學(xué)科檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司學(xué)科檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用學(xué)科檔案資源，提高公司的科研管理水平和創(chuàng)新能力，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各學(xué)科領(lǐng)域在科研、教學(xué)、項(xiàng)目管理等活動中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的學(xué)科檔案管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)科檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類管理原則按照學(xué)科門類、項(xiàng)目類型、時(shí)間順序等對學(xué)科檔案進(jìn)行分類，便于管理和查找利用。3.全程管理原則對學(xué)科檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理，確保檔案工作與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。4.有效利用原則充分開發(fā)利用學(xué)科檔案資源，為公司的科研決策、教學(xué)改革、項(xiàng)目申報(bào)、成果轉(zhuǎn)化等提供有力支持。二、管理職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司學(xué)科檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)公司各學(xué)科領(lǐng)域的檔案，確保檔案的安全和完整。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立學(xué)科檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.對公司各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門學(xué)科檔案的形成、積累和整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理機(jī)構(gòu)的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理機(jī)構(gòu)做好檔案的查閱、借閱、鑒定、銷毀等工作，積極支持檔案管理機(jī)構(gòu)開展檔案信息化建設(shè)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司學(xué)科檔案管理制度，熱愛檔案工作，忠于職守。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、編目準(zhǔn)確。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級報(bào)告。4.積極開展檔案信息化工作，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的效率和水平。5.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)提供所需檔案，并做好記錄。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.科研項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、任務(wù)書、開題報(bào)告、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收材料等。2.教學(xué)檔案包括教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)評估材料等。3.學(xué)術(shù)交流檔案包括學(xué)術(shù)會議論文、邀請函、會議紀(jì)要、交流成果等。4.學(xué)科建設(shè)檔案包括學(xué)科發(fā)展規(guī)劃、學(xué)科評估材料、學(xué)科團(tuán)隊(duì)建設(shè)材料等。5.知識產(chǎn)權(quán)檔案包括專利申請文件、軟件著作權(quán)登記材料、商標(biāo)注冊文件等。6.其他與學(xué)科相關(guān)的檔案如學(xué)科獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號文件、專家推薦信等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的及時(shí)收集，確保檔案不遺漏、不丟失。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理檔案，將具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號、裝訂。3.對于重要的科研項(xiàng)目、教學(xué)活動等，應(yīng)實(shí)行項(xiàng)目（活動）負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目（活動）負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目（活動）結(jié)束后及時(shí)組織相關(guān)人員整理檔案，并向檔案管理機(jī)構(gòu)移交。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時(shí)完成檔案收集工作。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（二）整理方法1.分類按照學(xué)科門類、項(xiàng)目類型、時(shí)間順序等對檔案進(jìn)行分類。例如，科研項(xiàng)目檔案可分為國家級項(xiàng)目、省部級項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目等類別；教學(xué)檔案可分為本科教學(xué)、研究生教學(xué)等類別。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編碼、字母與數(shù)字組合等方式，便于檔案的標(biāo)識和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。歸檔時(shí)間一般為次年上半年，具體時(shí)間由檔案管理機(jī)構(gòu)另行通知。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。檔案移交清單應(yīng)包括檔案編號、題名、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理后再行移交。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用質(zhì)量可靠、耐久性強(qiáng)的設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，防止檔案信息泄露和丟失。（三）保管期限1.學(xué)科檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重大科研項(xiàng)目成果、重要教學(xué)成果、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、知識產(chǎn)權(quán)文件等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)檔案、學(xué)術(shù)交流檔案等。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性文件材料、臨時(shí)性活動檔案等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理機(jī)構(gòu)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行鑒定，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（四）檔案清查1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案賬目相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限、存儲介質(zhì)等方面。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編寫檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因科研、教學(xué)、管理等工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合作研究、項(xiàng)目申報(bào)、成果評估等需要查閱公司學(xué)科檔案，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)查閱申請?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案，按時(shí)歸還檔案。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和對外提供。2.對重要檔案的利用，應(yīng)實(shí)行審批制度，嚴(yán)格控制利用范圍和方式。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否仍具有保存價(jià)值，主要從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合評估。3.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理機(jī)構(gòu)組織實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔