加油站財務管理制度細則第一節(jié)現(xiàn)金及銀行存款管理1.1日常備用金管理備用金的借入。加油站可存放一定數(shù)額的備用金（具體金額由各單位財務部門根據(jù)實際需要核定），加油站填寫借款單，由經(jīng)理簽名，經(jīng)地（市）公司主管領導及財務經(jīng)理（或總會計師）簽字后，到財務部門借款。該備用金由核算員保管，用于日常零星費用的開支。1.2日常備用金的支付核算員必須認真審核原始單據(jù)，經(jīng)相關人員（審批人和驗收人）簽批后，方可支付現(xiàn)金，對單位結算時，金額超過1000元以上的必須通過轉賬支票結算，報銷人應在原始憑證上簽名確認。預計備用金不足時，核算員應及時向主管公司財務部門報賬，補足備用金。一次性支出數(shù)額較大時也可直接到主管公司財務部門報賬。1.3日常備用金的歸還年末結賬前或核算員崗位變動時，核算員應歸還加油站全部備用金，財務部門應出具收款憑據(jù)。次年再根據(jù)需要，重新核定備用數(shù)額，辦理相關手續(xù)。1.4日常備用金的監(jiān)管公司財務部門定期檢查或不定期抽查備用金的使用情況，加強對備用金的監(jiān)管。1.5營業(yè)現(xiàn)金管理1.找贖金（零鈔）的管理(1)找贖金由加油站直接向財務部門借支建立，每臺收銀機的找贖金最高上限為人民幣500元（具體金額由各單位根據(jù)實際情況而定，找贖金借入程序同備用金借入程序）。收銀員及當班主管應在當班期間時常檢查并保證有足夠的零鈔。(2)交接班前，收銀員必須清點找贖金，并保證移交給下一班有足夠的零鈔。(3)核算員應負責找贖金的“銀行找零”工作，以保證零鈔流通順暢。2.當班過程的現(xiàn)金管理(1)設專職收銀員的加油站，收銀機內(nèi)可存放的現(xiàn)金最高上限為人民幣2500元（具體金額由各單位根據(jù)實際情況而定）；若由加油員直接收款，直接收款加油員包內(nèi)存放的最多現(xiàn)金實行限額管理（白天800元，晚上300元）。(2)當收銀機內(nèi)（收銀員手中）的金額達到上限時，必須按以下程序將款項及時投進保險柜：收銀員清點投幣金額，填寫投幣單，在投幣單上填寫投幣日期、班次、時間、金額，并簽字確認，投幣單隨同投幣金額放入投幣袋，將投幣袋封口后投入保險柜，填寫《營業(yè)款交接記錄》。3.交接班時的現(xiàn)金管理(1)收銀員與當班主管（核算員或前庭主管）清點收銀機里的現(xiàn)金，按規(guī)定程序將本班最后一批交易現(xiàn)金全部投入保險柜。如發(fā)現(xiàn)長款時，填寫現(xiàn)金長款單，不允許把長款抽走，發(fā)現(xiàn)短款時，應盡快查明原因后處理，收銀機里只留找贖金。(2)本班收銀員足額地將找贖金移交下一班的收銀員，雙方清點核實。1.6營業(yè)收入的現(xiàn)金管理1.每天由加油站經(jīng)理和核算員一起從收銀臺的保險柜中將營業(yè)收入款項取出進行清點核查。在清點核查過程中，必須由核算員點錢，經(jīng)理監(jiān)督，2人同時進行。2.核算員在清點現(xiàn)金前，必須與加油站經(jīng)理、當班主管核對投款數(shù)量與《營業(yè)款交接記錄》是否一致，然后按班次分開清點，并按要求填寫銷售日報表。3.如當天現(xiàn)金清點后不能立刻送入銀行，必須將現(xiàn)金封存好，放回保險柜中。4.現(xiàn)金收入按規(guī)定及時繳存銀行。(1)現(xiàn)金送存必須由加油站經(jīng)理（或加油站經(jīng)理指定人員）和核算員完成。核算員在加油站經(jīng)理監(jiān)督下填寫現(xiàn)金進賬單，送存銀行。(2)銀行上門收款。簽訂了銀行上門收款協(xié)議的，必須嚴格執(zhí)行協(xié)議書的規(guī)定，現(xiàn)金和票據(jù)只能交給確認的銀行職員，并且銀行職員要達到規(guī)定的收款人數(shù)才能交出，并及時登記《營業(yè)款交接記錄》雙方進行簽字確認。(3)銀行進賬單經(jīng)加油站經(jīng)理背書確認后，隨同銷售日報表上報公司財務部門。5.核算員應根據(jù)現(xiàn)金收支情況與銷售收入核對，確保無誤。6.現(xiàn)金長短款處理（專指開柜清點營業(yè)現(xiàn)金時）：(1)假鈔/短款的賠償：點錢時發(fā)現(xiàn)，由責任人賠償；送存時發(fā)現(xiàn)，由核算員賠償。(2)長短款必須如實反映。假鈔/長短款的報告和處理：憑現(xiàn)金盤點報告表。營業(yè)現(xiàn)金的清點、存放、交接必須在白天進行，確保現(xiàn)金的安全。1.7月末現(xiàn)金盤點月末最后一日由核算員盤點現(xiàn)金，經(jīng)理監(jiān)督。盤點后必須立即填寫現(xiàn)金盤點報表，報告表上必須有核算員和經(jīng)理的簽名。長短款應及時反映，做法如日常盤點。結賬前必須把手工賬與電腦明細賬核對一致。1.8保險柜管理1.投幣式保險柜：加油站必須設有投幣式保險柜并鑲嵌入墻；保險柜的密碼由核算員掌握，密碼應定期更換；鑰匙由加油站經(jīng)理保管；只允許存放營業(yè)款；除營業(yè)款清點、銀行上門收款、自行送存銀行或公司檢查環(huán)節(jié)以外，不得打開投幣式保險柜。2.財務室保險柜：只允許保存票據(jù)、印章、備用金。保險柜的鑰匙和密碼由核算員保管。3.核算員請假期間，密碼只能告知最近一個加油站的核算員；如果附近沒有加油站，應告知上級財務部門所指定的人員。加油站經(jīng)理請假時，鑰匙只能交接給上級加油站管理部門指定人員。待核算員或加油站經(jīng)理返回時，及時更改保險柜密碼或交回保險柜鑰匙，并做好相關記錄。4．如保險柜鑰匙或密碼遺失，加油站必須書面上報公司財務部門，由財務部門負責處理，加油站無權自行處理。1.9銀行存款管理1.開設銀行賬戶獨立核算的加油站必須填寫銀行開戶申請表，由主管公司財務部門按照股份公司規(guī)定的流程辦理，經(jīng)批準后開設銀行賬戶。開戶工作由核算員辦理，開戶行必須是公司認可的商業(yè)銀行。報賬制加油站在應用公司賬戶操作困難時，經(jīng)公司財務部門批準可開收入輔助賬戶，只收不支，其存款每天全部劃入主管公司中心結算賬戶。2.銀行支票的管理(1)需要購買支票時，由核算員填寫好有關憑證，由財務主管批準后購買。購回支票，核算員應立即記錄該本支票的起止號碼。(2)核算員必須建立一個專用的支票登記本，記錄支票的購買、使用和作廢等情況。(3)支票使用應按號碼順序。作廢支票，應劃線、寫“作廢”字樣并保留。(4)核算員有責任保管好所有支票（包括作廢支票）。(5)有關銀行印鑒的保管、使用和交接等應按內(nèi)部控制制度要求規(guī)定作進一步細化。加油站的財務專用章由會計（核算員）保管，銀行備案的印鑒（個人名字）由加油站經(jīng)理保管。3.收取銀行支票的管理客戶用銀行支票購買商品時，加油站收到銀行支票后不能直接付貨，應首先填寫進賬單，送存銀行，待確認貨款到賬后，及時登記支票登記簿并告知客戶，立即通知加油員或便利店營業(yè)員付貨。4.信用卡收款的管理客戶使用信用卡，收銀員應確認客戶身份是否為該卡的擁有人（驗看身份證、核對卡上照片是否與持有人一致或密碼是否正確、簽名是否一致等），確認后刷卡通知付貨。5.銀行存款余額調(diào)節(jié)表(1)根據(jù)銀行存款日記賬，定期逐筆核對銀行賬單，按日編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表并調(diào)節(jié)相符。(2)未達賬必須寫清楚原因。(3)若未達賬賬齡超過1個月而不能自行解決時，必須及時向公司財務部門匯報。6.銀行存款的監(jiān)管。公司財務部門應定期檢查加油站的銀行存款情況，核實《加油站營業(yè)款交接記錄》、銀行存款對賬單、《加油站油品銷售日報表》等是否一致。1.10預收貨款的管理1.客戶通過現(xiàn)金或銀行存款的方式預付油品貨款，分批分次提取油品，加油站應該為客戶建立《加油站固定客戶加油明細賬》，跟蹤管理。嚴禁用甲客戶預收款抵乙客戶賒欠油款，嚴禁用預收賬款套取現(xiàn)金或賒銷。2.核算員按月核對預收貨款余額，每半年協(xié)助上級財務部門與客戶進行預收賬款余額的簽認對賬工作。1.11定期結算貨款管理1.核算員每月依據(jù)定期結算合同約定的結賬時間，根據(jù)《加油站固定客戶加油明細賬》，清理客戶累計加油數(shù)量、欠款金額，及時通知客戶結算貨款。2.核算員按月核對應收貨款余額，每半年協(xié)助上級財務部門與客戶進行應收賬款余額的簽認對賬工作。第二節(jié)固定資產(chǎn)管理2.1固定資產(chǎn)驗收流程1.加油站經(jīng)理按照片區(qū)（經(jīng)營部）填寫的物資驗收單與實物進行檢查。2.根據(jù)物資驗收單填寫《加油站設備及工具管理臺賬》。2.2固定資產(chǎn)的保管1.建立《加油站設備及工具管理臺賬》。加油站必須按固定資產(chǎn)名稱、數(shù)量、存放地點、實物保管人等建立《加油站設備及工具管理臺賬》。2.加油站經(jīng)理是加油站資產(chǎn)保管的第一責任人；實物保管人是直接責任人，對其所保管的資產(chǎn)負有直接責任。第三節(jié)商品資金管理3.1商品購進管理加油站根據(jù)《加油站計量驗收入庫單》V20升數(shù)登記《加油站庫存油品計量賬》，對購進油品原發(fā)數(shù)與實收數(shù)存在的差異，根據(jù)業(yè)務部門的處理結果和相關規(guī)定進行賬務處理。3.2商品銷售管理銷售油品時，加油站應出具正式銷售發(fā)票。加油員根據(jù)加油機泵碼數(shù)（Vt數(shù)）填寫《加油站交接班記錄》，交接班雙方對交接班記錄進行審核簽字。加油站經(jīng)理審核《加油站銷售日報表》并簽字，計量員根據(jù)加油站銷售日報登記《加油站庫存油品計量賬》。3.3商品儲存管理1.根據(jù)《加油站計量驗收入庫單》、《加油站油品銷售日報表》登記《加油站庫存油品計量賬》。2.庫存商品的盤點。加油站必須按規(guī)定時間盤點，盤點時間為每月月末。在盤點時，對實物盤點數(shù)按照V20修正系數(shù)進行修正。加油站每月依據(jù)儲安部下發(fā)的體積交接差異調(diào)整表進行賬務調(diào)整后，月盤點益損的賬務處理經(jīng)有關部門或主管人員審批后在本月進行，年度盤點益損的賬務處理在決算中進行。對盤點出現(xiàn)的盤盈、盤虧，必須按品種、規(guī)格登記，并按公司有關規(guī)定處理。第四節(jié)費用管理4.1費用報銷程序1.加油站根據(jù)主管公司分解的費用預算安排及核定的月度定額費用預算指標，安排日常的經(jīng)營活動。加油站預算范圍內(nèi)定額費用支出由公司相關部門根據(jù)審批權限簽字報銷。大額支出、專項支出、非預算費用等必須先報公司財務部門，由公司領導根據(jù)實際情況，經(jīng)研究同意后方可開支。2.員工應如實填寫費用報銷單，票證應符合內(nèi)控管理要求，并在經(jīng)手人處簽名。3.費用報銷單的審批按照審批程序執(zhí)行。第五節(jié)內(nèi)部往來管理5.1加油站之間的往來管理1.加油站之間的固定資產(chǎn)調(diào)撥，按照固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。加油站只對固定資產(chǎn)明細賬（卡片）做相應的增減記錄。財務部門與有關加油站核對固定資產(chǎn)明細賬。2.加油站油品原則上不得互相調(diào)撥。因特殊情況，作為公司直接發(fā)油至調(diào)入加油站，調(diào)出油品的加油站，非集中納稅與集中納稅加油站之間調(diào)撥，調(diào)入站應做購入，調(diào)出站做銷售處理；合并納稅加油站之間調(diào)撥，賬務上只沖減公司發(fā)油量，不得記為向調(diào)入加油站的油品銷售。第六節(jié)發(fā)票的使用和管理6.1發(fā)票的領購1.合并納稅的加油站使用的各種發(fā)票由主管公司財務部門統(tǒng)一向國家稅務機關申請購買或印制；獨立核算的加油站從稅務局購買。增值稅專用發(fā)票在稅務機關購買后，在稅務部門規(guī)定期限內(nèi)有效。普通發(fā)票可由公司向稅務部門申請按年印刷。2.加油站對普通發(fā)票實行驗舊領新限量發(fā)放，核算員要登記《加油站發(fā)票領用繳銷登記表》。空白發(fā)票必須專人保管，存入保險柜內(nèi)。6.2發(fā)票的使用1.按規(guī)定開具發(fā)票(1)據(jù)實向付款單位（個人）開具發(fā)票。填寫時應項目齊全，字跡清楚，按照規(guī)定的時限和順序，逐欄、全部聯(lián)號一次性如實填寫，不得跳號缺號。發(fā)票作廢，必須在原發(fā)票上注明“作廢”字樣并在所有聯(lián)上加蓋“作廢”章，一式數(shù)聯(lián)應全部完整保存。(2)使用稅控收款機的加油站每五天的最后一天由收款員按規(guī)定操作流程對已操作的專用發(fā)票明細報數(shù)器（U盤）上報綜合管理員，由綜合管理員每月申領發(fā)票時將專用發(fā)票明細報數(shù)器上報片區(qū)（經(jīng)營部）發(fā)票管理員，片區(qū)（經(jīng)營部）收集數(shù)據(jù)，審核后上報公司財務部門。由財務部門發(fā)票管理員在稅控收款機后臺系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)收集，并進行審核。綜合管理員對專用發(fā)票明細報數(shù)器在稅控收款機上作狀態(tài)回送操作。保管好用戶卡、專用發(fā)票明細報數(shù)器、密碼保管工作，防止遺失密碼。(3)配置的增值稅防偽稅控系統(tǒng)，應按照稅務部門的規(guī)定由專人負責使用和管理，保證增值稅防偽稅控系統(tǒng)的正常使用。不得將系統(tǒng)的密碼告知他人，不得將專用防偽稅控系統(tǒng)的計算機用做其他用途。(4)增值稅專用發(fā)票不得隨意開具或虛開、多開、代開紅字發(fā)票。如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形但不符合作廢條件，或因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，確需開具紅字發(fā)票的，必須取得對方稅務機關的“《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》”后，方可開具紅字發(fā)票。如果在開具專用發(fā)票當月發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收回退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理，可重新開具正確的發(fā)票。(5)未經(jīng)稅務部門批準，不得拆本使用發(fā)票；不得自行擴大專業(yè)發(fā)票使用范圍；不得轉借、轉讓、代開發(fā)票；不得跨規(guī)定的使用區(qū)域攜帶、郵寄、運輸空白發(fā)票。2.按規(guī)定填報發(fā)票使用明細表。應由核算員按月填寫“增值稅（專用/普通）發(fā)票使用明細表,其中對增值稅發(fā)票應按號碼順序填列，加油站普通發(fā)票可分月按本匯總填列，次月5日前交財務部門審核后申報繳納增值稅。6.3發(fā)票的領用、發(fā)放、保存、繳銷1.發(fā)票應當按照稅務機關的規(guī)定存放、保管。發(fā)票領用由核算員與收款員（或前庭主管）交接，當班與下班的交接，要在《加油站發(fā)票領用繳銷登記表》、《加油站交接班記錄》上登記，并明確各自的責任。2.空白發(fā)票發(fā)生丟失，應于丟失當日書面報告主管稅務機關、地（市）公司，并采取必要措施挽回損失。3.購買商品（包括生產(chǎn)性低值易耗品、材料物資、消防器材等）必須從銷售方取得增值稅專用發(fā)票，并由財務部門按月填寫“增值稅（專用發(fā)票/收購憑證/運輸發(fā)票）抵扣聯(lián)明細表”，隨抵扣聯(lián)向稅務機關申請抵扣增值稅。4.取得的增值稅抵扣聯(lián)必須妥善保管，不得污損、折疊、擠壓或用大頭針、曲別針扎結，以免影響稅務機關對抵扣聯(lián)的自動掃描識別。5.普通發(fā)票的領用、發(fā)放、保存、繳銷（1）必須設專人負責，建立領用、發(fā)放、回收、上繳發(fā)票保管賬，做到手續(xù)嚴密，登記準確，雙方簽字，防止丟失。（2）發(fā)票不得轉借、轉讓、代開、虛開、買賣、撕毀和擅自銷毀。（3）發(fā)票不得超越規(guī)定的范圍和規(guī)定的區(qū)域使用，不得重用、挖補、涂改；不得拆本使用；不得攜帶填開。（4）所有開具的發(fā)票要填寫購貨單位全稱，以備查驗；支票名稱和發(fā)票名稱必須相符；用戶使用現(xiàn)金時要有經(jīng)辦人簽字并留身份證號碼備查。（5）據(jù)實填寫購貨單位（個人）購買商品名稱、數(shù)量、金額、填開日期、開票人、收款人,字跡工整，要求做到全組一次復寫，大小寫數(shù)字要封口，小寫金額處劃封線時必須由上至下封全，不準出現(xiàn)空白。（6）發(fā)票必須開具后再在每一聯(lián)上加蓋“發(fā)票專用章”，絕不允許空白發(fā)票加蓋“發(fā)票專用章”；（7）每本發(fā)票封皮上的內(nèi)容要求填寫齊全，并且加蓋帶有發(fā)票審核人的發(fā)票審核戳記。（8）對于作廢發(fā)票必須加蓋“作廢”戳記，整組保存并注明發(fā)票作廢原因。（9）發(fā)票的收回。對于使用完的發(fā)票存根聯(lián)必須按照領用批次，按本編號排序，并注明使用單位、數(shù)量，及時返回公司營銷部。6.增值稅發(fā)票領用、開具、保存、繳銷（1）增值稅發(fā)票開票點必須嚴格遵守稅務部門關于發(fā)票管理的規(guī)定，存放于專門的保險柜中，由核算員負責領用、開具、保管。（2）增值稅防偽稅控系統(tǒng)防偽開票子系統(tǒng)只能用于開具增值稅發(fā)票，不準裝入其他軟件，專機專用，并且必須由負責管理發(fā)票人員設置密碼。金稅卡和稅控IC卡必須妥善保管，不得丟失。（3）要求開具增值稅發(fā)票的單位必須提供稅務登記證副本并留復印件備查。社會經(jīng)營單位和社會加油站還需提供成品油經(jīng)營許可證、工商營業(yè)執(zhí)照。（4）對公司內(nèi)部沒有開票機的加油站到本站開具增值稅發(fā)票的必須填寫發(fā)票登記表后再開具發(fā)票，并簽字備查。（5）開具增值稅發(fā)票時，要將防偽稅控開票子系統(tǒng)提示將要開具的發(fā)票代碼和號碼，與所要開具的紙質發(fā)票代碼和號碼認真核對，填開項目內(nèi)容齊全核對相符后，再開具并打印紙質發(fā)票。（6）關于“銷項負數(shù)”的規(guī)定。必須蓋有稅務部門“無法認證”戳記的發(fā)票，并且取得《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》后，方可開具“銷項負數(shù)”發(fā)票；在填開“銷項負數(shù)”發(fā)票時，必須在備注欄注明原發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼及開具“銷項負數(shù)”的原因；更換新發(fā)票時，要求在備注欄注明原發(fā)票的開票日期、發(fā)票號碼、發(fā)票代碼及更換發(fā)票的原因；要求更換后的新發(fā)票和“銷項負數(shù)”發(fā)票及原發(fā)票一同傳遞到公司營銷部審核后入賬。（7）關于“作廢發(fā)票”的規(guī)定。“作廢發(fā)票”操作要把作廢的發(fā)票各聯(lián)次全部找齊，注意紙質發(fā)票和電子信息必須同時操作，而且只能在當月開具的發(fā)票中操作。稅務