外簽合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司外簽合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部法人、其他組織或自然人簽訂的各類合同（以下簡稱“合同”），包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.風險防范原則充分識別、評估合同風險，采取有效措施進行防范和控制，保障公司利益不受損失。3.審慎簽約原則在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格、信用狀況、履約能力等進行全面審查，確保合同條款公平合理、明確具體，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義條款。4.統(tǒng)一管理原則公司對外簽訂的合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責，加強協(xié)同配合，確保合同管理工作規(guī)范有序。二、合同管理職責分工（一）合同管理部門公司設立合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一歸口管理工作，主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程及標準文本；2.組織合同法律審查、風險評估等工作；3.建立合同臺賬，對合同簽訂、履行、變更、終止等情況進行跟蹤和統(tǒng)計分析；4.協(xié)調(diào)處理合同糾紛，參與重大合同糾紛的訴訟或仲裁活動；5.定期組織合同管理培訓，提高公司員工的合同管理意識和能力。（二）業(yè)務部門業(yè)務部門是合同的承辦部門，負責合同的前期洽談、起草、送審、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，主要職責包括：1.負責與合同對方進行商務談判，收集、整理相關(guān)信息資料；2.根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，并確保合同條款符合公司利益和業(yè)務要求；3.按照合同管理流程，將合同文本提交合同管理部門進行法律審查和風險評估；4.負責合同的簽訂、履行工作，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題；5.如需變更或終止合同，應及時通知合同管理部門，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；6.配合合同管理部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)材料和信息。（三）法務部門法務部門負責對合同進行法律審查，提出法律意見和建議，主要職責包括：1.審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險；2.對合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)提供法律咨詢和指導；3.參與重大合同糾紛的處理，提供法律支持和解決方案；4.協(xié)助合同管理部門完善合同管理制度和流程，規(guī)范合同文本。（四）財務部門財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審核，監(jiān)督合同的履行及款項收付情況，主要職責包括：1.審核合同中的財務條款，如付款方式、結(jié)算時間、發(fā)票開具等是否符合公司財務管理制度；2.跟蹤合同款項的收付情況，確保公司資金安全；3.定期與業(yè)務部門核對合同執(zhí)行情況及款項收付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題；4.參與合同糾紛的處理，提供財務方面的意見和建議。三、合同簽訂管理（一）合同對方主體資格審查1.業(yè)務部門在簽訂合同前，應對合同對方的主體資格進行審查，確保對方具有合法的經(jīng)營資格和簽約能力。審查內(nèi)容包括：對方營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證等證照是否齊全且在有效期內(nèi)；經(jīng)營范圍是否與合同業(yè)務相符；法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書是否真實有效等。2.對于涉及特殊行業(yè)或領(lǐng)域的合同，還需審查對方是否具備相應的資質(zhì)證書或許可證明。（二）合同文本起草與審核1.合同文本原則上由業(yè)務部門負責起草。起草合同應使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無合適模板，應確保合同條款完整、準確、清晰，避免出現(xiàn)歧義或模糊不清的表述。2.合同文本起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行初審。合同管理部門主要對合同格式、條款完整性、文字表述等方面進行審核，并提出修改意見。3.初審通過后，合同管理部門將合同文本送法務部門進行法律審查。法務部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，并出具法律審查意見。4.業(yè)務部門應根據(jù)合同管理部門和法務部門的審核意見對合同文本進行修改完善，確保合同合法合規(guī)、公平合理。（三）合同審批1.合同審批流程按照公司內(nèi)部審批制度執(zhí)行。業(yè)務部門將修改后的合同文本及相關(guān)審批材料提交至各級審批領(lǐng)導進行審批。2.審批內(nèi)容包括合同對方主體資格、合同條款、業(yè)務必要性、風險評估等方面。各級審批領(lǐng)導應認真審核合同內(nèi)容，簽署審批意見。3.對于重大合同或涉及金額較大的合同，應提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務部門負責與合同對方簽訂合同。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度辦理蓋章手續(xù)。2.簽訂合同前，業(yè)務部門應再次核對合同文本與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準確無誤。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本提交合同管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門存檔備案。四、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務部門負責合同的具體履行工作，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求，全面履行合同義務。2.合同管理部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和統(tǒng)計分析，及時掌握合同履行進度。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的問題或風險，業(yè)務部門應及時向合同管理部門報告，并采取有效措施進行解決。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應按照合同簽訂流程進行審批，并及時提交合同管理部門、法務部門、財務部門等相關(guān)部門存檔備案。3.合同變更后，業(yè)務部門應按照變更后的合同內(nèi)容繼續(xù)履行合同義務，并及時調(diào)整合同履行計劃和相關(guān)工作安排。（三）合同款項收付管理1.財務部門負責合同款項的收付管理工作，應嚴格按照合同約定的付款方式、結(jié)算時間等辦理款項收付手續(xù)。2.業(yè)務部門在申請付款時，應填寫付款申請單，并附上合同副本、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)審批后提交財務部門辦理付款。3.財務部門收到付款申請后，應認真審核相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。對于不符合付款條件的，應及時通知業(yè)務部門。4.合同款項收付完成后，財務部門應及時進行賬務處理，并定期與業(yè)務部門核對款項收付情況，確保賬目清晰、準確。（四）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關(guān)證據(jù)材料，并向合同管理部門報告。合同管理部門應會同法務部門等相關(guān)部門對糾紛情況進行分析研究，制定解決方案。2.對于一般性合同糾紛，業(yè)務部門應積極與合同對方協(xié)商解決，爭取通過友好協(xié)商達成一致意見。協(xié)商過程中，應注意保留相關(guān)證據(jù)和溝通記錄。3.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，選擇通過仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，業(yè)務部門應積極配合，提供必要的協(xié)助和支持。4.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時將處理結(jié)果報告合同管理部門，并整理相關(guān)資料存檔備案。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本及相關(guān)審批材料、履行過程中的往來文件、糾紛處理記錄等資料提交合同管理部門。2.合同管理部門負責對合同檔案進行收集、整理和分類，確保檔案資料完整、準確、規(guī)范。3.合同檔案應按照合同類別、簽訂時間、項目名稱等進行分類歸檔，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管工作，確保檔案存放安全、有序。2.建立合同檔案查閱制度，嚴格控制檔案查閱權(quán)限。因工作需要查閱合同檔案的，應填寫查閱申請表，經(jīng)審批后在指定地點查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自復印、涂改、損毀合同檔案資料。如需復印合同檔案資料，應經(jīng)合同管理部門負責人批準。（三）合同檔案的銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應會同法務部門、財務部門等相關(guān)部門對檔案進行鑒定，確定是