慈善費(fèi)用管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織慈善費(fèi)用的管理，確保慈善資金的合理使用與安全，提高慈善活動的透明度和公信力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織開展的各類慈善活動所涉及的費(fèi)用管理，包括但不限于捐贈資金、物資采購、項目執(zhí)行費(fèi)用等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)慈善行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保慈善費(fèi)用的管理和使用合法合規(guī)。2.公開透明原則：慈善費(fèi)用的收支情況應(yīng)及時、準(zhǔn)確地向社會公開，接受公眾監(jiān)督。3.專款專用原則：慈善費(fèi)用應(yīng)專項用于既定的慈善項目，不得挪作他用。4.效益最大化原則：在確保慈善目標(biāo)實現(xiàn)的前提下，合理控制費(fèi)用支出，提高資金使用效益。二、慈善費(fèi)用的分類與來源（一）分類1.捐贈資金：包括來自企業(yè)、個人、基金會等的現(xiàn)金捐贈。2.物資捐贈：如食品、衣物、醫(yī)療用品等實物捐贈。3.項目執(zhí)行費(fèi)用：涵蓋慈善項目實施過程中發(fā)生的差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、人員薪酬等。（二）來源1.公司/組織自有資金投入。2.社會各界的自愿捐贈。3.政府相關(guān)部門的資助或補(bǔ)貼（如有）。三、慈善費(fèi)用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.慈善項目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)項目計劃和目標(biāo)，提前編制詳細(xì)的費(fèi)用預(yù)算，包括各項費(fèi)用的明細(xì)、金額及預(yù)計支出時間。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮項目實際需求，確保費(fèi)用合理、準(zhǔn)確，避免高估或低估。3.涉及物資采購的預(yù)算，應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。（二）預(yù)算審批1.費(fèi)用預(yù)算提交至公司/組織財務(wù)部門進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括預(yù)算的合理性、合規(guī)性以及與項目目標(biāo)的匹配性。2.財務(wù)部門審核通過后，提交至公司/組織管理層進(jìn)行審批。管理層應(yīng)綜合考慮公司/組織的財務(wù)狀況、慈善戰(zhàn)略等因素，對預(yù)算進(jìn)行最終審定。（三）預(yù)算調(diào)整1.在慈善項目執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對項目的影響。2.申請經(jīng)財務(wù)部門審核、管理層審批后方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。調(diào)整后的預(yù)算應(yīng)及時更新并告知相關(guān)部門和人員。四、慈善費(fèi)用的收支管理（一）收入管理1.捐贈資金的接收設(shè)立專門的捐贈賬戶，確保捐贈資金的安全。對于每一筆捐贈，應(yīng)及時開具捐贈收據(jù)，注明捐贈人姓名、捐贈金額、捐贈用途等信息。定期核對捐贈資金到賬情況，確保賬實相符。2.物資捐贈的接收建立物資接收登記制度，詳細(xì)記錄物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、捐贈人等信息。對接收的物資進(jìn)行驗收，確保物資質(zhì)量符合要求。對于不符合要求的物資，應(yīng)及時與捐贈人溝通協(xié)商處理。物資接收后，應(yīng)妥善保管，根據(jù)項目需要合理安排使用。（二）支出管理1.費(fèi)用報銷嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織的財務(wù)報銷制度，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效。報銷時應(yīng)填寫詳細(xì)的費(fèi)用報銷單，注明費(fèi)用所屬項目、用途、金額等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、合同等證明材料。財務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定對報銷憑證進(jìn)行審核，審核通過后方可予以報銷。2.支付管理根據(jù)費(fèi)用報銷情況，及時安排資金支付。支付方式應(yīng)符合公司/組織的財務(wù)規(guī)定和安全要求。對于大額支出，應(yīng)采用銀行轉(zhuǎn)賬等安全方式進(jìn)行支付，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。定期核對費(fèi)用支出情況，確保支出準(zhǔn)確無誤。五、慈善費(fèi)用的核算與監(jiān)督（一）核算管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度和相關(guān)慈善行業(yè)規(guī)范，對慈善費(fèi)用進(jìn)行獨(dú)立核算。2.設(shè)立專門的慈善費(fèi)用會計科目，準(zhǔn)確記錄慈善資金的收支情況。3.定期編制慈善費(fèi)用財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、收支明細(xì)表等，真實反映慈善項目的財務(wù)狀況。（二）監(jiān)督管理1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對慈善費(fèi)用的管理和使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查費(fèi)用支出是否符合規(guī)定、預(yù)算執(zhí)行是否到位等。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期向公司/組織管理層匯報慈善項目進(jìn)展情況及費(fèi)用使用情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.外部監(jiān)督主動接受社會公眾的監(jiān)督，通過公司/組織官方網(wǎng)站、社交媒體等渠道及時公開慈善費(fèi)用的收支情況，回應(yīng)社會關(guān)切。按照相關(guān)法律法規(guī)要求，定期向政府有關(guān)部門報送慈善項目實施情況和費(fèi)用使用情況報告，接受政府部門的監(jiān)督檢查。六、慈善物資的管理（一）物資采購1.根據(jù)慈善項目需求，制定物資采購計劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求等。2.采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，通過招標(biāo)、詢價等方式選擇合適的供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、物資交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款等內(nèi)容。（二）物資保管1.設(shè)立專門的物資倉庫，對慈善物資進(jìn)行分類存放，確保物資安全、完好。2.建立物資出入庫管理制度，詳細(xì)記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、去向等信息。3.定期對物資進(jìn)行盤點清查，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的物資，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（三）物資發(fā)放1.根據(jù)慈善項目的實施進(jìn)度和受益對象的需求，制定物資發(fā)放計劃。2.物資發(fā)放過程應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保發(fā)放程序規(guī)范、透明、公正。3.做好物資發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、地點、受益對象姓名、身份證號、物資名稱及數(shù)量等信息，并由受益對象簽字確認(rèn)。七、信息披露（一）披露內(nèi)容1.慈善項目名稱、目標(biāo)、實施周期。2.慈善費(fèi)用的來源、金額及使用情況，包括捐贈資金的收支明細(xì)、物資采購及發(fā)放情況等。3.慈善項目的執(zhí)行情況，如受益對象數(shù)量、項目成果等。4.接受捐贈及使用慈善費(fèi)用過程中發(fā)生的重大事件及處理情況。（二）披露方式1.在公司/組織官方網(wǎng)站設(shè)立慈善專欄，定期發(fā)布慈善項目信息和費(fèi)用使用情況報告。2.通過社交媒體平臺、新聞媒體等渠道，及時向社會公眾公開慈善相關(guān)信息。3.按照相關(guān)法律法規(guī)要求，在規(guī)定的時間內(nèi)將年度慈善信息報送至慈善信息公開平臺，并向社會公開披露。八、檔案管理（一）檔案范圍1.慈善項目相關(guān)的文件、合同、協(xié)議等。2.捐贈資金及物資的接收、使用、發(fā)放記錄。3.費(fèi)用報銷憑證、財務(wù)報表等財務(wù)資料。4.信息披露相關(guān)資料。（二）檔案整理1.對各類檔案進(jìn)行分類整理，按照時間順序或項目類別進(jìn)行編號，便于查找和管理。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，確保能夠真實反映慈善項目的實施過程和費(fèi)用管理情況。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，一般不少于規(guī)定年限。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱慈善檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。2.查閱檔案時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管場