提單簽發(fā)管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司提單簽發(fā)行為，確保提單簽發(fā)的準(zhǔn)確性、合法性和及時(shí)性，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，維護(hù)公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及提單簽發(fā)的所有部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)流程，包括但不限于銷售部門、貨代部門、船代部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、國際公約以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保提單簽發(fā)行為合法有效。2.準(zhǔn)確無誤原則提單信息必須準(zhǔn)確反映貨物的實(shí)際情況、運(yùn)輸條款等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的糾紛和損失。3.及時(shí)高效原則在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成提單簽發(fā)工作，保證貨物運(yùn)輸?shù)捻槙尺M(jìn)行，不影響客戶的正常業(yè)務(wù)安排。4.責(zé)任明確原則明確各部門及崗位在提單簽發(fā)過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，便于追溯和追究責(zé)任。二、提單的定義與分類（一）提單的定義提單是指用以證明海上貨物運(yùn)輸合同和貨物已經(jīng)由承運(yùn)人接收或者裝船，以及承運(yùn)人保證據(jù)以交付貨物的單證。（二）提單的分類1.記名提單指在提單上收貨人欄內(nèi)具體填寫特定的收貨人名稱的提單。記名提單只能由提單上所指定的收貨人提貨，不得轉(zhuǎn)讓。2.指示提單指在提單上收貨人欄內(nèi)填寫“憑指示”（Toorder）或“憑某人指示”（Toorderof...）字樣的提單。指示提單經(jīng)過背書可以轉(zhuǎn)讓，通常為國際貿(mào)易中廣泛使用。3.不記名提單指在提單上收貨人欄內(nèi)不填寫具體的收貨人名稱，只填寫“交與持票人”（Tobearer）字樣的提單。不記名提單無需背書即可轉(zhuǎn)讓，風(fēng)險(xiǎn)較大，在國際貿(mào)易中使用較少。三、提單簽發(fā)流程（一）業(yè)務(wù)受理1.銷售部門收到客戶的訂艙委托后，對客戶的要求進(jìn)行審核，確保訂艙信息清晰、準(zhǔn)確、完整。審核內(nèi)容包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、裝卸港、運(yùn)輸條款、交貨期等。2.銷售部門將審核通過的訂艙信息傳遞給貨代部門，并與貨代部門溝通確認(rèn)運(yùn)輸細(xì)節(jié)，如船期、船名、航次等。（二）貨代操作1.貨代部門根據(jù)銷售部門提供的訂艙信息，向船代部門訂艙。在訂艙過程中，貨代部門應(yīng)確保提供的信息與銷售部門審核后的信息一致，并按照船代部門的要求填寫訂艙單。2.船代部門接受訂艙后，向貨代部門發(fā)放訂艙確認(rèn)書，確認(rèn)訂艙成功，并提供船名、航次、提單號等相關(guān)信息。3.貨代部門根據(jù)船代部門提供的信息，制作提單草本。提單草本應(yīng)包含貨物信息、運(yùn)輸條款、收貨人信息等內(nèi)容，并確保信息準(zhǔn)確無誤。（三）提單審核1.貨代部門將制作好的提單草本提交給銷售部門進(jìn)行審核。銷售部門審核的重點(diǎn)包括貨物信息、收貨人信息、運(yùn)輸條款等是否符合客戶要求，以及提單草本的格式是否規(guī)范。2.銷售部門審核通過后，將提單草本提交給財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核的重點(diǎn)包括運(yùn)費(fèi)支付情況、費(fèi)用明細(xì)等，確保公司的利益得到保障。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，將提單草本提交給公司管理層進(jìn)行最終審核。公司管理層審核的重點(diǎn)包括業(yè)務(wù)的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)評估等，確保提單簽發(fā)符合公司的整體利益和戰(zhàn)略要求。（四）提單簽發(fā)1.經(jīng)公司管理層審核通過后，貨代部門根據(jù)最終確定的提單草本，在提單簽發(fā)系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，并生成正式提單。2.貨代部門在正式提單上加蓋公司提單專用章，并由授權(quán)簽字人簽字確認(rèn)。簽字人應(yīng)確保簽字的真實(shí)性和有效性。3.貨代部門將簽發(fā)好的提單副本留存歸檔，并按照客戶要求將正本提單交付給客戶或其指定的代理人。（五）提單更改與補(bǔ)發(fā)1.如果客戶需要對提單信息進(jìn)行更改，應(yīng)及時(shí)向銷售部門提出申請。銷售部門審核通過后，將更改申請傳遞給貨代部門。2.貨代部門根據(jù)更改申請，在提單簽發(fā)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的修改，并重新生成提單。修改后的提單應(yīng)再次經(jīng)過審核流程，確保信息準(zhǔn)確無誤后進(jìn)行簽發(fā)。3.如果提單正本遺失或損壞，客戶應(yīng)向銷售部門提出補(bǔ)發(fā)申請。銷售部門審核通過后，將補(bǔ)發(fā)申請傳遞給貨代部門。貨代部門在確認(rèn)提單正本確實(shí)遺失或損壞后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行補(bǔ)發(fā)，并在提單上注明“補(bǔ)發(fā)”字樣。四、提單簽發(fā)的職責(zé)分工（一）銷售部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收客戶的訂艙委托，并對訂艙信息進(jìn)行審核。2.與貨代部門溝通確認(rèn)運(yùn)輸細(xì)節(jié)，確保訂艙信息準(zhǔn)確無誤。3.審核提單草本，確保貨物信息、收貨人信息、運(yùn)輸條款等符合客戶要求。4.協(xié)調(diào)客戶與貨代部門之間的溝通，及時(shí)解決提單簽發(fā)過程中出現(xiàn)的問題。（二）貨代部門職責(zé)1.根據(jù)銷售部門提供的訂艙信息，向船代部門訂艙。2.制作提單草本，并確保提單草本信息準(zhǔn)確無誤。3.將提單草本提交給銷售部門、財(cái)務(wù)部門和公司管理層進(jìn)行審核。4.根據(jù)審核意見對提單草本進(jìn)行修改，生成正式提單，并在提單上加蓋公司提單專用章，由授權(quán)簽字人簽字確認(rèn)。5.將簽發(fā)好的提單副本留存歸檔，并按照客戶要求將正本提單交付給客戶或其指定的代理人。6.負(fù)責(zé)處理提單更改與補(bǔ)發(fā)等相關(guān)事宜。（三）船代部門職責(zé)1.接受貨代部門的訂艙申請，審核訂艙信息，并發(fā)放訂艙確認(rèn)書。2.協(xié)助貨代部門辦理貨物的報(bào)關(guān)、報(bào)檢等手續(xù)。3.提供船舶動(dòng)態(tài)信息，確保貨物按時(shí)裝船。4.與貨代部門溝通協(xié)調(diào)提單簽發(fā)過程中的相關(guān)事宜，確保提單簽發(fā)工作順利進(jìn)行。（四）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核提單草本中的運(yùn)費(fèi)支付情況、費(fèi)用明細(xì)等，確保公司的利益得到保障。2.監(jiān)督貨代部門按照公司規(guī)定收取運(yùn)費(fèi)，并及時(shí)核對運(yùn)費(fèi)到賬情況。3.對提單簽發(fā)過程中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和控制，提出防范措施和建議。（五）公司管理層職責(zé)1.對提單簽發(fā)工作進(jìn)行全面管理和監(jiān)督，確保提單簽發(fā)符合公司的整體利益和戰(zhàn)略要求。2.審核提單草本，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)評估等方面，做出最終決策。3.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決提單簽發(fā)過程中出現(xiàn)的重大問題。五、提單簽發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)控制（一）法律風(fēng)險(xiǎn)1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、國際公約以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保提單簽發(fā)行為合法有效。加強(qiáng)對相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高員工的法律意識和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。2.在提單條款的制定和審核過程中，充分考慮法律風(fēng)險(xiǎn)，避免因條款不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。如有必要，可咨詢專業(yè)律師的意見。（二）信息風(fēng)險(xiǎn)1.建立完善的信息管理制度，確保提單信息的準(zhǔn)確性、完整性和保密性。加強(qiáng)對信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，防止信息泄露和錯(cuò)誤。2.在提單簽發(fā)過程中，對貨物信息、運(yùn)輸條款、收貨人信息等進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的糾紛和損失。（三）操作風(fēng)險(xiǎn)1.制定詳細(xì)的提單簽發(fā)操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任。加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)和考核，確保員工熟悉操作流程，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作。2.建立健全的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，對提單簽發(fā)過程進(jìn)行全程監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正操作中的問題。定期對操作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和總結(jié)，不斷完善操作流程和規(guī)范。（四）信用風(fēng)險(xiǎn)1.對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和管理，建立客戶信用檔案。在提單簽發(fā)前，確?？蛻艟邆淞己玫男庞糜涗?，避免因客戶信用問題導(dǎo)致的貨款回收困難。2.加強(qiáng)與客戶的溝通和合作，及時(shí)了解客戶的經(jīng)營狀況和財(cái)務(wù)狀況，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)采取措施，降低信用風(fēng)險(xiǎn)。六、提單簽發(fā)的檔案管理（一）檔案范圍提單簽發(fā)過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括訂艙委托、訂艙確認(rèn)書、提單草本、提單副本、提單更改申請、提單補(bǔ)發(fā)申請等。（二）檔案整理1.按照時(shí)間順序和業(yè)務(wù)類型對檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并建立檔案索引，便于查詢和管理。（三）檔案存儲1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，確保檔案資料的安全保存。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號進(jìn)行排列，便于查找和借閱。（四）檔案借閱1.建立檔案借閱制度，明確借閱流程和審批權(quán)限。借閱人需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱檔案。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。3.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案