新聞發(fā)布會——

公關(guān)的第一步2021年6月講師介紹李振環(huán)

廣東省廣告股份第一事業(yè)部 籌劃總監(jiān)

公關(guān)活動組組長案例：2006年-2021年 廣汽集團 北京、上海、廣州國際車展2021年 廣汽長豐 北京車展、地方巡展2021年 廣東省委宣傳部“感動廣東30年的人和事件評選活動〞新聞發(fā)布會2004年-2021年 濰柴動力 商務(wù)大會2004年-2005年 濰柴動力 全國客車大賽贊助活動2021年 廣東移動 業(yè)務(wù)新聞發(fā)布會2005年 廣東電信 第二屆中國中小企業(yè)博覽會暨中法中小企業(yè)博覽會2004年 廣東電信 寬帶極速之旅巡回展目錄從問題開始新聞發(fā)布會的根本原那么如何組織新聞發(fā)布會如何定義“成功〞新聞發(fā)布會對組織者的要求問題討論課后作業(yè)：寫篇新聞稿從問題開始公關(guān)及其內(nèi)涵是否要組織新聞發(fā)布會組織新聞發(fā)布會的思考路徑組織過程中應(yīng)該注意的問題對組織者的要求是否到達效果公關(guān)——公共關(guān)系及其內(nèi)涵公共關(guān)系分類新聞公關(guān)新聞公關(guān)也稱新聞行銷，即是以新聞報道的形式行產(chǎn)品或企業(yè)宣傳之目的，此乃屬形而上層次的高明行銷手段。同樣是將產(chǎn)品信息傳達給消費者，廣告的張揚與自夸，可能讓人不勝煩擾，而新聞公關(guān)的表現(xiàn)方式那么顯得客觀、公正，在不動聲息娓娓道來之余讓君自動入甕?？梢哉f，新聞公關(guān)是公共關(guān)系與營銷策略之間的一種巧妙組合。新聞公關(guān)的核心在于傳播。傳播目的在于張揚企業(yè)良性信息、提高企業(yè)知名度，最后到達促進產(chǎn)品銷售或塑造企業(yè)品牌的目的。出色的新聞公關(guān)有三個層面的應(yīng)用：思維創(chuàng)新、品牌傳播與事件營銷。不同層面的新聞公關(guān)應(yīng)用會有不同的效果。傳播案例——腦白金新聞公關(guān)的重要手段——新聞發(fā)布會新聞新聞公關(guān)重點：文字圖片視頻平媒電視臺電臺網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布會的幾個原那么思考路徑籌備現(xiàn)場總結(jié)工程籌劃預(yù)算及協(xié)議工程執(zhí)行布置彩排工程總結(jié)財務(wù)總結(jié)流程監(jiān)控人員接待人事件物品預(yù)算資源先搞清楚幾個問題清楚目標(biāo)明確類型或活動風(fēng)格核心傳播信息預(yù)算工程預(yù)期成立籌劃執(zhí)行小組籌劃執(zhí)行團隊架構(gòu)專業(yè)原那么專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。譬如重要嘉賓或政府官員邀請、媒體邀請及資料準(zhǔn)備、活動執(zhí)行等要有專門的小組來跟進。平衡原那么因事設(shè)組。根據(jù)具體的工作內(nèi)容和需求設(shè)置工作組，并盡量確保工作量的平衡。分工原那么分工應(yīng)該明確。職責(zé)要清楚，以防止互相推諉的現(xiàn)象，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確。扁平原那么在中型的活動中，不宜層級太多，以保證靈活機動。人員不要太多，精干、高效為要義籌備期活動籌劃：時間建議：盡量避開對傳播不利的時間段〔譬如兩會、世界杯等〕以及禁忌日，但也應(yīng)考慮一些可以借勢的時間〔如：517、春節(jié)、學(xué)生假期等〕盡量避開記者不能出席的時間點〔譬如周一上午、截稿或做版時間、競爭對手等〕地點建議：交通便利，方便嘉賓、記者尋找品位與風(fēng)格與企業(yè)、發(fā)布信息比較一致考慮實用性與經(jīng)濟性主題籌劃:主題應(yīng)出現(xiàn)在背景板中，傳播過程中也將被高頻率提到，應(yīng)以簡潔、上口為要，字數(shù)一般不宜太多，同時要盡量反映需傳遞的核心信息有兩種形式供選擇：直接出現(xiàn)“XXX發(fā)布會〞，如：康佳影像K08暨影像戰(zhàn)略發(fā)布會大主題＋正題，如：獨具“醬〞心全“心〞上市——亨氏美味源全新上市發(fā)布會籌備期活動籌劃：流程及活動形式籌劃流程：要確保順暢、緊湊，一般在1～2個小時內(nèi)結(jié)束。形式方面：除了念稿件，例行演示等環(huán)節(jié)外，可以做得活潑一些，尤其是會議的開幕。與品牌的風(fēng)格和需求一致，能起到氣氛渲染的作用。但要防止唱歌跳舞等跟發(fā)布信息不匹配的籌劃。現(xiàn)場布置設(shè)計與企業(yè)的風(fēng)格相一致要考慮安裝、預(yù)算等問題，不宜過于復(fù)雜，簡潔大氣、能反映主體信息確定出席人員：它的變化將直接影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，效勞發(fā)布內(nèi)容需要的原那么，選擇相關(guān)性強的人員參加。嘉賓：比方政府官員、行業(yè)協(xié)會、意見領(lǐng)袖、消費者代表、名人等媒體：根據(jù)發(fā)布內(nèi)容和發(fā)布需求選擇適宜的媒體，譬如是否邀請電視臺和電臺，新產(chǎn)品發(fā)布可以考慮邀請時尚媒體等籌備期活動籌劃：臨聘人員根據(jù)發(fā)布會要求建議適宜的臨聘人員，如主持人、表演團體、攝影攝像等確保建議的臨聘人員有檔期，并符合工程需求確保整個活動亮點突出表達對工程需求和事件的深刻理解和把握，包括但不限于場地建議、布置建議和流程建議等令參會人員印象深刻，甚至對傳播的核心信息起到一定的補充作用，譬如善于利用明星的MOTO發(fā)布，劃時代的微軟Vista時尚發(fā)布做好應(yīng)急預(yù)案〔如：天氣、時間等不可控因素對活動造成重大影響時〕價格預(yù)算劃分及協(xié)議管理好工程的期望值，明確執(zhí)行各方責(zé)任明確財務(wù)流程及預(yù)算管理一切實施過程中變動的事項，應(yīng)以書面文字形式對工程涉及各方進行確認，尤其是尚未渡過磨合期的工程涉及各方?；I備期工程執(zhí)行活動局部：制定工程推進方案，進行籌備小組分工，確定溝通例會制度強調(diào)時間管理，組織安排各階段的執(zhí)行進度，及時將理解的意圖貫徹落實明確小組的職責(zé)、匯報路線及機制文字資料準(zhǔn)備〔ForEvent〕嘉賓發(fā)言稿、現(xiàn)場演示資料主持人串詞流程表ActionPlan工程清單現(xiàn)場執(zhí)行流程人員聯(lián)系表物資表工程簡報文檔籌備期籌備期工程執(zhí)行媒體局部：名單擬定：在媒體已經(jīng)確認的情況下，注意邀請最利于報道的記者對有歷史經(jīng)驗的媒體進行詳細篩選，找到最利于報道的記者文字資料撰寫邀請函：以電子為主，視發(fā)布會規(guī)模和級別判斷是否提供信件稿件：深度稿、新聞稿、產(chǎn)品稿等背景資料準(zhǔn)備：企業(yè)簡介、重要嘉賓背景、發(fā)布內(nèi)容文字介紹及圖片、視頻等準(zhǔn)備問答提綱、專訪提綱及問答指引〔Q&A〕對外文字資料必須按不同工程統(tǒng)一形式，專業(yè)、標(biāo)準(zhǔn)、美觀準(zhǔn)備新聞資料夾：流程表、稿件、背景資料、企業(yè)手冊、產(chǎn)品單頁、光盤等準(zhǔn)備資料袋、小禮品、媒體交通費籌備期工程執(zhí)行媒體局部：媒體邀請：邀請、發(fā)送邀請函、跟進接收情況、落實出席情況，進行至少4輪邀請工作提早并持續(xù)追蹤出席情況，以便及時調(diào)整策略并與達成共識與媒體及時溝通發(fā)布的主要信息，特別是專訪或深度合作的媒體，但注意不要透露細節(jié)或者重大信息防止將新聞稿件提前泄露給某些記者，造成新聞的提前發(fā)布，務(wù)必為所有媒體創(chuàng)造平等公正的新聞環(huán)境注意與領(lǐng)導(dǎo)進行預(yù)溝通，充分了解公司內(nèi)決策層對此工程的預(yù)期如發(fā)布信息非常重要，可考慮提前安排公司領(lǐng)導(dǎo)與重要媒體進行會面，達成合作共識視情況準(zhǔn)備媒體應(yīng)急預(yù)案〔如：遇到競爭品牌在新聞發(fā)布會前的挑釁或破壞行為〕籌備期工程執(zhí)行嘉賓邀請協(xié)調(diào)公司內(nèi)相關(guān)負責(zé)方完成該項工作協(xié)助準(zhǔn)備正式的邀請函、相關(guān)背景資料財務(wù)局部：提前準(zhǔn)備預(yù)付款，保障供給鏈正常運轉(zhuǎn)；本錢預(yù)算：根據(jù)工程資金使用情況進行制定本錢預(yù)算，并在使用過程中注意控制費用，盡量不超過預(yù)算申請費用：提前3～4天申請給供給鏈的預(yù)算費用，并注意申請一局部不可預(yù)測費用，總額不超過現(xiàn)金申請局部的10％盡量使用?問題確認單?，針對合同外的額外效勞或突發(fā)問題等緊急情況，需由供給商在現(xiàn)場提出并加以確認，確認工作量如發(fā)生臨時需要支出的費用，在保障工程順利進行的前提下，向公司內(nèi)部工程總負責(zé)人提出申請現(xiàn)場執(zhí)行現(xiàn)場執(zhí)行會前最后落實：各項物資到位，如簽到物品、道具等現(xiàn)場最后檢查：燈光、音響、布置、工程組人員到位、第三方到位，人員著裝媒體接待：提前半小時提醒媒體到場資料發(fā)放：記者簽名，并發(fā)放資料袋〔包括PressKit、禮物等〕特定工作人員指引座位與問答環(huán)節(jié)的首位提問記者進行再確認和溝通嘉賓接待：安排適宜的人員到場地門口或簽到處迎接嘉賓提請簽名，安排禮儀人員幫助佩戴胸花、引導(dǎo)進入VIPRoom安排場地方提供效勞休息室內(nèi)應(yīng)有公司高層與供給商現(xiàn)場負責(zé)人在場，并由工程負責(zé)人或了解雙方的人員引薦介紹；如該VIP需要參與到流程中，那么需要提供VIPBriefingBook，并于活動前15分鐘PR公司高層對VIP作Briefing，提醒本卷須知，如流程安排、高層需要表現(xiàn)姿態(tài)、核心傳遞信息、記者關(guān)心的問題。如規(guī)格較高的活動，現(xiàn)場需安排攝影攝像進行拍攝會談場景現(xiàn)場執(zhí)行現(xiàn)場監(jiān)控合作方協(xié)調(diào)提醒、流程監(jiān)控：保持一個聲音：現(xiàn)場不能出現(xiàn)兩種聲音，混淆第三方視聽，造成現(xiàn)場混亂。如發(fā)生突發(fā)意外事件，一般應(yīng)由現(xiàn)場總指揮統(tǒng)一管理，現(xiàn)場總指揮可由PR公司和公關(guān)相關(guān)負責(zé)人員共同組成?，F(xiàn)場提問環(huán)節(jié)〔Q&A〕：提前安排首位提問的記者，控制第一個問題的調(diào)性提問時負責(zé)人員應(yīng)站在目標(biāo)記者的附近，適時提醒記者提問時間控制在20-30分鐘以內(nèi)，不宜太長，氣氛熱烈為宜。主持人要控制與活動無關(guān)的問題和負面問題，并提前5分鐘提示最后一個問題。專訪環(huán)節(jié)：控制專訪記者的人數(shù)；非提前邀請的記者如要求參加，應(yīng)迅速明確是否同意該記者參加；并應(yīng)了解臨時要求參加專訪的記者特性，一般不建議其參加，但也可以靈活處理，建議讓其旁聽；臨時要求專訪的記者，可提前5分鐘與其進行溝通，獲取其提問信息，同時由公關(guān)團隊負責(zé)人傳達觀點和意見；接受專訪的高層要明確需傳遞的核心信息；專訪由公關(guān)團隊人員控制現(xiàn)場，盡量防止負面信息，并適時結(jié)束專訪。現(xiàn)場執(zhí)行發(fā)布跟進第一時間將文字資料、圖片發(fā)給到會及未到會媒體發(fā)送ThankYouLetter或短信道謝搜集媒體反響，以獲取媒體對本次活動的意見調(diào)查內(nèi)容包括：對本次活動安排的意見和建議、喜歡的環(huán)節(jié)與局部、以后是否還有興趣參加同一類型的活動、有否進一步所需資料等等溝通新聞角度，并補充更多資料召開活動總結(jié)會外部：向供給商提出明確意見及建議，從而促進供給商時候補救或日后改進；內(nèi)部：就工程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題進行總結(jié)、回憶，分享經(jīng)驗確?？雎暑A(yù)防負面報道TIPS:提示板：通常為領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言專門準(zhǔn)備的視頻播放裝備；提案器：手持無線PPT翻頁及激光筆；話筒：演講臺最好準(zhǔn)備2個話筒，以備不時之需；墊腳：方便上臺發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)身高不同而保持同樣的視覺效果；對講機：保持對接通暢，臨時應(yīng)變快；一對舒適的軟底鞋；隨身物品注意交接給信任的人后再上臺致辭；后期財務(wù)總結(jié)內(nèi)部：本錢預(yù)算表、追加工程確認憑證、第三方費用支付外部：由供給商發(fā)送工程總體費用統(tǒng)計給工程負責(zé)人并獲得確認，獲得結(jié)算申請