外貿(mào)單證管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)單證管理，規(guī)范單證操作流程，提高單證工作效率和質(zhì)量，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的單證工作，包括但不限于出口單證、進(jìn)口單證的制作、審核、歸檔等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)、國際貿(mào)易慣例以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保單證工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則單證內(nèi)容必須準(zhǔn)確無誤，真實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，避免因單證錯誤導(dǎo)致的損失。3.及時性原則按照業(yè)務(wù)要求和時間節(jié)點(diǎn)，及時完成單證的制作、審核和提交，確保業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。4.完整性原則單證應(yīng)具備完整的要素，包括但不限于商業(yè)發(fā)票、提單、裝箱單、保險單等，確保單證齊全有效。二、單證崗位設(shè)置與職責(zé)（一）單證主管1.負(fù)責(zé)制定和完善公司外貿(mào)單證管理制度和操作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織單證團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。3.協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，確保單證工作與業(yè)務(wù)流程緊密銜接。4.審核重要單證，對重大單證問題提出解決方案，并向上級匯報。（二）單證專員1.根據(jù)業(yè)務(wù)合同和信用證要求，準(zhǔn)確制作各類外貿(mào)單證。2.對制作完成的單證進(jìn)行初步審核，確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。3.及時提交單證給相關(guān)部門或客戶，并跟進(jìn)單證的流轉(zhuǎn)情況。4.協(xié)助處理單證在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題，配合相關(guān)部門進(jìn)行修改和調(diào)整。5.負(fù)責(zé)單證的歸檔工作，確保單證資料的安全和可追溯性。三、出口單證管理（一）合同簽訂后的單證準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將出口合同副本提交給單證部門，單證專員根據(jù)合同條款，確定所需制作的單證種類和內(nèi)容要求。2.對于需要辦理許可證、配額等手續(xù)的商品，單證專員應(yīng)協(xié)助業(yè)務(wù)部門及時辦理相關(guān)證件，并確保在規(guī)定時間內(nèi)取得。（二）商業(yè)發(fā)票制作1.商業(yè)發(fā)票應(yīng)按照合同要求和國際貿(mào)易慣例制作，包括但不限于買賣雙方信息、商品描述、數(shù)量、單價、總價、貿(mào)易術(shù)語等內(nèi)容。2.發(fā)票金額應(yīng)與合同一致，如因特殊情況需要調(diào)整，必須經(jīng)過業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的審核批準(zhǔn)。3.發(fā)票上的商品描述應(yīng)清晰準(zhǔn)確，與提單、裝箱單等單證保持一致。（三）裝箱單制作1.裝箱單應(yīng)詳細(xì)列出貨物的包裝情況，包括箱號、嘜頭、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量等信息。2.裝箱單的總數(shù)量和總重量應(yīng)與商業(yè)發(fā)票和提單一致，確保貨物的數(shù)量和重量準(zhǔn)確無誤。3.裝箱單應(yīng)注明貨物的包裝形式，如紙箱、木箱、托盤等，并按照實(shí)際包裝情況進(jìn)行填寫。（四）提單制作1.根據(jù)貨物運(yùn)輸安排，選擇合適的船公司或貨代，并按照其要求填寫提單相關(guān)信息。2.提單內(nèi)容應(yīng)包括托運(yùn)人、收貨人、通知人、貨物描述、數(shù)量、重量、體積、船名、航次、裝貨港、卸貨港、提單號等。3.提單的收貨人抬頭應(yīng)按照合同或信用證要求填寫，如為記名提單，應(yīng)填寫具體的收貨人名稱；如為指示提單，應(yīng)填寫“憑指示”或“憑[發(fā)貨人/銀行]指示”等字樣。4.提單上的貨物描述應(yīng)與商業(yè)發(fā)票和裝箱單一致，不得有任何歧義。5.提單應(yīng)在貨物裝船后及時取得，并進(jìn)行仔細(xì)審核，確保提單內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)提單存在問題，應(yīng)及時與船公司或貨代溝通解決。（五）保險單制作1.根據(jù)合同要求和貨物價值，選擇合適的保險公司辦理貨物運(yùn)輸保險，并填寫保險單相關(guān)信息。2.保險單應(yīng)包括投保人、被保險人、保險標(biāo)的、保險金額、保險險別、保險起訖地點(diǎn)等內(nèi)容。3.保險金額應(yīng)按照合同或信用證要求確定，一般為貨物價值的一定比例加成，如110%。4.保險險別應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、運(yùn)輸方式和目的地等因素選擇，確保貨物在運(yùn)輸過程中得到充分的保障。5.保險單應(yīng)在貨物裝船前辦理完畢，并及時提交給業(yè)務(wù)部門或客戶。（六）原產(chǎn)地證書制作1.根據(jù)進(jìn)口國的要求和貿(mào)易協(xié)定，確定是否需要辦理原產(chǎn)地證書以及證書的種類。2.如需要辦理原產(chǎn)地證書，單證專員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定填寫證書內(nèi)容，并提供所需的證明文件。3.原產(chǎn)地證書應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)申請辦理，并確保證書的真實(shí)性和有效性。（七）其他單證制作根據(jù)業(yè)務(wù)需要和進(jìn)口國的特殊要求，可能還需要制作其他單證，如普惠制產(chǎn)地證、檢驗(yàn)檢疫證書、報關(guān)單等。單證專員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和要求，準(zhǔn)確制作各類單證。（八）單證審核與提交1.單證制作完成后，單證專員應(yīng)進(jìn)行自我審核，確保單證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。審核內(nèi)容包括單證的格式、內(nèi)容、簽章等方面。2.單證主管應(yīng)對重要單證進(jìn)行審核，審核通過后在單證上簽字確認(rèn)。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知單證專員進(jìn)行修改。3.審核無誤的單證應(yīng)按照規(guī)定的時間和方式提交給相關(guān)部門或客戶。如通過快遞方式提交，應(yīng)確?？爝f單號可查詢，并及時跟蹤快遞狀態(tài)。4.提交單證后，單證專員應(yīng)與相關(guān)部門或客戶保持溝通，確認(rèn)單證是否已收到，并了解單證的審核情況。如發(fā)現(xiàn)單證存在問題，應(yīng)及時配合進(jìn)行修改和調(diào)整。四、進(jìn)口單證管理（一）開證申請1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)進(jìn)口合同要求，填寫開證申請書，并提交給單證部門。開證申請書應(yīng)包括開證申請人、受益人、信用證金額、信用證有效期、裝運(yùn)期、單據(jù)要求等內(nèi)容。2.單證專員對開證申請書進(jìn)行審核，確保申請書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并符合公司的開證政策和相關(guān)規(guī)定。審核通過后，提交給銀行辦理開證手續(xù)。（二）信用證審核1.銀行開立信用證后，單證專員應(yīng)及時收到信用證副本，并對信用證進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括信用證的條款、單據(jù)要求、有效期、裝運(yùn)期等方面。2.如發(fā)現(xiàn)信用證存在問題，如條款不合理、單據(jù)要求無法滿足等，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通，并協(xié)助業(yè)務(wù)部門與銀行協(xié)商修改信用證。3.在收到銀行修改信用證的通知后，單證專員應(yīng)再次審核修改后的信用證，確保修改后的信用證符合業(yè)務(wù)要求和公司利益。（三）贖單與付款1.貨物到達(dá)目的港后，單證專員應(yīng)及時收到船公司或貨代發(fā)出的到貨通知，并通知業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同要求和實(shí)際情況，決定是否贖單付款。2.如決定贖單付款，單證專員應(yīng)按照信用證要求審核單據(jù)，確保單據(jù)齊全、相符。審核通過后，提交給財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。3.在付款前，應(yīng)確保所有單據(jù)的真實(shí)性和有效性，并與銀行進(jìn)行核對，避免因單據(jù)問題導(dǎo)致的付款風(fēng)險。（四）進(jìn)口報關(guān)單制作與申報1.根據(jù)進(jìn)口貨物的實(shí)際情況，單證專員填寫進(jìn)口報關(guān)單，并提供相關(guān)的商業(yè)發(fā)票、提單、裝箱單等隨附單據(jù)。2.進(jìn)口報關(guān)單應(yīng)按照海關(guān)規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫，確保報關(guān)單信息準(zhǔn)確無誤。3.將填寫好的進(jìn)口報關(guān)單及隨附單據(jù)提交給報關(guān)行或自行向海關(guān)申報，并按照海關(guān)要求繳納關(guān)稅、增值稅等稅費(fèi)。4.及時跟蹤報關(guān)情況，如報關(guān)過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)協(xié)助報關(guān)行或相關(guān)部門進(jìn)行解決。（五）進(jìn)口付匯核銷1.完成進(jìn)口付款后，單證專員應(yīng)按照國家外匯管理局的規(guī)定，辦理進(jìn)口付匯核銷手續(xù)。2.進(jìn)口付匯核銷所需的單據(jù)包括進(jìn)口報關(guān)單、付匯憑證、合同等。單證專員應(yīng)確保提供的單據(jù)真實(shí)、完整，并按照規(guī)定的時間和方式進(jìn)行核銷申報。3.如在核銷過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時與外匯管理部門溝通，了解問題原因并協(xié)助解決。五、單證歸檔管理（一）歸檔范圍公司所有涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)的單證，包括出口單證、進(jìn)口單證、相關(guān)合同、協(xié)議、許可證、配額等文件資料，均應(yīng)進(jìn)行歸檔管理。（二）歸檔要求1.單證應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型、時間順序進(jìn)行分類整理，確保歸檔資料的系統(tǒng)性和完整性。2.每份單證應(yīng)注明業(yè)務(wù)編號、日期、名稱、來源等信息，便于查找和核對。3.歸檔的單證應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有需要修改或補(bǔ)充，應(yīng)在原單證上進(jìn)行標(biāo)注，并注明修改原因和日期。4.對于電子單證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢。（三）歸檔流程1.單證業(yè)務(wù)完成后，單證專員應(yīng)及時將整理好的單證提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員對提交的單證進(jìn)行核對和驗(yàn)收，確保單證符合歸檔要求。驗(yàn)收合格后，在交接清單上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員按照規(guī)定的分類方法和存儲方式，將單證進(jìn)行歸檔存放，并建立檔案索引。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、單證風(fēng)險防范（一）風(fēng)險識別1.單證專員應(yīng)具備風(fēng)險意識，關(guān)注國際貿(mào)易中的各種風(fēng)險因素，如法律法規(guī)變化、貿(mào)易政策調(diào)整、匯率波動、信用風(fēng)險等。2.定期對業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的單證風(fēng)險點(diǎn)，并及時向上級匯報。3.加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門的溝通與協(xié)作，及時了解業(yè)務(wù)動態(tài)和風(fēng)險情況，共同制定風(fēng)險防范措施。（二）風(fēng)險防范措施1.加強(qiáng)法律法規(guī)和國際貿(mào)易慣例的學(xué)習(xí)，確保單證工作符合相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)格按照合同和信用證要求制作單證，確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立健全單證審核制度，加強(qiáng)對單證的審核把關(guān)，避免因單證錯誤導(dǎo)致的風(fēng)險。4.加強(qiáng)與銀行、貨代、船公司等相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)作，及時了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，確保單證流轉(zhuǎn)順暢。5.關(guān)注匯率波動情況，合理選擇結(jié)算方式，避免因匯率變動導(dǎo)致的損失。6.加強(qiáng)客戶信用管理，對客戶的信用狀況進(jìn)行評估和跟蹤，防范信用風(fēng)險。（三）風(fēng)險應(yīng)急處理1.制定風(fēng)險應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生單證風(fēng)險時的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.一旦發(fā)現(xiàn)單證風(fēng)險，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處理，如與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)、修改單證、調(diào)整業(yè)務(wù)安排等。3.及時向上級匯報風(fēng)險情況