外貿(mào)外包管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外貿(mào)外包業(yè)務(wù)的管理，提高外貿(mào)業(yè)務(wù)效率，降低運(yùn)營成本，確保外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有外貿(mào)外包業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于外貿(mào)訂單處理、貨物運(yùn)輸、報(bào)關(guān)報(bào)檢、貨代服務(wù)、客戶服務(wù)等外包環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外貿(mào)外包業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、海關(guān)規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)進(jìn)行。2.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：在選擇外包商、簽訂外包合同以及業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，要充分評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和控制，確保公司利益不受損害。3.質(zhì)量保障原則：明確外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求和標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)外包商的監(jiān)督和管理，確保外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量符合公司規(guī)定和客戶需求。4.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關(guān)系，通過合理的合作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)雙方優(yōu)勢互補(bǔ)，共同發(fā)展，達(dá)到合作共贏的目的。二、外包商選擇與管理（一）外包商選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)信譽(yù)：外包商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)，具有良好的商業(yè)信譽(yù)，無不良經(jīng)營記錄和違法違規(guī)行為。2.專業(yè)能力：具備與外貿(mào)外包業(yè)務(wù)相匹配的專業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)，包括但不限于熟悉外貿(mào)流程、掌握相關(guān)法律法規(guī)、具備良好的物流運(yùn)輸能力、報(bào)關(guān)報(bào)檢能力以及客戶服務(wù)能力等。3.服務(wù)質(zhì)量：有完善的服務(wù)質(zhì)量控制體系，能夠提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時(shí)的服務(wù)，滿足公司對(duì)外包業(yè)務(wù)的質(zhì)量要求。4.價(jià)格合理：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，提供具有競爭力的價(jià)格，確保公司外貿(mào)外包業(yè)務(wù)成本合理。5.財(cái)務(wù)狀況：財(cái)務(wù)狀況良好，具備一定的資金實(shí)力，能夠保證業(yè)務(wù)的正常開展，無財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（二）外包商篩選與評(píng)估1.信息收集：通過多種渠道收集潛在外包商的信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等。2.初步篩選：根據(jù)外包商選擇標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的信息進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的外包商名單。3.實(shí)地考察：對(duì)初步篩選出的外包商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其經(jīng)營狀況、辦公環(huán)境、人員配備、設(shè)備設(shè)施等情況，評(píng)估其實(shí)際能力和信譽(yù)。4.資質(zhì)審核：審核外包商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保其合法經(jīng)營。5.背景調(diào)查：對(duì)外包商的法定代表人、股東、主要管理人員等進(jìn)行背景調(diào)查，了解其信用狀況和從業(yè)經(jīng)歷。6.綜合評(píng)估：結(jié)合實(shí)地考察、資質(zhì)審核和背景調(diào)查結(jié)果，對(duì)外包商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定最終的合作外包商名單。（三）外包商管理1.合同簽訂：與選定的外包商簽訂詳細(xì)的外包合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)，確保合同合法有效，具有可操作性。2.服務(wù)監(jiān)督：建立對(duì)外包商的服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期或不定期對(duì)外包商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并要求外包商整改。3.溝通協(xié)調(diào)：與外包商保持密切的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。4.績效評(píng)估：定期對(duì)外包商的服務(wù)績效進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括服務(wù)質(zhì)量、工作效率、成本控制、客戶滿意度等。根據(jù)績效評(píng)估結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的外包商進(jìn)行警告、整改或終止合作。5.培訓(xùn)指導(dǎo)：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，為外包商提供必要的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助其提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，更好地滿足公司對(duì)外包業(yè)務(wù)的要求。6.檔案管理：建立外包商檔案，記錄外包商的基本信息、合作歷史、服務(wù)績效評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容，為后續(xù)的管理決策提供依據(jù)。三、外貿(mào)訂單外包管理（一）訂單接收與審核1.訂單接收：公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收客戶的外貿(mào)訂單，并及時(shí)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門。2.訂單審核：相關(guān)部門對(duì)訂單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括訂單的完整性、準(zhǔn)確性、合法性、可行性等。重點(diǎn)審核訂單的產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款，確保訂單符合公司利益和業(yè)務(wù)要求。（二）外包商選擇與分配1.外包商選擇：根據(jù)訂單的業(yè)務(wù)類型和外包商的專業(yè)能力，從合格外包商名單中選擇合適的外包商承接訂單。2.訂單分配：將審核通過的訂單分配給選定的外包商，并明確外包商的工作任務(wù)和要求，包括訂單處理流程、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。（三）訂單執(zhí)行跟蹤1.進(jìn)度跟蹤：建立訂單執(zhí)行進(jìn)度跟蹤機(jī)制，定期對(duì)外包商的訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解訂單處理進(jìn)度、貨物生產(chǎn)進(jìn)度、運(yùn)輸進(jìn)度等信息。2.問題協(xié)調(diào)：對(duì)于訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)與外包商進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同尋找解決方案，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。3.變更管理：如訂單發(fā)生變更，及時(shí)通知外包商，并與外包商協(xié)商變更后的工作安排和費(fèi)用調(diào)整等事項(xiàng)，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。（四）訂單交付與驗(yàn)收1.交付準(zhǔn)備：外包商在訂單完成后，提前通知公司相關(guān)部門做好交付準(zhǔn)備工作，包括貨物驗(yàn)收、報(bào)關(guān)報(bào)檢、運(yùn)輸安排等。2.貨物交付：外包商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和方式將貨物交付給公司或客戶指定的收貨人，并提供相關(guān)的交付憑證。3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：明確訂單交付的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括貨物的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、包裝等方面的要求。公司相關(guān)部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)交付的貨物進(jìn)行驗(yàn)收。4.驗(yàn)收結(jié)果處理：如驗(yàn)收合格，辦理相關(guān)的交接手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，根據(jù)合同約定要求外包商進(jìn)行整改或承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。四、貨物運(yùn)輸外包管理（一）運(yùn)輸方式選擇1.根據(jù)貨物的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、運(yùn)輸時(shí)間等因素，綜合考慮運(yùn)輸成本、運(yùn)輸安全性、運(yùn)輸時(shí)效性等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，包括海運(yùn)、空運(yùn)、陸運(yùn)等。2.在選擇運(yùn)輸方式時(shí)，要充分了解不同運(yùn)輸方式的特點(diǎn)和優(yōu)勢，結(jié)合訂單要求和客戶需求，做出合理的決策。（二）貨代選擇與管理1.貨代選擇：從合格的貨代名單中選擇具有良好信譽(yù)、專業(yè)能力強(qiáng)、服務(wù)質(zhì)量高的貨代公司作為貨物運(yùn)輸?shù)拇怼?.貨代管理：與貨代公司簽訂詳細(xì)的代理合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、保密條款、違約責(zé)任等事項(xiàng)。建立對(duì)貨代公司的服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)貨代公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和考核，確保貨代公司按照合同約定提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。（三）運(yùn)輸安排與跟蹤1.運(yùn)輸安排：貨代公司根據(jù)公司的要求，及時(shí)安排貨物的訂艙、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、運(yùn)輸?shù)仁乱?，并向公司提供詳?xì)的運(yùn)輸計(jì)劃和進(jìn)度信息。2.運(yùn)輸跟蹤：建立貨物運(yùn)輸跟蹤機(jī)制，實(shí)時(shí)跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，包括貨物的起運(yùn)時(shí)間、運(yùn)輸路線、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等信息。如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，及時(shí)與貨代公司溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問題，確保貨物安全、按時(shí)到達(dá)目的地。（四）運(yùn)輸費(fèi)用結(jié)算1.費(fèi)用核算：貨代公司定期向公司提供運(yùn)輸費(fèi)用清單，公司相關(guān)部門對(duì)運(yùn)輸費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用的準(zhǔn)確性和合理性。2.付款審批：運(yùn)輸費(fèi)用核算無誤后，按照公司的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批。3.費(fèi)用支付：公司根據(jù)付款審批結(jié)果，及時(shí)向貨代公司支付運(yùn)輸費(fèi)用。五、報(bào)關(guān)報(bào)檢外包管理（一）報(bào)關(guān)報(bào)檢代理選擇1.從合格的報(bào)關(guān)報(bào)檢代理名單中選擇具有豐富經(jīng)驗(yàn)、熟悉報(bào)關(guān)報(bào)檢流程、具備良好溝通能力的代理公司作為報(bào)關(guān)報(bào)檢業(yè)務(wù)的合作伙伴。2.對(duì)報(bào)關(guān)報(bào)檢代理公司的資質(zhì)、信譽(yù)、專業(yè)能力等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保其能夠?yàn)楣咎峁┖戏?、合?guī)、高效的報(bào)關(guān)報(bào)檢服務(wù)。（二）報(bào)關(guān)報(bào)檢資料準(zhǔn)備1.公司業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照?qǐng)?bào)關(guān)報(bào)檢要求，準(zhǔn)備相關(guān)的報(bào)關(guān)報(bào)檢資料，包括合同、發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)委托書、報(bào)檢委托書等。2.確保報(bào)關(guān)報(bào)檢資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，避免因資料問題導(dǎo)致報(bào)關(guān)報(bào)檢延誤或出現(xiàn)其他問題。（三）報(bào)關(guān)報(bào)檢流程管理1.報(bào)關(guān)報(bào)檢代理公司按照公司提供的資料和要求，及時(shí)辦理報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)。2.在報(bào)關(guān)報(bào)檢過程中，與海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)保持密切溝通，及時(shí)了解報(bào)關(guān)報(bào)檢進(jìn)展情況，配合海關(guān)、檢驗(yàn)檢疫機(jī)構(gòu)的工作，確保報(bào)關(guān)報(bào)檢順利進(jìn)行。3.如報(bào)關(guān)報(bào)檢過程中出現(xiàn)問題，及時(shí)與報(bào)關(guān)報(bào)檢代理公司溝通協(xié)調(diào)，共同尋找解決方案，盡快解決問題，避免影響貨物的正常運(yùn)輸和交付。（四）報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用結(jié)算1.報(bào)關(guān)報(bào)檢代理公司定期向公司提供報(bào)關(guān)報(bào)檢費(fèi)用清單，公司相關(guān)部門對(duì)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用的合理性和準(zhǔn)確性。2.按照公司的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批后，及時(shí)向報(bào)關(guān)報(bào)檢代理公司支付費(fèi)用。六、客戶服務(wù)外包管理（一）客戶服務(wù)外包商選擇1.從合格的客戶服務(wù)外包商名單中選擇具有良好客戶服務(wù)意識(shí)、溝通能力強(qiáng)、熟悉外貿(mào)業(yè)務(wù)的外包商承擔(dān)公司的客戶服務(wù)工作。2.對(duì)客戶服務(wù)外包商的服務(wù)質(zhì)量、人員素質(zhì)、培訓(xùn)體系等進(jìn)行評(píng)估，確保其能夠?yàn)楣咎峁﹥?yōu)質(zhì)、高效的客戶服務(wù)。（二）客戶服務(wù)流程規(guī)范1.制定詳細(xì)的客戶服務(wù)流程規(guī)范，明確客戶服務(wù)外包商的工作內(nèi)容和操作流程，包括客戶咨詢、訂單查詢、投訴處理、售后服務(wù)等環(huán)節(jié)。2.要求客戶服務(wù)外包商按照流程規(guī)范及時(shí)、準(zhǔn)確地回復(fù)客戶的咨詢和投訴，提供優(yōu)質(zhì)的客戶服務(wù)，提高客戶滿意度。（三）客戶服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.建立客戶服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)客戶服務(wù)外包商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估，評(píng)估指標(biāo)包括客戶滿意度、響應(yīng)時(shí)間、解決問題的能力等。2.通過客戶反饋、數(shù)據(jù)分析等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)客戶服務(wù)過程中存在的問題，并要求客戶服務(wù)外包商進(jìn)行整改，不斷提高客戶服務(wù)質(zhì)量。（四）客戶服務(wù)費(fèi)用結(jié)算1.客戶服務(wù)外包商定期向公司提供客戶服務(wù)費(fèi)用清單，公司相關(guān)部門對(duì)費(fèi)用進(jìn)行核算，確保費(fèi)用的合理性和準(zhǔn)確性。2.按照公司的財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行付款審批后，及時(shí)向客戶服務(wù)外包商支付費(fèi)用。七、保密管理（一）保密范圍1.公司在與外包商合作過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等屬于保密范圍。2.具體保密內(nèi)容包括但不限于公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)工藝、銷售策略、客戶名單、訂單信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）保密措施1.在與外包商簽訂的合同中明確保密條款，要求外包商對(duì)公司的保密信息承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露給任何第三方。2.對(duì)外包商的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)，明確保密要求和責(zé)任。3.限制外包商對(duì)保密信息的訪問權(quán)限，只允許其在履行合同所需的范圍內(nèi)接觸和使用保密信息。4.要求外包商采取必要的技術(shù)措施和管理措施，確保保密信息的安全存儲(chǔ)和傳輸。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對(duì)外包商的保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，查看其是否遵守保密條款，是否采取了有效的保密措施。2.如發(fā)現(xiàn)外包商存在違反保密規(guī)定的行為，及時(shí)要求其整改，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。八、違約責(zé)任與爭議解決（一）違約責(zé)任1.明確外包商在履行合同過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的違約責(zé)任，包