外貿(mào)進口管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范公司外貿(mào)進口業(yè)務(wù)的操作流程，加強對外貿(mào)進口活動的管理與監(jiān)督，確保進口業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司的合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外貿(mào)進口的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于進口貨物的采購、運輸、報關(guān)、報檢、付匯等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標準，確保公司的外貿(mào)進口業(yè)務(wù)在合法合規(guī)的框架內(nèi)進行。2.風險防控原則加強對進口業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)風險的識別、評估與控制，采取有效措施防范各類風險，保障公司利益不受損失。3.效益優(yōu)先原則在確保業(yè)務(wù)合法合規(guī)和風險可控的前提下，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，降低運營成本，提高進口業(yè)務(wù)的經(jīng)濟效益。4.信息透明原則建立健全信息溝通機制，確保公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴之間信息傳遞準確、及時、透明，以便有效開展業(yè)務(wù)決策和管理。二、進口業(yè)務(wù)流程管理（一）進口需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《進口需求申請表》，詳細說明進口貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息。2.《進口需求申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）供應商選擇與采購合同簽訂1.采購部門收到《進口需求申請表》后，對市場上的供應商進行調(diào)研和篩選，選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。2.與選定的供應商進行商務(wù)談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，達成一致意見后簽訂《進口采購合同》。合同內(nèi)容應包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、包裝要求、運輸方式、付款方式等條款。3.《進口采購合同》簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如物流部門、財務(wù)部門、質(zhì)量檢驗部門等，以便各部門做好相應的準備工作。（三）運輸安排1.物流部門根據(jù)《進口采購合同》中的交貨期和運輸條款，安排合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等，并與承運人簽訂運輸合同。2.在貨物發(fā)運前，物流部門應及時通知供應商貨物的發(fā)運信息，包括提單號、航班號、車次等，以便供應商做好貨物的發(fā)運準備工作。3.物流部門應跟蹤貨物的運輸過程，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，如預計到達時間、實際到達時間等，并將相關(guān)信息及時反饋給采購部門和其他相關(guān)部門。（四）報關(guān)報檢1.采購部門在貨物到達目的港前，應及時收集整理報關(guān)報檢所需的資料，如合同、發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證書、質(zhì)量檢驗證書等，并將資料提交給報關(guān)報檢代理公司。2.報關(guān)報檢代理公司根據(jù)采購部門提供的資料，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和海關(guān)、檢驗檢疫部門的要求，辦理報關(guān)報檢手續(xù)。在報關(guān)報檢過程中，如遇到問題或需要補充資料，報關(guān)報檢代理公司應及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)。3.采購部門應密切關(guān)注報關(guān)報檢的進展情況，及時了解海關(guān)、檢驗檢疫部門的審核意見和要求，并配合報關(guān)報檢代理公司做好相關(guān)工作。如貨物需要繳納關(guān)稅、增值稅等稅費，采購部門應及時安排資金進行繳納。（五）貨物驗收1.質(zhì)量檢驗部門在貨物到達后，應按照合同約定的質(zhì)量標準和檢驗方法，對進口貨物進行檢驗。檢驗內(nèi)容包括貨物的外觀、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。2.如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，質(zhì)量檢驗部門應及時出具檢驗報告，并通知采購部門。采購部門應根據(jù)檢驗報告與供應商協(xié)商解決問題，如要求供應商換貨、補貨、降價等，或按照合同約定追究供應商的違約責任。3.只有在貨物驗收合格后，質(zhì)量檢驗部門才能出具《貨物驗收合格證明》，貨物才能進入公司倉庫或投入使用。（六）付匯管理1.財務(wù)部門根據(jù)《進口采購合同》中的付款方式和條款，審核采購部門提交的付款申請及相關(guān)單據(jù)。審核無誤后，按照公司的資金管理制度和外匯管理規(guī)定，辦理付匯手續(xù)。2.在付匯過程中，財務(wù)部門應嚴格遵守國家外匯管理政策，確保付匯資金的合規(guī)性和安全性。如涉及外匯核銷等手續(xù)，財務(wù)部門應及時辦理，確保公司外匯業(yè)務(wù)的正常開展。3.財務(wù)部門應定期核對進口付匯情況，與采購部門、物流部門等相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保付匯信息的一致性和準確性。同時，應加強對進口付匯業(yè)務(wù)的財務(wù)核算和監(jiān)督，防范財務(wù)風險。三、進口業(yè)務(wù)風險管理（一）風險識別1.市場風險關(guān)注國際市場價格波動、匯率變動、供求關(guān)系變化等因素對進口業(yè)務(wù)成本和利潤的影響。2.信用風險對供應商的信用狀況進行評估，防范供應商違約、欺詐等風險；對客戶的信用狀況進行評估，防范客戶拖欠貨款、拒付貨款等風險。3.政策風險及時了解國家有關(guān)外貿(mào)進口的法律法規(guī)、政策變化，如關(guān)稅調(diào)整、貿(mào)易管制措施等，評估其對公司進口業(yè)務(wù)的影響。4.運輸風險關(guān)注運輸過程中的風險，如貨物損壞、丟失、延誤等，以及運輸方式變更、運輸費用增加等情況對進口業(yè)務(wù)的影響。5.報關(guān)報檢風險了解海關(guān)、檢驗檢疫部門的政策法規(guī)和工作要求，防范因報關(guān)報檢手續(xù)辦理不當而導致的貨物滯留、罰款等風險。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系根據(jù)風險識別的結(jié)果，建立涵蓋市場風險、信用風險、政策風險、運輸風險、報關(guān)報檢風險等方面的風險評估指標體系。2.確定風險評估方法采用定性與定量相結(jié)合的方法，對風險進行評估。如通過專家打分法、層次分析法等確定風險發(fā)生的可能性和影響程度，進而確定風險等級。3.定期進行風險評估定期（如每季度或每半年）對進口業(yè)務(wù)面臨的風險進行評估，及時發(fā)現(xiàn)新的風險因素，調(diào)整風險評估指標和方法，確保風險評估的準確性和有效性。（三）風險應對措施1.市場風險應對措施密切關(guān)注國際市場動態(tài)，加強市場調(diào)研和分析，及時掌握價格波動和匯率變動趨勢。通過簽訂套期保值合同、選擇合適的結(jié)算方式等手段，降低市場風險對公司進口業(yè)務(wù)的影響。2.信用風險應對措施建立供應商和客戶信用檔案，對其信用狀況進行定期評估和跟蹤。在簽訂合同前，嚴格審查對方的信用資質(zhì)；在合同執(zhí)行過程中，加強對對方履約情況的監(jiān)督和管理。對于信用狀況不佳的供應商和客戶，采取相應的風險防范措施，如要求提供擔保、增加預付款比例、縮短付款期限等。3.政策風險應對措施加強對國家有關(guān)外貿(mào)進口政策法規(guī)的學習和研究，及時了解政策變化動態(tài)。建立政策信息收集和分析機制，評估政策變化對公司進口業(yè)務(wù)的影響，并制定相應的應對策略。如調(diào)整進口業(yè)務(wù)布局、優(yōu)化產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、申請相關(guān)政策優(yōu)惠等。4.運輸風險應對措施選擇信譽良好、實力雄厚的運輸公司，并在運輸合同中明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。加強對貨物運輸過程的跟蹤和監(jiān)控，及時了解貨物的運輸狀態(tài)。購買足額的貨物運輸保險，降低運輸風險造成的損失。5.報關(guān)報檢風險應對措施加強對報關(guān)報檢業(yè)務(wù)知識的培訓，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和操作能力。選擇專業(yè)、可靠的報關(guān)報檢代理公司，并與其簽訂合作協(xié)議，明確雙方的責任和義務(wù)。在報關(guān)報檢前，認真審核相關(guān)資料，確保資料的真實性、準確性和完整性。加強與海關(guān)、檢驗檢疫部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解政策法規(guī)和工作要求的變化，確保報關(guān)報檢手續(xù)辦理順利。四、進口業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）崗位設(shè)置與職責分工1.采購部門負責進口需求的申請、供應商選擇與采購合同簽訂、采購業(yè)務(wù)的跟蹤與協(xié)調(diào)等工作。2.物流部門負責進口貨物的運輸安排、運輸過程的跟蹤與監(jiān)控、貨物的裝卸與倉儲等工作。3.質(zhì)量檢驗部門負責進口貨物的質(zhì)量檢驗、出具檢驗報告、對不合格貨物的處理等工作。4.財務(wù)部門負責進口業(yè)務(wù)的資金管理、付匯審核與辦理、財務(wù)核算與監(jiān)督等工作。5.其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責，配合做好進口業(yè)務(wù)的相關(guān)工作，如法務(wù)部門負責審核合同條款的合法性，行政部門負責提供必要的辦公支持等。各部門應明確崗位設(shè)置，合理分工，確保進口業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)工作相互銜接、相互制約，形成有效的內(nèi)部控制機制。（二）授權(quán)審批制度1.建立進口業(yè)務(wù)授權(quán)審批流程明確不同級別管理人員對進口業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的審批權(quán)限，如采購合同簽訂、付款申請、報關(guān)報檢手續(xù)辦理等。2.嚴格執(zhí)行授權(quán)審批制度所有進口業(yè)務(wù)活動必須按照規(guī)定的授權(quán)審批流程進行審批，未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)范圍的業(yè)務(wù)活動不得辦理。審批人員應認真審核相關(guān)資料，簽署明確的審批意見，對審批結(jié)果負責。（三）內(nèi)部審計與監(jiān)督1.定期開展內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對進口業(yè)務(wù)進行審計，檢查業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、財務(wù)收支的合規(guī)性等方面。2.加強日常監(jiān)督各部門應加強對本部門進口業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正業(yè)務(wù)操作中的問題。同時，公司應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，鼓勵員工對進口業(yè)務(wù)中的違規(guī)行為進行舉報，對發(fā)現(xiàn)問題及時進行調(diào)查處理。3.根據(jù)審計和監(jiān)督結(jié)果進行整改針對內(nèi)部審計和日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應及時制定整改措施，明確整改責任人和整改期限，確保問題得到有效解決。同時，應建立整改跟蹤機制，對整改情況進行跟蹤檢查，防止問題再次出現(xiàn)。五、信息管理（一）建立進口業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)1.公司應建立完善的進口業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)進口業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)信息的實時錄入、查詢、統(tǒng)計和分析。2.信息系統(tǒng)應涵蓋進口需求申請、供應商管理、采購合同管理、運輸管理、報關(guān)報檢管理、貨物驗收管理、付匯管理等功能模塊，確保業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（二）信息共享與溝通1.加強公司內(nèi)部各部門之間的信息共享與溝通通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門之間進口業(yè)務(wù)信息的實時傳遞和共享，提高工作效率，減少信息不對稱帶來的風險。2.建立與外部合作伙伴的信息溝通機制與供應商、運輸公司、報關(guān)報檢代理公司等外部合作伙伴建立信息溝通平臺，及時傳遞業(yè)務(wù)信息，加強合作與協(xié)調(diào)，確保進口業(yè)務(wù)的順利進行。（三）信息安全管理1.加強進口業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的安全防護采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等安全措施，防止信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全威脅。2.建立信息安全管理制度明確信息系統(tǒng)管理人員的職責和權(quán)限，規(guī)范信息系統(tǒng)的操作流程，加強對信息系統(tǒng)用戶的管理和培訓，提高信息