PAGEPAGE3一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格,內(nèi)容基本相同的填在一行中。序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性國(guó)外一般性國(guó)內(nèi)企業(yè)(含外企）1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。2文書制作復(fù)印資料。打印文稿及表格。3文書處理在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4檔案管理檔案管理。5會(huì)議組織安排會(huì)議事務(wù),并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6調(diào)查研究協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7信息資料準(zhǔn)備好公司要公開的資料;替上司收集演講或報(bào)告的資料;整理并組織好粗略的資料。收集及整理各種信息。8信訪工作替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。

接待賓客和員工的來訪。9接待工作接待來訪賓客;替公司賓客訂飯店的房間、訂機(jī)位、發(fā)電報(bào)、打電話。10協(xié)調(diào)工作以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11督查工作督導(dǎo)一般職員或速記員。12日程安排替上司定約會(huì)并做好記錄;為上司安排旅行或考察。13日常事務(wù)閱讀并分類信件;自動(dòng)處理例行的事務(wù);替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。通訊事務(wù)、電話;照料上司身邊的瑣事。14辦公室管理辦公室環(huán)境的布置和整理;保管辦公室設(shè)備及用品。15其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以速記記下上司交待的事項(xiàng);執(zhí)行上司留在錄音機(jī)中的吩咐。執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)。16替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17

外出辦事,如銀行、郵局等。18

三、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟,相互關(guān)系如何?1.請(qǐng)示方法和報(bào)告方法;2.計(jì)劃方法和總結(jié)方法;3.受意方法;4.傳達(dá)方法;5.進(jìn)言方法;6.變通方法和擋駕方法;7.分工方法與合作方法。才開始工作時(shí),我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員.有一天,總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介,內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí),我沒有經(jīng)驗(yàn),沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點(diǎn);事后,又怕顯得自己沒有能力,而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理.只好憑自己大腦中的記憶寫,結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根本就不行。后來,我再次向總經(jīng)理詢問,并備好了記錄本做好了記錄,根據(jù)總經(jīng)理的授意,才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。

從這個(gè)事情中,我體會(huì)到了在受意時(shí),做好記錄的重要性。一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。異:1.打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼;接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。二,怎么做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?(1)文秘人員在說了迎接詞,對(duì)方發(fā)出聲音之后,就能訊速辨聽出對(duì)方,這應(yīng)是一種專業(yè)技巧。(2)除了分辨聲音之外,文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐?新上任的文秘人員尤其要在這方面下工夫。(3)來電者尋找你的上司,應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來電目的,然后再通報(bào)上司。（4）有時(shí)候上司過于繁忙,要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”,以應(yīng)付那些上司不想接待的人;或請(qǐng)對(duì)方留下口信,待上司作選擇性的回復(fù)。(5)應(yīng)鑒別來電者的問題,根據(jù)對(duì)方的身份和來電目的分別處理,聰明地轉(zhuǎn)接電話,把來電轉(zhuǎn)接給真正處理該事情的人.(6)文秘人員經(jīng)常會(huì)接到推銷等電話,要完全避開這些電話是不可能的。對(duì)這些電話也要有禮貌的回絕。（7）文秘人員對(duì)待投訴電話要有禮貌,有責(zé)任心。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1)文秘人員把需要上司親自處理的信件先保存下來,并通知發(fā)信人已收到,告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)。(2)上司指明在他不在時(shí)把收到的郵件傳送某個(gè)部門或人員處理.文秘人員應(yīng)制作簽收單,要求收到人員簽名,并注明時(shí)間.(3)上司授權(quán)文秘人員處理一些應(yīng)由他處理的郵件。文秘人員應(yīng)在全面掌握情況的基礎(chǔ)上慎重辦理。(4）如果郵件很多,文秘人員還可以制作郵件摘要表。（5)如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話,文秘人員應(yīng)該把需要上司處理的每封信的內(nèi)容大致記錄一下,這樣文秘人員就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)。(6)如果上司在臨走時(shí)留下通訊地址和電話.文秘人員在處理郵件遇到棘手的事情,應(yīng)及時(shí)向上司請(qǐng)示。（7）把寄給上司郵包連續(xù)編號(hào),這樣就會(huì)知道你寄的郵包是否全部到齊了。如果上司經(jīng)常換地方,在郵包上編號(hào)尤為重要。（8）文秘人員也可以把積壓的信件分別放入紙袋,標(biāo)上“需要簽字的信件"、“需要您處理的信件"、“需要讀的信件"、“報(bào)告"、“一般閱讀材料"。2．上司繁忙時(shí)——"真對(duì)不起,某某(上司)現(xiàn)在正忙,放不下手邊的事。您看這樣好不好,改日再與您聯(lián)系,實(shí)在麻煩您,很抱歉."3.上司即將外出時(shí)——"對(duì)不起,某某先生（上司）,已經(jīng)安排好有事外出,現(xiàn)在正忙著,沒法與您見面。我們上司說讓你白跑一趟,真是不好意思,能否由我轉(zhuǎn)達(dá)留言.我叫××,是他的文員.”然后將留言記錄下來.一,提高會(huì)議效率,文秘人員應(yīng)注意那些方面,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例,編制一份××預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng),及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表,所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表,再通知各部門。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃,進(jìn)一步以時(shí)間為單位,詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做那些準(zhǔn)備工作?本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第188-189頁。教材上有明確的答案

四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?

1.提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。2.私事方面的協(xié)助協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況,其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分,另外是上司身邊的純粹私事:

(1)特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事,但以為關(guān)系到上司的形象問題,所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事,使上司得到充分的便利。(2)純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形,就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。

3.財(cái)物管理。包括:(2)支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章.文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏,以避免被盜用冒領(lǐng).

4.其他。如每年的各種節(jié)日,上司收到禮物,有時(shí)要文秘人員代寫致謝函,并做紀(jì)念保管。五、舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要什么工作?本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第223頁。教材上有明確的答案二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。

1.合適的話題包括:(1)談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題,如合作意向等;(3)顯示地方或民族色彩的話題,如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等;(5)積極、健康的生活體驗(yàn)的話題;(2)令人不快的話題.如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等.(3)過于敏感的話題.如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等.(4)自己不甚熟悉的話題.如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮(5)夸耀自己的話題.(6)庸俗的、色情的話題.(7)不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}.如涉及商業(yè)機(jī)密的話題.

三、印章的使用主要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何?

1.印章的使用的主要形式為:(1)落款章;(2)更正章;(3)證見章;(4)騎縫章;(5)騎邊章;(6)密封章;(7)封存章.

2.落款章、騎縫章、更正章的使用范圍:（3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后,作為法定作者自行更正的憑信。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。1.收文處理的程序:簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。

2.分送的基本原則:(5)在文件份數(shù)少時(shí),閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下,應(yīng)按先辦理、后閱知,先主辦、后協(xié)辦,先正職、后副職的次序分別審閱處理,并以秘書為軸心,進(jìn)行輪輻式傳閱。

四、按照文書立卷特征立卷,主要有哪幾種類型?簡(jiǎn)要說明按照問題特征立卷的基本含義。(2)按作者特征立卷;(3)按文種特征立卷;(4)按時(shí)間特征立卷;(5）按地區(qū)特征立卷;（6）按通訊者特征立卷

2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷,這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況,運(yùn)用最廣泛。五、簡(jiǎn)要說明電子文件歸檔的基本方法。本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第317頁。