大學(xué)外事管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校外事工作的規(guī)范化管理，促進(jìn)國際交流與合作的健康發(fā)展，提高學(xué)校的國際化水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于學(xué)校與國外及港澳臺地區(qū)的高等院校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等開展的各類外事活動，包括但不限于學(xué)術(shù)交流、合作辦學(xué)、學(xué)生交流、教師互訪、國際會議等。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和外事政策，維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益。2.堅(jiān)持平等互利、友好合作的原則，積極拓展國際交流與合作渠道。3.注重實(shí)效，充分發(fā)揮外事工作對學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)的促進(jìn)作用。4.嚴(yán)格審批程序，確保外事活動的合法性、合規(guī)性和安全性。二、外事機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組學(xué)校成立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由校長擔(dān)任組長，分管外事工作的副校長擔(dān)任副組長，成員包括國際交流與合作處、教務(wù)處、科研處、人事處、財務(wù)處等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家外事政策和法律法規(guī)，制定學(xué)校外事工作的方針、政策和規(guī)章制度。2.審議學(xué)校外事工作規(guī)劃和年度計劃，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校外事工作。3.研究決定學(xué)校重大外事事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校各部門的外事工作。（二）國際交流與合作處國際交流與合作處是學(xué)校外事工作的職能部門，負(fù)責(zé)學(xué)校外事工作的組織、協(xié)調(diào)和管理。其主要職責(zé)是：1.貫徹執(zhí)行國家外事政策和法律法規(guī)，制定學(xué)校外事工作的具體實(shí)施辦法和工作流程。2.制定學(xué)校外事工作規(guī)劃和年度計劃，組織實(shí)施學(xué)校外事活動。3.負(fù)責(zé)學(xué)校與國外及港澳臺地區(qū)的高等院校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等的聯(lián)系與合作，拓展國際交流與合作渠道。4.負(fù)責(zé)學(xué)校外事項(xiàng)目的申報、審批、執(zhí)行和管理，包括學(xué)術(shù)交流、合作辦學(xué)、學(xué)生交流、教師互訪、國際會議等。5.負(fù)責(zé)學(xué)校外事人員的選派、培訓(xùn)和管理，組織外事工作人員參加各類外事培訓(xùn)和交流活動。6.負(fù)責(zé)學(xué)校外事接待工作的組織和安排，做好來訪外賓的接待、翻譯、陪同和聯(lián)絡(luò)工作。7.負(fù)責(zé)學(xué)校外事宣傳工作，及時報道學(xué)校外事工作動態(tài)和成果，營造良好的外事工作氛圍。8.負(fù)責(zé)學(xué)校外事檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，做好外事信息的統(tǒng)計和上報工作。（三）各部門職責(zé)學(xué)校各部門應(yīng)積極配合國際交流與合作處做好外事工作，按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門外事活動的組織、實(shí)施和管理。具體職責(zé)如下：1.教務(wù)處：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)校教學(xué)單位與國外及港澳臺地區(qū)高校的教學(xué)合作事宜，包括課程設(shè)置、教材編寫、學(xué)生交換等。2.科研處：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)校科研單位與國外及港澳臺地區(qū)科研機(jī)構(gòu)的科研合作事宜，包括科研項(xiàng)目申報、合作研究、學(xué)術(shù)交流等。3.人事處：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)學(xué)校教師與國外及港澳臺地區(qū)高校的教師互訪、學(xué)術(shù)交流等事宜，做好教師出國（境）的選派、審批和管理工作。4.財務(wù)處：負(fù)責(zé)學(xué)校外事經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、核算和管理，做好外事經(jīng)費(fèi)的報銷和結(jié)算工作。5.保衛(wèi)處：負(fù)責(zé)學(xué)校外事活動的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)方案，確保外事活動的順利進(jìn)行。6.其他部門：根據(jù)學(xué)校外事工作的需要，按照職責(zé)分工，做好相關(guān)外事工作。三、外事活動管理（一）外事活動計劃學(xué)校各部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校發(fā)展需要和本部門工作實(shí)際，制定年度外事活動計劃，并于每年年底前報國際交流與合作處審核匯總。國際交流與合作處應(yīng)根據(jù)學(xué)校外事工作規(guī)劃和年度計劃，對各部門上報的外事活動計劃進(jìn)行審核，報外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后組織實(shí)施。（二）外事活動審批學(xué)校外事活動實(shí)行審批制度。各部門開展外事活動前，應(yīng)填寫《學(xué)校外事活動審批表》，并附詳細(xì)的活動方案和經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報國際交流與合作處審核。國際交流與合作處審核后，報外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。未經(jīng)審批的外事活動不得擅自開展。（三）外事活動實(shí)施1.各部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的外事活動方案組織實(shí)施外事活動，確?；顒拥捻樌M(jìn)行。2.外事活動實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰，維護(hù)國家形象和學(xué)校聲譽(yù)。3.外事活動結(jié)束后，各部門應(yīng)及時將活動總結(jié)和經(jīng)費(fèi)使用情況報國際交流與合作處備案。（四）外事活動經(jīng)費(fèi)管理1.學(xué)校外事活動經(jīng)費(fèi)實(shí)行預(yù)算管理。各部門應(yīng)根據(jù)外事活動計劃和實(shí)際需要，編制外事活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算，報國際交流與合作處審核匯總。國際交流與合作處審核后，報外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.外事活動經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大開支范圍和提高開支標(biāo)準(zhǔn)。3.外事活動經(jīng)費(fèi)的報銷應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校財務(wù)制度執(zhí)行，報銷憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效。四、外事人員管理（一）外事人員選派學(xué)校外事人員的選派應(yīng)根據(jù)外事工作需要和個人業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)等因素，按照公開、公平、公正的原則進(jìn)行。選派的外事人員應(yīng)具備以下條件：1.熱愛祖國，熱愛教育事業(yè)，具有良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。2.具備扎實(shí)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，能夠熟練運(yùn)用外語進(jìn)行交流和溝通。3.具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，能夠勝任外事工作任務(wù)。4.身體健康，能夠適應(yīng)外事工作的需要。（二）外事人員培訓(xùn)學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)外事人員的培訓(xùn)，提高外事人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。外事人員培訓(xùn)分為國內(nèi)培訓(xùn)和國外培訓(xùn)兩種形式。國內(nèi)培訓(xùn)由學(xué)校或相關(guān)部門組織，國外培訓(xùn)由國際交流與合作處根據(jù)工作需要選派。（三）外事人員考核學(xué)校對外事人員實(shí)行年度考核制度?？己藘?nèi)容包括思想政治表現(xiàn)、工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、外語水平等方面?？己私Y(jié)果作為外事人員評先評優(yōu)、職務(wù)晉升、獎勵懲處的重要依據(jù)。（四）外事人員紀(jì)律外事人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，保守國家秘密和學(xué)校機(jī)密，不得泄露外事活動中的敏感信息和商業(yè)秘密。外事人員在國外期間，應(yīng)遵守所在國家的法律法規(guī)和風(fēng)俗習(xí)慣，尊重當(dāng)?shù)厝嗣竦淖诮绦叛觯S護(hù)國家形象和學(xué)校聲譽(yù)。五、外事接待管理（一）外事接待原則學(xué)校外事接待工作應(yīng)遵循熱情友好、禮貌周到、務(wù)實(shí)節(jié)儉的原則，根據(jù)來訪外賓的身份、目的和來訪性質(zhì)，安排相應(yīng)的接待規(guī)格和接待方式。（二）外事接待計劃學(xué)校各部門應(yīng)根據(jù)來訪外賓的信息，提前制定外事接待計劃，并報國際交流與合作處審核。外事接待計劃應(yīng)包括來訪外賓的基本情況、來訪目的、來訪時間、接待安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。（三）外事接待實(shí)施1.國際交流與合作處應(yīng)根據(jù)審核后的外事接待計劃，組織相關(guān)部門和人員做好外事接待的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括安排迎送人員、住宿、餐飲、交通、參觀訪問等。2.外事接待過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)陪同和翻譯工作，確保交流順暢。同時，應(yīng)做好安全保衛(wèi)工作，確保外賓的人身安全和財產(chǎn)安全。3.外事接待結(jié)束后，應(yīng)及時向外賓表示感謝，并征求外賓的意見和建議，以便不斷改進(jìn)外事接待工作。（四）外事接待經(jīng)費(fèi)管理外事接待經(jīng)費(fèi)應(yīng)嚴(yán)格按照學(xué)校財務(wù)制度執(zhí)行，不得擅自擴(kuò)大開支范圍和提高開支標(biāo)準(zhǔn)。外事接待經(jīng)費(fèi)的報銷應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的憑證，并按照學(xué)校財務(wù)報銷流程進(jìn)行審批。六、外事檔案管理（一）外事檔案內(nèi)容外事檔案包括學(xué)校與國外及港澳臺地區(qū)的高等院校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等開展的各類外事活動的文件、資料、協(xié)議、合同等，具體內(nèi)容如下：1.外事活動審批文件，包括外事活動審批表、活動方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。2.外事活動實(shí)施過程中的文件、資料，包括邀請函、日程安排、會議紀(jì)要、照片、錄像等。3.外事活動結(jié)束后的總結(jié)報告、經(jīng)費(fèi)使用情況報告等。4.學(xué)校與國外及港澳臺地區(qū)高校、科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)等簽訂的合作協(xié)議、合同等。5.外事人員的選派、培訓(xùn)、考核等相關(guān)文件、資料。6.外事接待工作的相關(guān)文件、資料，包括接待計劃、接待方案、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。（二）外事檔案整理外事檔案應(yīng)按照年度、類別、時間順序進(jìn)行整理，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、裝訂整齊。外事檔案的整理應(yīng)遵循以下原則：1.真實(shí)性原則：外事檔案應(yīng)真實(shí)反映外事活動的全過程，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.完整性原則：外事檔案應(yīng)包括外事活動的各個環(huán)節(jié)和方面，不得遺漏重要文件和資料。3.準(zhǔn)確性原則：外事檔案的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得出現(xiàn)錯別字、語病、數(shù)據(jù)錯誤等問題。4.規(guī)范性原則：外事檔案的整理應(yīng)符合國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求，做到格式統(tǒng)一、字體規(guī)范、裝訂牢固。（三）外事檔案保管外事檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。學(xué)校應(yīng)建立專門的外事檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，對外事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一保管。外事檔案的保管期限應(yīng)按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、長期和短期三種。（四）外事檔案利用學(xué)校各部門因工作需要查閱外事檔案時，應(yīng)填寫《學(xué)校外事檔案查閱申請表》，