外輪供應管理辦法一、總則（一）目的為加強外輪供應管理，規(guī)范外輪供應行為，保障外輪供應服務質量，維護公司合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司在外輪供應業(yè)務活動中的管理，包括但不限于為?？吭谖覈劭诘耐鈬疤峁┦称?、生活用品、船用物料、備件等各類物資的供應服務。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、海關監(jiān)管規(guī)定以及相關行業(yè)標準，確保外輪供應業(yè)務合法合規(guī)開展。2.質量第一原則始終將供應物資的質量放在首位，嚴格把控物資采購渠道和質量檢驗環(huán)節(jié)，為外輪提供符合標準的優(yōu)質產品。3.服務至上原則樹立良好的服務意識，滿足外輪的合理需求，提供高效、便捷、周到的供應服務，提升客戶滿意度。4.安全保障原則加強供應過程中的安全管理，確保物資儲存、運輸、交付等環(huán)節(jié)的安全，防止發(fā)生安全事故和質量問題。（四）職責分工1.業(yè)務部門負責外輪供應業(yè)務的市場開發(fā)、客戶聯(lián)系、訂單承接、物資采購、供應實施等具體業(yè)務操作。2.質量管理部門制定物資質量標準和檢驗規(guī)范，對外輪供應物資進行質量檢驗和監(jiān)督，確保供應物資符合質量要求。3.財務部門負責外輪供應業(yè)務的財務核算、資金管理、費用結算等工作，確保財務數(shù)據(jù)準確、資金安全。4.法務部門提供法律支持和咨詢，審核業(yè)務合同，確保外輪供應業(yè)務合同合法合規(guī)，維護公司合法權益。5.其他相關部門按照各自職責，協(xié)同配合業(yè)務部門做好外輪供應相關工作，共同保障外輪供應業(yè)務的順利進行。二、外輪供應業(yè)務流程（一）客戶聯(lián)系與需求確認1.業(yè)務部門通過多種渠道收集外輪供應業(yè)務信息，主動與?？扛劭诘耐廨喨〉寐?lián)系，了解其物資需求情況。2.與外輪代理或船方溝通，確認所需物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、交付時間等詳細信息，并形成需求記錄。（二）訂單承接1.根據(jù)客戶需求，業(yè)務部門評估自身供應能力，若能夠滿足需求，則簽訂外輪供應訂單。2.訂單內容應明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、交付地點、質量標準等條款，確保雙方權利義務清晰。（三）物資采購1.根據(jù)訂單要求，業(yè)務部門負責組織物資采購工作。選擇具有合法資質、信譽良好的供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，明確采購物資的質量、價格、交貨期、售后服務等條款。要求供應商提供物資的質量證明文件和相關資質證書。3.跟蹤物資采購進度，確保按時、按質、按量采購到所需物資。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應商協(xié)商解決。（四）物資檢驗1.物資到貨后，質量管理部門按照質量標準和檢驗規(guī)范對外輪供應物資進行檢驗。2.檢驗內容包括物資的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質量證明文件等。對于重要物資或有特殊質量要求的物資，進行抽樣送檢或委托專業(yè)機構進行檢驗。3.經檢驗合格的物資，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的物資，及時通知業(yè)務部門與供應商協(xié)商處理，嚴禁不合格物資進入外輪供應環(huán)節(jié)。（五）物資儲存1.設立專門的物資倉庫，按照物資的類別、性質、規(guī)格等進行分類存放，確保物資儲存安全、有序。2.建立物資庫存管理制度，定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。加強物資倉庫的安全管理，配備必要的消防、防盜等設施設備。（六）供應實施1.根據(jù)外輪需求和船方通知，業(yè)務部門組織物資配送至指定地點。2.在供應過程中，嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保物資交付準確、及時。與船方辦理物資交接手續(xù)，由船方在送貨清單上簽字確認。3.對于外輪提出的特殊供應要求或臨時變更需求，業(yè)務部門應及時協(xié)調處理，盡量滿足船方合理需求。（七）費用結算1.財務部門根據(jù)業(yè)務部門提供的訂單、送貨清單等資料，與外輪代理或船方進行費用結算。2.按照合同約定的結算方式和時間，及時開具發(fā)票，收取貨款。對于逾期未付款的客戶，按照合同約定追究其違約責任。3.定期對費用結算情況進行核對和分析，確保財務數(shù)據(jù)準確無誤，及時發(fā)現(xiàn)和解決結算過程中出現(xiàn)的問題。三、物資質量管理（一）質量標準制定1.質量管理部門根據(jù)國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及外輪供應業(yè)務實際需求，制定外輪供應物資的質量標準。2.質量標準應涵蓋物資的外觀、性能、規(guī)格、包裝、標識等方面的要求，確保供應物資符合質量安全標準。（二）供應商管理1.建立供應商評估和選擇機制，對供應商的資質、信譽、生產能力、質量控制等方面進行綜合評估。2.定期對供應商進行實地考察和審核，確保供應商具備持續(xù)穩(wěn)定供應合格物資的能力。對于不符合要求的供應商，及時進行淘汰或整改。3.與供應商簽訂質量保證協(xié)議，明確雙方在物資質量方面的權利義務，要求供應商對供應物資的質量負責。（三）采購環(huán)節(jié)質量控制1.在采購合同中明確物資的質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量合格證明文件。2.采購人員在采購過程中，應嚴格按照質量標準選擇物資，對物資的質量進行初步把關。對于關鍵物資，可要求供應商提供樣品進行檢驗，合格后方可批量采購。（四）檢驗檢測1.質量管理部門按照規(guī)定的檢驗流程和方法，對外輪供應物資進行全面檢驗檢測。2.對于重要物資或首次采購的物資，增加檢驗檢測頻次和項目。采用先進的檢測設備和技術手段，確保檢驗檢測結果準確可靠。3.做好檢驗檢測記錄，對檢驗檢測不合格的物資，詳細記錄不合格情況和處理結果，為質量追溯提供依據(jù)。（五）質量追溯與整改1.建立物資質量追溯體系，記錄物資的采購來源、供應商信息、檢驗檢測情況、使用去向等，以便在出現(xiàn)質量問題時能夠迅速追溯到問題源頭。2.對于檢驗檢測不合格的物資，及時通知業(yè)務部門和供應商，要求供應商采取整改措施，如退貨、換貨、返工等。對整改后的物資進行重新檢驗，確保符合質量標準后方可再次供應。3.定期對物資質量情況進行分析總結，針對質量問題產生的原因，采取有效的預防措施，不斷提高物資質量管理水平。四、安全管理（一）安全制度建設1.建立健全外輪供應業(yè)務安全管理制度，明確各部門和人員的安全職責，確保安全管理工作有章可循。2.制定物資儲存、運輸、供應等環(huán)節(jié)的安全操作規(guī)程，規(guī)范員工操作行為，防止發(fā)生安全事故。（二）人員安全培訓1.對參與外輪供應業(yè)務的員工進行定期的安全培訓，提高員工的安全意識和操作技能。2.培訓內容包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、應急處置知識等，確保員工熟悉安全要求，掌握安全防范措施。（三）物資安全管理1.加強物資倉庫的安全管理，設置明顯的安全警示標志，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備。2.對物資進行分類存放，避免不同性質的物資相互混存引發(fā)安全事故。定期對物資進行檢查和維護，確保物資儲存安全。3.在物資運輸過程中采取必要的安全防護措施，防止物資損壞、丟失或發(fā)生安全事故。（四）應急管理1.制定外輪供應業(yè)務應急預案，明確應急組織機構、應急響應程序、應急處置措施等內容。2.定期組織應急演練，提高員工的應急處置能力。確保在發(fā)生安全事故或突發(fā)事件時，能夠迅速、有效地進行應對，減少損失。3.與相關部門建立應急聯(lián)動機制，及時獲取和傳遞應急信息，共同做好應急處置工作。五、海關監(jiān)管與合規(guī)管理（一）海關監(jiān)管要求1.嚴格遵守海關對外輪供應業(yè)務的監(jiān)管規(guī)定，及時向海關申報外輪供應物資的品種、數(shù)量、價值等信息。2.配合海關進行查驗、檢查等監(jiān)管工作，提供必要的資料和協(xié)助，確保外輪供應業(yè)務符合海關監(jiān)管要求。（二）合規(guī)經營1.加強法務審核，確保外輪供應業(yè)務