實(shí)物檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織實(shí)物檔案的科學(xué)管理，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，更好地為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類實(shí)物檔案的管理。包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、手稿、照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。（三）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、真實(shí)完整、分類科學(xué)、便于利用的原則。確保實(shí)物檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作有序進(jìn)行，維護(hù)實(shí)物檔案的系統(tǒng)性和完整性。二、實(shí)物檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織獲得的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)，如政府部門頒發(fā)的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等。2.公司/組織重要活動(dòng)中形成的具有紀(jì)念意義的物品，如活動(dòng)紀(jì)念品、嘉賓題詞、簽名冊等。3.公司/組織的各類印章，包括公章、合同章、財(cái)務(wù)章等。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及重要人物的手稿、信函、題詞等。5.反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要項(xiàng)目的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等視聽資料。6.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，確保實(shí)物檔案及時(shí)、完整地收集到公司/組織檔案管理部門。2.對于屬于收集范圍的實(shí)物，相關(guān)部門或個(gè)人應(yīng)在實(shí)物形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案移交清單》，詳細(xì)注明實(shí)物的名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的實(shí)物進(jìn)行認(rèn)真核對，確保實(shí)物與移交清單內(nèi)容一致。如發(fā)現(xiàn)實(shí)物存在損壞、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)與移交部門或個(gè)人溝通，查明原因并進(jìn)行處理。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檔案按照其性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類。具體分類如下：1.榮譽(yù)類：包括公司/組織獲得的各類榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)。2.活動(dòng)類：公司/組織重要活動(dòng)中形成的實(shí)物。3.印章類：公司/組織的各類印章。4.人物類：公司/組織領(lǐng)導(dǎo)及重要人物的手稿、信函、題詞等。5.視聽類：反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要項(xiàng)目的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）編號規(guī)則實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號采用“年度+類別代碼+順序號”的格式。例如：2023RY001，表示2023年獲得的榮譽(yù)類實(shí)物檔案中的第1件。1.年度：實(shí)物檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示。2.類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩個(gè)大寫字母表示各類實(shí)物檔案。如“RY”表示榮譽(yù)類，“HD”表示活動(dòng)類等。3.順序號：同一類別實(shí)物檔案按接收時(shí)間順序編制的流水號，用三位數(shù)字表示。（三）編目要求實(shí)物檔案應(yīng)建立詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號、名稱、來源、形成時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和利用。四、實(shí)物檔案的保管（一）保管場所實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（二）存放方式1.對于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等體積較小的實(shí)物，應(yīng)存放在專門的檔案盒或檔案柜中，并在盒內(nèi)或柜內(nèi)設(shè)置固定的存放位置，確保實(shí)物擺放整齊、有序。2.對于印章，應(yīng)存放在專用的印章保險(xiǎn)柜中，并指定專人負(fù)責(zé)保管。印章使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織印章管理制度進(jìn)行審批和登記。3.對于照片、錄音帶、錄像帶、光盤等視聽資料，應(yīng)存放在專門的光盤柜或磁帶柜中，并按照編號順序排列存放。同時(shí)，應(yīng)建立視聽資料的電子目錄，以便于查找和利用。4.對于其他實(shí)物，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，選擇合適的存放方式，確保實(shí)物安全、完整。（三）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括實(shí)物的存放情況、保管環(huán)境、有無損壞等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。五、實(shí)物檔案的鑒定（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檔案的鑒定應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值、歷史意義、利用需求等因素進(jìn)行綜合判斷。對于已失去保存價(jià)值的實(shí)物檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。1.榮譽(yù)類實(shí)物檔案：對于已過有效期或不再具有重要意義的榮譽(yù)獎(jiǎng)項(xiàng)，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。2.活動(dòng)類實(shí)物檔案：對于一般性活動(dòng)中形成的實(shí)物，如活動(dòng)紀(jì)念品等，可根據(jù)其與公司/組織發(fā)展的關(guān)聯(lián)程度和保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。3.印章類實(shí)物檔案：對于已作廢或不再使用的印章，應(yīng)按照印章管理制度進(jìn)行收繳和銷毀。4.人物類實(shí)物檔案：對于一般性人物的手稿、信函等，可根據(jù)其內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行鑒定。5.視聽類實(shí)物檔案：對于已損壞或不再具有利用價(jià)值的視聽資料，應(yīng)進(jìn)行鑒定并銷毀。6.其他類實(shí)物檔案：根據(jù)其具體情況，參照上述標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。（二）鑒定程序1.成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案專業(yè)人員等組成。2.鑒定小組對實(shí)物檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.對于擬銷毀的實(shí)物檔案，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案銷毀審批表》，詳細(xì)注明實(shí)物檔案的編號、名稱、來源、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。六、實(shí)物檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容實(shí)物檔案管理部門應(yīng)建立實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)制度，對實(shí)物檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括實(shí)物檔案的數(shù)量、類別、來源、形成時(shí)間、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案管理部門應(yīng)定期編制實(shí)物檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)，能夠反映實(shí)物檔案管理工作的實(shí)際情況。七、實(shí)物檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱實(shí)物檔案的，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱實(shí)物檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將實(shí)物檔案帶出。3.因特殊情況需要復(fù)制實(shí)物檔案的，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（二）利用手續(xù)1.查閱實(shí)物檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，在查閱登記本上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供實(shí)物檔案，并做好查閱服務(wù)工作。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回