林地檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織林地檔案管理，有效保護和利用林地資源，維護林地所有者和使用者的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及林地管理的部門和單位，以及與林地相關的各類業(yè)務活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則林地檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理工作。3.真實有效原則檔案內(nèi)容應真實反映林地管理的實際情況，具有可查考和利用價值。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織決策和業(yè)務開展提供有力支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善林地檔案管理制度、流程和標準。2.集中統(tǒng)一管理林地檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行全面監(jiān)督和指導。3.建立健全林地檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和檢索利用。4.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。5.定期對林地檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。（二）林地管理部門職責1.負責本部門形成的林地檔案的收集、整理和初步審核工作，并按規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好林地檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關業(yè)務資料和信息。3.在業(yè)務活動中嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案的形成、積累和歸檔工作與業(yè)務工作同步進行。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的相關制度，做好林地檔案的日常管理工作。2.負責林地檔案的收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極為利用者提供檔案查閱、借閱等服務，及時反饋利用效果。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.林地權(quán)屬文件，包括林地所有權(quán)證、使用權(quán)證、承包合同等。2.林地規(guī)劃文件，如林地保護利用規(guī)劃、造林規(guī)劃、采伐規(guī)劃等。3.林地調(diào)查資料，如森林資源清查報告、林地變更調(diào)查記錄等。4.林地審批文件，包括林地征占用審批文件、林木采伐許可證等。5.林地經(jīng)營管理文件，如造林作業(yè)設計、撫育方案、森林經(jīng)營方案等。6.林地執(zhí)法文件，如行政處罰決定書、案件查處記錄等。7.其他與林地管理相關的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.檔案材料應真實、準確、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對重要的林地檔案材料，應同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩者內(nèi)容一致。4.收集的檔案材料應按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)移交。（三）收集時間1.在林地權(quán)屬變更、規(guī)劃調(diào)整、審批事項辦結(jié)等業(yè)務活動完成后，相關部門應在規(guī)定時間內(nèi)將形成的檔案材料移交檔案管理部門。2.每年年底，各部門應對本年度形成的林地檔案進行全面清理，將應歸檔的材料整理后移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準林地檔案按照以下類別進行分類：1.權(quán)屬類2.規(guī)劃類3.調(diào)查類4.審批類5.經(jīng)營管理類6.執(zhí)法類7.其他類（二）整理方法1.按照分類標準，對收集的檔案材料進行分類。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對每份檔案材料進行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等。4.按照編目順序，將檔案材料進行裝訂或裝盒，并在封面和盒脊上標注檔案編號、題名等信息。5.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檢索和查閱。（三）整理要求1.整理后的檔案應保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案編號應規(guī)范、清晰，編目信息應準確、完整。3.裝訂應牢固、整齊，裝盒應符合標準，確保檔案的安全和美觀。4.檔案目錄應編制一式兩份，一份紙質(zhì)存檔，一份電子文檔保存。五、檔案保管（一）保管場所1.應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，不得存放與檔案無關的物品。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對重要的林地檔案應實行異地備份，防止因自然災害等原因造成檔案丟失。（三）保管期限林地檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和利用價值分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案包括林地權(quán)屬文件、重要的規(guī)劃文件、林地調(diào)查成果報告、林地征占用審批文件等。2.長期保管的檔案保管期限為30年，包括一般性的規(guī)劃文件、林地經(jīng)營管理文件等。3.短期保管的檔案保管期限為10年，包括臨時性的文件、資料等。（四）保管要求1.定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.嚴格控制檔案的借閱和查閱，對借閱和查閱情況進行詳細記錄，確保檔案的安全。4.按照國家有關規(guī)定，做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、林地管理部門業(yè)務骨干、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去利用價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。3.對仍有一定利用價值但保管期限已滿的檔案，可延長保管期限或進行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，并經(jīng)鑒定小組負責人簽字確認。3.報公司/組織主管領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱林地檔案。2.上級主管部門、政府相關部門因工作檢查、調(diào)研等需要查閱林地檔案。3.司法機關因辦案需要查閱林地檔案。4.其他經(jīng)公司/組織批準的單位或個人因合法事由查閱林地檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應提供必要的幫助和指導。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案材料，應填寫復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用要求1.利用者應遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.借