司授權(quán)，任何單位和個人不得對外公布或傳播。

10.對本制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，是公司全體員工的共同責任，任何違反本制度的行為都將受到嚴肅處理。

十、生效日期與修訂

1.本《集團會議室管理制度》自公布之日起正式生效。

2.本制度如有修訂，修訂后的版本將替代原有版本，并立即生效。

3.制度的修訂將按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程進行，包括起草、審核、批準和發(fā)布。

4.修訂后的制度將通過公司內(nèi)部通訊渠道向全體員工公布，確保所有員工知曉最新的制度要求。

5.修訂內(nèi)容將詳細記錄，包括修訂原