小額費用管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司小額費用的管理，規(guī)范費用支出行為，提高資金使用效益，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬分支機構發(fā)生的小額費用支出管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保費用支出合法合規(guī)。2.合理性原則：費用支出應與公司業(yè)務實際需求相符，具有合理的必要性和經濟性。3.審批性原則：所有小額費用支出均需按照規(guī)定的審批流程進行審批，未經審批不得支出。4.真實性原則：費用報銷憑證必須真實、合法、有效，嚴禁虛假報銷。二、小額費用的界定（一）定義小額費用是指公司在日常經營活動中發(fā)生的，單筆金額較小的各類費用支出，具體標準根據公司實際情況確定。（二）具體范圍1.辦公費：包括文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾等辦公用品的購置費用。2.差旅費：市內因公出差發(fā)生的交通費用、誤餐補貼等。3.業(yè)務招待費：因業(yè)務需要發(fā)生的招待客戶的餐飲、禮品等費用，但應嚴格控制標準。4.通訊費：員工因工作需要發(fā)生的手機話費、網絡費用等。5.運輸費：市內因公運輸貨物等發(fā)生的費用。6.水電費：公司辦公場所發(fā)生的水電費用。7.其他小額費用：經公司認定的其他符合小額費用標準的支出。三、費用審批流程（一）費用申請1.員工因工作需要發(fā)生小額費用支出時，應填寫《小額費用申請表》，詳細注明費用發(fā)生的事由、金額、預計支付時間等信息，并附上相關證明材料（如發(fā)票、合同等）。2.《小額費用申請表》應按照公司內部管理權限，依次由部門負責人、分管領導進行審批。（二）費用報銷1.費用支出完成后，員工應在規(guī)定時間內（一般為費用發(fā)生后的[X]個工作日內），將填寫完整的《費用報銷單》及相關原始憑證一并提交至財務部門。2.《費用報銷單》應與《小額費用申請表》內容一致，且各項信息準確無誤。財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核。3.審核通過后，財務部門根據公司資金狀況安排付款，并在報銷憑證上加蓋“已報銷”印章。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要預先支付小額費用的，員工可先填寫《小額費用預支申請表》，經相關領導審批后，到財務部門辦理借款手續(xù)。預支費用應在規(guī)定時間內及時報銷沖賬。2.對于跨部門發(fā)生的小額費用，由主要受益部門負責申請和報銷，并在申請表中注明相關情況。四、費用標準及控制（一）辦公費1.辦公用品應根據實際需求合理采購，實行集中采購與分散采購相結合的方式。對于常用辦公用品，應建立庫存管理制度，定期盤點，確保賬實相符。2.辦公用品采購應選擇具有良好信譽的供應商，確保產品質量。采購價格應通過市場調研等方式進行比較，在保證質量的前提下，盡量降低采購成本。3.各部門應嚴格控制辦公費支出，不得隨意超支。對于超出預算的辦公費支出，需經特殊審批流程后方可報銷。（二）差旅費1.市內因公出差交通費用應優(yōu)先選擇公共交通方式，如因特殊情況需要乘坐出租車的，應提前向部門負責人說明原因并獲得批準。2.誤餐補貼標準應按照公司規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高補貼標準。員工應如實填寫出差天數(shù)及誤餐情況，不得虛報冒領。3.差旅費報銷應嚴格按照公司差旅費管理辦法的相關規(guī)定執(zhí)行，嚴禁借出差之名進行旅游等非公務活動。（三）業(yè)務招待費1.業(yè)務招待應遵循必要性、適度性原則，嚴格控制招待標準。招待費用應與業(yè)務活動的實際需要相匹配，不得鋪張浪費。2.招待客戶的餐飲費用應在公司指定的合作餐廳進行，特殊情況需在其他餐廳招待的，應提前向分管領導報備。3.業(yè)務招待費報銷時，應詳細注明招待對象、事由、人數(shù)等信息，并附上菜單、發(fā)票等相關憑證。嚴禁以業(yè)務招待費名義報銷其他無關費用。（四）通訊費1.員工通訊費補貼標準應按照公司規(guī)定執(zhí)行，根據不同崗位和工作需要確定補貼額度。2.員工應提供真實有效的通訊費用發(fā)票進行報銷，報銷金額不得超過補貼標準。對于超出補貼標準的部分，由員工自行承擔。3.如員工因工作需要更換手機號碼或通訊套餐，應及時向財務部門報備，以便調整通訊費補貼。（五）運輸費1.市內因公運輸貨物應選擇正規(guī)的運輸公司，并簽訂運輸合同或協(xié)議，明確雙方的權利和義務。2.運輸費用應根據實際運輸里程、貨物重量等因素合理計算，確保費用支出合理。3.運輸費報銷時，應附上運輸發(fā)票、運輸清單等相關憑證，確保費用支出真實、準確。（六）水電費1.公司應加強水電費管理，安裝計量設備，定期抄表核算，確保水電費支出準確無誤。2.水電費繳費應及時，避免因欠費產生滯納金等額外費用。對于水電費異常波動情況，應及時查明原因并采取相應措施。3.各部門應注意節(jié)約水電資源，養(yǎng)成隨手關燈、關水龍頭等良好習慣，共同降低公司水電費成本。五、費用報銷憑證要求（一）發(fā)票要求1.報銷發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票內容應真實、完整、準確，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務內容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務部門有權不予報銷。3.發(fā)票如有涂改、刮擦、挖補等情況，應要求開票方重新開具發(fā)票。（二）其他憑證要求1.除發(fā)票外，報銷還可能需要提供其他相關憑證，如合同、協(xié)議、清單、審批文件等。這些憑證應與發(fā)票內容相互印證，證明費用支出的真實性和合理性。2.自制憑證應格式規(guī)范、內容完整，并有相關人員簽字確認。例如，差旅費報銷單、費用報銷單等自制憑證，應按照規(guī)定填寫各項信息，不得遺漏或錯誤填寫。3.所有報銷憑證應粘貼整齊、牢固，便于審核和查閱。粘貼時應按照憑證大小和類別進行分類粘貼，同類憑證應粘貼在一起，并注明張數(shù)和金額。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對小額費用支出情況進行審計檢查，重點審查費用支出的合規(guī)性、合理性、真實性以及審批流程的執(zhí)行情況。2.審計部門有權調閱相關憑證、文件等資料，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務部門監(jiān)督1.財務部門應加強對小額費用報銷的日常審核工作，嚴格把關報銷憑證的真實性、合法性、完整性。對不符合規(guī)定的報銷申請，應及時退回并說明原因。2.財務部門應定期對小額費用支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)費用支出中的異常情況，并向公司領導匯報。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的費用支出行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處理。情節(jié)較輕的，責令改正，追回違規(guī)支出的費用；情節(jié)嚴重的，將對相關責任人進行通報批評、扣發(fā)績效獎金等處罰；構成違法違紀的，將依法追究法律責任。2.員工如發(fā)現(xiàn)其他員工有違