底圖歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司底圖的規(guī)范化管理，確保底圖的完整性、準確性和可追溯性，提高底圖的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類業(yè)務活動中產(chǎn)生的底圖歸檔管理，包括但不限于產(chǎn)品設計圖紙、工程圖紙、技術文件附圖等。（三）基本原則1.真實性原則：底圖應如實反映業(yè)務活動的實際情況，確保其內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：對業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類底圖進行全面收集、整理，保證歸檔底圖的完整性。3.準確性原則：底圖的繪制、標注等應準確無誤，符合相關標準和規(guī)范。4.規(guī)范性原則：底圖的歸檔管理應遵循統(tǒng)一的標準和流程，確保管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對于涉及公司機密的底圖，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善底圖歸檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導和協(xié)助各部門做好底圖的收集、整理、分類、編號等工作。負責底圖的集中保管，建立底圖檔案庫，確保底圖的安全存儲。負責底圖的檢索、借閱、歸還等日常管理工作，為公司各部門提供底圖利用服務。2.業(yè)務部門負責本部門業(yè)務活動中產(chǎn)生底圖的及時收集、整理，并按照檔案管理部門的要求進行初步分類和編號。負責向檔案管理部門移交符合歸檔要求的底圖，并配合檔案管理部門做好底圖的審核、清點等工作。負責提出底圖的利用需求，按照規(guī)定辦理底圖的借閱手續(xù)，確保底圖的安全使用，并及時歸還。3.質量管理部門負責對底圖的質量進行監(jiān)督檢查，確保底圖符合相關標準和規(guī)范。參與底圖歸檔管理過程中的質量問題處理，提出改進建議。4.信息技術部門負責為底圖歸檔管理提供信息化技術支持，建立底圖電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)底圖的數(shù)字化存儲、檢索和利用。保障底圖電子檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，做好數(shù)據(jù)備份和安全防護工作。二、底圖的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)品設計過程中形成的各類設計圖紙、草圖、效果圖等。2.工程建設項目中的規(guī)劃圖、施工圖、竣工圖等。3.技術研發(fā)、工藝改進等活動中產(chǎn)生的技術文件附圖。4.其他與公司業(yè)務相關的底圖。（二）收集要求1.業(yè)務部門應明確專人負責底圖的收集工作，確保底圖產(chǎn)生后及時收集，不得遺漏。2.收集的底圖應內(nèi)容完整、清晰，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子底圖，應確保其格式正確、存儲完整，且與紙質底圖內(nèi)容一致。（三）整理方法1.分類根據(jù)底圖的專業(yè)領域、項目類型等進行分類，如機械設計類、建筑工程類、電子技術類等。在每一大類下，可進一步細分小類，如機械設計類可分為零部件圖、裝配圖等。2.編號底圖編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號規(guī)則應保持相對穩(wěn)定，避免頻繁變動。編號可采用字母、數(shù)字相結合的方式，如“JXSJ001”表示機械設計類第1份底圖。3.編目編制底圖目錄，詳細記錄底圖的編號、名稱、日期、來源、密級等信息。底圖目錄應一式兩份，一份隨底圖一同歸檔，一份單獨保存，便于檢索。三、底圖的審核與歸檔（一）審核內(nèi)容1.底圖的內(nèi)容是否完整、準確，是否符合相關標準和規(guī)范。2.底圖的簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全。3.底圖的編號、分類是否正確。（二）審核流程1.業(yè)務部門完成底圖的初步整理后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門組織質量管理部門等相關人員對底圖進行審核。3.審核人員對底圖進行逐一檢查，提出審核意見。對于不符合要求的底圖，及時反饋給業(yè)務部門進行整改。4.業(yè)務部門整改完成后，再次提交審核，直至底圖符合要求。（三）歸檔要求1.審核通過的底圖應按照分類、編號順序進行裝訂或裝盒，并填寫歸檔清單。2.紙質底圖應采用耐久性好的紙張，字跡應清晰、工整，不得使用易褪色的書寫材料。3.電子底圖應按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行存儲，并與紙質底圖建立對應關系。4.底圖歸檔時，應編制歸檔說明，簡要介紹底圖的形成過程、主要內(nèi)容等。（四）歸檔流程1.業(yè)務部門將審核通過的底圖及相關材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的底圖進行清點、核對，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔底圖存放入底圖檔案庫，并在底圖目錄和電子檔案管理系統(tǒng)中更新相關信息。四、底圖的保管（一）保管環(huán)境1.底圖檔案庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.底圖檔案庫應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保底圖的安全存儲。（二）保管方式1.紙質底圖應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子底圖應進行定期備份，存儲在多種存儲介質上，并分別存放于不同地點。同時，應對電子底圖進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.對于重要的底圖，應采取特殊的保管措施，如單獨存放、專人保管等。（三）保管期限1.底圖的保管期限應根據(jù)其重要性和使用頻率等因素確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限為15年，中期保管期限為510年，長期保管期限為10年以上。3.具體保管期限可參照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，也可根據(jù)公司實際情況進行調整。（四）定期檢查1.檔案管理部門應定期對底圖檔案庫進行檢查，檢查內(nèi)容包括底圖的存儲狀況、保管環(huán)境等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復損壞的底圖、調整保管環(huán)境等。3.定期檢查記錄應詳細保存，作為底圖保管工作的重要資料。五、底圖的利用（一）利用申請1.公司各部門因工作需要利用底圖時，應填寫底圖利用申請表，注明利用目的、底圖編號、名稱等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交至檔案管理部門。（二）利用審批1.檔案管理部門對利用申請表進行審核，根據(jù)底圖的密級、保管期限等情況進行審批。2.對于涉及公司機密的底圖，需經(jīng)公司保密管理部門批準后方可利用。3.審批通過后，檔案管理部門向利用部門發(fā)放底圖利用通知單。（三）利用方式1.利用部門可根據(jù)利用通知單到檔案管理部門查閱、借閱底圖。2.查閱底圖時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將底圖帶出。3.借閱底圖時，應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還，如需延期，應辦理延期手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理部門應對底圖的利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用部門、利用人、底圖編號、名稱等信息。2.利用登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計。（五）歸還要求1.借閱的底圖歸還時，檔案管理部門應進行認真檢查，確保底圖完整無損、無缺頁、無涂改等情況。2.如發(fā)現(xiàn)底圖有損壞或丟失，利用部門應及時報告，并按照規(guī)定進行賠償。六、底圖的鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)1.底圖的保管期限已滿，且已失去利用價值。2.底圖所涉及的業(yè)務活動已結束，且不再需要保留。3.底圖因損壞、變質等原因無法繼續(xù)使用。（二）鑒定流程1.檔案管理部門定期對底圖進行清理，提出需要鑒定的底圖清單。2.組織相關部門人員組成鑒定小組，對需要鑒定的底圖進行逐一審核。3.鑒定小組根據(jù)鑒定依據(jù)，對底圖的價值進行評估，提出鑒定意見。4.對于確定需要銷毀的底圖，編制底圖銷毀清單。（三）銷毀審批1.底圖銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司分管領導批準。2.對于涉及公司機密的底圖，銷毀前需經(jīng)公司保密管理部門確認。（四）銷毀方式1.紙質底圖應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保信息無法恢復。2.電子底圖應進行徹底刪除，并對存儲介質進行格式化處理。3.銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息