智慧檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，提高檔案管理的信息化、智能化水平，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應真實、準確地反映公司/組織的各項活動和歷史面貌。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案信息的泄露和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案服務。（四）定義1.智慧檔案：運用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享的檔案管理模式。2.檔案管理系統(tǒng)：用于檔案管理的信息化軟件系統(tǒng)，包括檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能模塊。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作，組織開展檔案業(yè)務培訓和考核。4.推進檔案管理信息化建設，負責檔案管理系統(tǒng)的建設、維護和升級。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。（二）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和準確。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門及所屬單位檔案管理的具體工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門及所屬單位形成的檔案移交至檔案管理部門。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案支持。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，嚴格遵守檔案管理工作紀律。2.負責檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，負責檔案信息的錄入、維護和更新，提高檔案管理的信息化水平。4.加強檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護工作，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全存放。5.積極開展檔案編研工作，為公司/組織的各項工作提供有價值的檔案信息服務。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.上級機關、同級機關和其他單位發(fā)送的與公司/組織有關的文件、資料、函件等。3.公司/組織內(nèi)部各部門形成的文件、資料、報表、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。4.公司/組織與外單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。5.公司/組織的重要活動、重大事件的照片、錄像、錄音等聲像資料。6.公司/組織的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。（二）檔案收集要求1.各部門及所屬單位應按照檔案收集范圍，及時收集本部門及所屬單位形成的檔案，并進行分類整理。2.檔案收集應做到齊全、完整、真實、準確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案，應進行初步審核，確保檔案內(nèi)容符合要求，手續(xù)完備。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關規(guī)定和標準。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術、產(chǎn)品研發(fā)、基本建設、設備儀器、會計檔案、人事檔案等類別。2.編號：對分類后的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的查找和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案鑒定與保管期限劃分（一）檔案鑒定原則1.以國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。3.嚴格掌握鑒定標準，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準確性。（二）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成，負責對檔案進行定期鑒定。（三）檔案保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作小組對到期檔案進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)檔案鑒定原則和保管期限劃分標準，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織主管領導批準后，予以銷毀。4.對鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應重新確定保管期限，并進行相應的整理和調(diào)整。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全存放。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。（二）檔案存放要求1.檔案應按照分類編號順序存放，排列整齊，便于查找。2.紙質(zhì)檔案應存放在專用的檔案柜中，檔案柜應堅固耐用，并有足夠的容量。3.電子檔案應存儲在專用的存儲設備中，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。4.聲像檔案應按照載體類型分別存放，并做好標識和保護。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應實行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行檢查和清點，確保檔案的安全存放。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。4.檔案庫房應嚴格控制溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。六、檔案利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.服務為本原則：以滿足公司/組織各項工作需要為出發(fā)點，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織主管領導批準。3.司法機關因辦案需要查閱公司/組織檔案，須按照法定程序辦理相關手續(xù)。（三）檔案利用程序1.申請：利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等內(nèi)容，并提交所在部門負責人審核。2.審批：檔案利用申請表經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門負責人審批。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱服務。利用者應在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。4.登記：檔案管理部門對檔案利用情況進行登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等。5.歸還：利用者查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（四）檔案復制與摘錄1.因工作需要，利用者可以對檔案進行復制或摘錄。復制或摘錄檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.檔案管理人員應按照利用者的申請，對檔案進行復制或摘錄，并在復制件或摘錄件上加蓋檔案管理部門印章。3.復制或摘錄的檔案應與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享。2.提高檔案管理的工作效率和服務質(zhì)量，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案信息支持。3.加強檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）檔案信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲在檔案管理系統(tǒng)中。2.檔案管理系統(tǒng)建設：建立涵蓋檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等業(yè)務流程的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。3.檔案信息資源整合：整合公司/組織內(nèi)部各部門的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的共享和互通。4.檔案信息安全保障體系建設：建立健全檔案信息安全保障體系，包括安全管理制度、安全技術措施、安全人員管理等，確保檔案信息的安全。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理系統(tǒng)應具備完善的用戶管理、權限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復、安全審計等功能。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。3.加強檔案信息的安全保密管理，設置不同的用戶權限，對檔案信息進行分級分類管理，防止檔案信息的泄露和丟失。4.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能的不斷完善。八、檔案統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）檔案統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：包括檔案查閱人次、查閱檔案數(shù)量、檔案復制與摘錄數(shù)量等。3.檔案管理工作統(tǒng)計：包括檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等工作的完成情況。（二）檔案統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計內(nèi)容進行統(tǒng)計，形成檔案統(tǒng)計報表。2.實時統(tǒng)計：利用檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計功能，實時對檔案管理工作數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析。（三）檔案統(tǒng)計分析1.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計分析結(jié)果，提出改進檔案管理工作的建議和措施，不斷提高檔案管理水平。九、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司/組織給予表彰和獎勵。具體獎勵標準如下：1.對檔案管理工作成績顯著，為公司/組織的發(fā)展做出重要貢獻的部門，給予通報表揚，并頒發(fā)榮譽證書。2.對在檔案管理工作中認真負責、積極創(chuàng)新，取得突出成績的個人，給予表彰和獎勵，包括獎金、晉升等。（二）處罰對違反檔案管理規(guī)定的部門和個人，公司/組織視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，依法追究相關責任人員的法律責任。具體處罰情形如下：1.對未按照檔案管理規(guī)定及時收集、整理、移交檔案的部門和個人，給予批評教育，并責令限期改正。2.對擅自銷毀、涂改、偽造檔案