境外發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司境外業(yè)務發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及保管等行為，防范稅務風險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在境外開展業(yè)務涉及的各類發(fā)票管理活動，包括但不限于與境外供應商交易取得的發(fā)票、向境外客戶開具的發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)以及境外當?shù)囟愂辗ㄒ?guī)，確保發(fā)票管理活動合法有效。2.真實性原則發(fā)票內(nèi)容必須真實反映經(jīng)濟業(yè)務實際發(fā)生情況，不得虛開發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票應包含所有必要信息，確保信息完整、準確，便于財務核算和稅務處理。4.及時性原則及時開具、取得發(fā)票，并按照規(guī)定進行妥善保管和處理，避免因發(fā)票管理不及時導致的稅務風險。二、發(fā)票的開具（一）開具要求1.向境外客戶開具發(fā)票時，應確保發(fā)票內(nèi)容符合境外客戶所在國家或地區(qū)的稅法要求及財務規(guī)定。發(fā)票應清晰注明交易雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，商品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等詳細信息。2.發(fā)票開具語言應根據(jù)境外客戶要求或交易習慣確定，一般優(yōu)先使用英文或當?shù)赝ㄓ谜Z言。若使用中文開具，應同時提供對應的英文或當?shù)卣Z言翻譯件。3.發(fā)票格式應符合公司財務制度及境外相關法規(guī)要求，確保發(fā)票具備合法有效的形式。（二）開具流程1.業(yè)務部門在與境外客戶達成交易并確定開票信息后，填寫發(fā)票開具申請單，詳細注明業(yè)務內(nèi)容、金額、客戶信息等，并提交至財務部門。2.財務部門收到發(fā)票開具申請單后，對開票信息進行審核，確保信息準確無誤。審核通過后，按照規(guī)定的發(fā)票格式和內(nèi)容進行開具。3.發(fā)票開具完成后，財務部門應及時將發(fā)票交付給業(yè)務部門，由業(yè)務部門負責傳遞給境外客戶。交付方式可根據(jù)實際情況選擇郵寄、電子傳輸?shù)龋璐_保發(fā)票能夠安全、及時送達客戶。（三）特殊情況處理1.若境外客戶要求開具特殊類型的發(fā)票，如稅務發(fā)票、商業(yè)發(fā)票等，業(yè)務部門應及時與財務部門溝通，了解相關要求，并按照規(guī)定辦理。2.對于退貨、折讓等情況，需要開具紅字發(fā)票的，應按照國家稅務總局及境外當?shù)囟悇諜C關的規(guī)定執(zhí)行。業(yè)務部門應填寫紅字發(fā)票開具申請單，說明原因及金額等信息，經(jīng)財務部門審核后開具紅字發(fā)票。三、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司從境外供應商取得發(fā)票時，應確保發(fā)票的真實性、合法性和完整性。發(fā)票應具備供應商的名稱、地址、聯(lián)系方式，交易商品或服務的詳細描述、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，且必須符合境外當?shù)囟惙ㄒ?guī)定的有效形式。2.對于涉及進口業(yè)務的發(fā)票，還應包括海關報關單、提單等相關單據(jù)，以證明交易的真實性和貨物的流轉(zhuǎn)情況。3.取得的發(fā)票應使用中文或英文記錄，若發(fā)票為其他語言，應同時提供對應的中文或英文翻譯件。（二）取得流程1.業(yè)務部門在與境外供應商進行交易時，應明確要求供應商按照規(guī)定開具發(fā)票，并及時將發(fā)票相關信息傳遞給財務部門。2.財務部門收到業(yè)務部門傳遞的發(fā)票信息后，對發(fā)票進行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否完整、準確，發(fā)票內(nèi)容是否與交易合同一致。3.對于重要業(yè)務或金額較大的發(fā)票，財務部門可安排專人進行實地核實或委托專業(yè)機構(gòu)進行審核，確保發(fā)票的真實性和合法性。4.審核通過的發(fā)票，財務部門按照公司財務制度進行入賬處理；審核不通過的發(fā)票，應及時與業(yè)務部門溝通，要求供應商重新開具或補充相關證明材料。（三）發(fā)票認證與抵扣1.對于符合國內(nèi)增值稅抵扣規(guī)定的境外發(fā)票，財務部門應按照國家稅務總局的相關規(guī)定進行認證和抵扣操作。認證方式可通過增值稅發(fā)票綜合服務平臺或其他指定渠道進行。2.在進行發(fā)票認證時，應確保發(fā)票信息準確無誤，認證期限應符合規(guī)定要求。對于因特殊原因未能及時認證的發(fā)票，應按照規(guī)定辦理延期認證手續(xù)。3.認證通過的境外發(fā)票，可按照規(guī)定計算進項稅額進行抵扣，但需注意相關稅務政策的變化及適用條件。四、發(fā)票的使用（一）使用范圍境外發(fā)票僅用于公司境外業(yè)務的財務核算、稅務處理及相關業(yè)務證明，不得挪作他用。（二）入賬要求1.取得的境外發(fā)票應按照公司財務制度及時入賬，作為記賬憑證的附件。入賬時，應確保發(fā)票信息與記賬憑證一致，且符合會計核算的相關規(guī)定。2.向境外客戶開具的發(fā)票，業(yè)務部門應及時跟蹤客戶的使用情況，并將相關信息反饋給財務部門。財務部門應根據(jù)發(fā)票開具情況進行相應的賬務處理，確保收入確認的準確性和及時性。（三）稅務處理1.公司應按照國家稅收法律法規(guī)及境外當?shù)囟惙ㄒ?guī)定，正確計算并繳納與境外發(fā)票相關的各項稅費。在進行稅務申報時，應如實提供境外發(fā)票及相關業(yè)務資料，確保稅務申報數(shù)據(jù)的真實性和準確性。2.對于涉及跨境稅收協(xié)定的業(yè)務，應按照協(xié)定規(guī)定享受相關稅收優(yōu)惠政策，并按照要求辦理備案或?qū)徟掷m(xù)。五、發(fā)票的保管（一）保管期限境外發(fā)票的保管期限應按照國家檔案管理規(guī)定及公司財務制度執(zhí)行，一般為自交易完成之日起[X]年。（二）保管方式1.財務部門應設立專門的境外發(fā)票檔案庫，對發(fā)票進行分類、編號、裝訂成冊，并妥善保管。發(fā)票檔案應包括發(fā)票原件、復印件、相關業(yè)務合同、報關單、提單等資料。2.對于電子發(fā)票，應按照規(guī)定進行電子存檔，并確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案應具備備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.發(fā)票保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保發(fā)票的安全保存。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱境外發(fā)票檔案時，應填寫查閱申請表，經(jīng)財務部門負責人批準后，在指定地點查閱。查閱過程中不得擅自涂改、損毀發(fā)票原件。2.因特殊情況需要借閱境外發(fā)票檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)財務部門負責人及公司分管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還發(fā)票檔案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務部門應定期對境外發(fā)票管理情況進行自查，檢查發(fā)票的開具、取得、使用及保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關法律法規(guī)的要求。2.內(nèi)部審計部門應不定期對境外發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，重點檢查發(fā)票管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，發(fā)票使用的合規(guī)性及稅務處理的準確性等。（二）外部檢查1.積極配合國家稅務機關、海關等相關部門對公司境外發(fā)票管理情況的檢查，如實提供相關資料和信息。2.對于稅務機關等部門提出的整改意見，應及時組織整改，確保公司境外發(fā)票管理活動符合法律法規(guī)要求。七、罰則（一）對違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應的處罰：1.對于未按照規(guī)定開具、取得發(fā)票的，責令限期改正，并處以[X]元以上[X]元以下的罰款；情節(jié)嚴重的，依法追究相關人員的法律責任。2.對于虛開發(fā)票、偽造發(fā)票等違法行為，將依法移送司法機關處理，追究刑事責任。3.因發(fā)票管理不善導致公司遭受稅務損失或其他經(jīng)濟損失的，相