救助物資管理辦法一、總則（一）目的為了加強救助物資的管理，規(guī)范救助物資的采購、儲存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)，確保救助物資能夠及時、準確、有效地發(fā)放到需要救助的對象手中，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織開展的各類救助活動中涉及的物資管理，包括但不限于救災物資、扶貧物資、慈善捐贈物資等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保救助物資管理工作合法合規(guī)。2.公正透明原則：救助物資的采購、儲存、發(fā)放等環(huán)節(jié)應公開透明，接受社會監(jiān)督。3.高效實用原則：以滿足救助對象的實際需求為出發(fā)點，提高救助物資的使用效率，確保物資能夠發(fā)揮最大的救助效果。4.安全保障原則：加強救助物資的安全管理，確保物資在儲存、運輸、發(fā)放過程中的安全，防止物資損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。二、職責分工（一）物資管理部門1.負責制定救助物資管理的具體規(guī)章制度和工作流程，并組織實施。2.負責救助物資的采購、驗收、儲存、保管、發(fā)放等日常管理工作。3.定期對救助物資進行盤點清查，確保賬物相符。4.建立救助物資管理檔案，記錄物資的采購、儲存、發(fā)放等情況。5.配合相關部門做好救助物資的審計、監(jiān)督等工作。（二）采購部門1.根據(jù)物資管理部門提供的采購計劃，負責救助物資的采購工作。2.選擇合格的供應商，確保采購物資的質(zhì)量和價格合理。3.簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。4.負責采購物資的運輸、保險等工作，確保物資安全及時送達。（三）財務部門1.負責救助物資采購資金的預算編制和審核。2.對救助物資采購、發(fā)放等費用進行核算和監(jiān)督。3.定期對救助物資的財務收支情況進行審計。（四）使用部門1.根據(jù)實際需求，向物資管理部門提出救助物資的使用申請。2.負責救助物資的接收、使用和管理，確保物資用于規(guī)定的救助對象和用途。3.定期向物資管理部門反饋救助物資的使用情況。（五）監(jiān)督部門1.對救助物資的采購、儲存、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，確保各項工作符合規(guī)定要求。2.受理有關救助物資管理的投訴舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查處理。三、采購管理（一）采購計劃1.物資管理部門應根據(jù)救助活動的需求預測、庫存情況等，定期編制救助物資采購計劃。采購計劃應明確物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。2.采購計劃應報經(jīng)公司/組織領導審批后實施。（二）供應商選擇1.采購部門應通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇合格的供應商。供應商應具備良好的信譽、生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力。2.采購部門應對供應商進行資格審查，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、供貨情況、信譽評價等。（三）采購合同1.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送物資管理部門、財務部門等相關部門備案。（四）采購驗收1.物資到貨后，采購部門應及時通知物資管理部門進行驗收。物資管理部門應按照采購合同的要求，對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行驗收。2.驗收合格的物資，物資管理部門應出具驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，物資管理部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商處理。四、儲存管理（一）倉庫建設1.應根據(jù)救助物資的種類、數(shù)量等，合理規(guī)劃建設倉庫。倉庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保物資安全儲存。2.倉庫應設置不同的區(qū)域，分別存放不同種類的救助物資，并設置明顯的標識牌。（二）物資入庫1.物資管理部門應根據(jù)驗收報告，及時辦理物資入庫手續(xù)。入庫物資應按照規(guī)定的位置存放，并填寫物資入庫登記表。2.物資入庫登記表應包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、供應商等信息。（三）物資保管1.物資管理部門應定期對倉庫進行檢查，確保物資的儲存環(huán)境符合要求。對易受潮、易變質(zhì)的物資，應采取相應的防潮、防蟲、防霉等措施。2.倉庫應建立物資保管制度，明確物資保管人員的職責。物資保管人員應定期對物資進行盤點清查，確保賬物相符。（四）物資出庫1.使用部門應根據(jù)實際需求，填寫物資出庫申請表，經(jīng)審批后到物資管理部門辦理物資出庫手續(xù)。2.物資管理部門應按照物資出庫申請表的要求，及時發(fā)放物資，并填寫物資出庫登記表。物資出庫登記表應包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫時間、使用部門等信息。五、發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.救助物資應按照公平、公正、公開的原則發(fā)放，確保救助對象能夠及時獲得所需物資。2.發(fā)放救助物資時，應優(yōu)先保障受災群眾、貧困家庭、弱勢群體等的基本生活需求。（二）發(fā)放程序1.使用部門應根據(jù)救助對象的實際情況，制定救助物資發(fā)放方案。救助物資發(fā)放方案應包括發(fā)放對象、發(fā)放物資種類和數(shù)量、發(fā)放時間和地點等內(nèi)容。2.救助物資發(fā)放方案應報經(jīng)公司/組織領導審批后實施。3.使用部門應按照救助物資發(fā)放方案的要求，組織人員將救助物資發(fā)放到救助對象手中。發(fā)放過程中，應做好記錄，確保發(fā)放工作的準確性和可追溯性。（三）發(fā)放記錄1.使用部門應建立救助物資發(fā)放記錄臺賬，詳細記錄救助物資的發(fā)放時間、地點、對象、種類和數(shù)量等信息。2.救助物資發(fā)放記錄臺賬應定期進行核對和整理，確保記錄的真實性和完整性。六、使用管理（一）使用范圍救助物資應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。（二）使用監(jiān)督1.物資管理部門和監(jiān)督部門應加強對救助物資使用情況的監(jiān)督檢查，確保物資用于規(guī)定的救助對象和用途。2.使用部門應定期向物資管理部門和監(jiān)督部門報告救助物資的使用情況，接受監(jiān)督檢查。（三）使用反饋1.使用部門應及時收集救助對象對救助物資的使用反饋意見，對救助物資的質(zhì)量、適用性等方面存在的問題，應及時反饋給物資管理部門。2.物資管理部門應根據(jù)使用反饋意見，及時調(diào)整采購計劃和物資管理措施，提高救助物資的質(zhì)量和適用性。七、盤點清查（一）盤點計劃物資管理部門應定期制定救助物資盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法等。盤點計劃應報經(jīng)公司/組織領導審批后實施。（二）盤點實施1.物資管理部門應組織人員按照盤點計劃的要求，對救助物資進行實地盤點。盤點過程中，應認真核對物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，確保賬物相符。2.對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并進行處理。如發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況，應及時報告公司/組織領導，并按照規(guī)定進行相應的賬務處理。（三）盤點報告物資管理部門應根據(jù)盤點結果，編制盤點報告。盤點報告應包括盤點時間、范圍、方法、結果、存在的問題及處理建議等內(nèi)容。盤點報告應報經(jīng)公司/組織領導審批后存檔。八、報廢處理（一）報廢條件救助物資符合下列條件之一的，可以申請報廢處理：1.已超過規(guī)定使用年限且無法繼續(xù)使用的。2.因自然災害、意外事故等原因導致?lián)p壞無法修復的。3.因技術進步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰且無使用價值的。4.其他經(jīng)鑒定確實無法使用的。（二）報廢申請使用部門或物資管理部門應填寫救助物資報廢申請表，詳細說明報廢物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等，并附相關證明材料。報廢申請表應報經(jīng)公司/組織領導審批后實施。（三）報廢處理1.經(jīng)批準報廢的救助物資，物資管理部門應按照規(guī)定的程序進行處理。報廢物資可以采取拍賣、捐贈、銷毀等方式進行處理。2.報廢物資處理過程中，應做好記錄，確保處理工作的公開透明。處理收入應按照規(guī)定上繳公司/組織財務部門。九、檔案管理（一）檔案內(nèi)容救助物資管理檔案應包括以下內(nèi)容：1.采購合同、協(xié)議等相關文件。2.物資采購計劃、申請、審批文件。3.物資驗收報告、入庫登記表、出庫登記表等。4.救助物資發(fā)放記錄臺賬、發(fā)放方案等。5.物資盤點報告、報廢申請表等。6.其他與救助物資管理相關的文件、資料。（二）檔案保管物資管理部門應指定專人負責救助物資管理檔案的保管工作。檔案應分類存放，妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱因工作需要查閱救助物資管理檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)審批后按照規(guī)定的程序進行查閱。查閱檔案時，應做好記錄，不得擅自涂改、銷毀檔案。十、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應建立健全救助物資管理監(jiān)督檢查制度，定期對救助物資的采購、儲存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督部門應加強對救助物資管理工作的日常監(jiān)