孤兒信息管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范孤兒信息管理工作，確保孤兒信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高孤兒保障工作的效率和質(zhì)量，維護(hù)孤兒的合法權(quán)益。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所涉及的孤兒信息管理工作，包括孤兒信息的收集、錄入、存儲(chǔ)、更新、查詢(xún)、使用和保密等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保孤兒信息管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：保證孤兒信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，避免信息錯(cuò)誤或遺漏。3.安全保密原則：加強(qiáng)孤兒信息安全管理，防止信息泄露、篡改或丟失，保障孤兒個(gè)人隱私。4.高效便民原則：優(yōu)化工作流程，提高信息管理效率，為孤兒保障工作提供便捷服務(wù)。二、孤兒信息收集（一）收集主體本公司/組織指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)孤兒信息收集工作，相關(guān)工作人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。（二）收集渠道1.民政部門(mén)：與當(dāng)?shù)孛裾块T(mén)建立密切聯(lián)系，獲取民政部門(mén)掌握的孤兒信息。2.兒童福利機(jī)構(gòu)：接收兒童福利機(jī)構(gòu)提供的孤兒信息，包括孤兒基本情況、生活狀況、健康狀況等。3.其他相關(guān)部門(mén)：與教育、衛(wèi)生、公安等部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，獲取與孤兒相關(guān)的信息，如就學(xué)情況、醫(yī)療記錄、戶(hù)籍信息等。4.主動(dòng)發(fā)現(xiàn)：通過(guò)社區(qū)走訪(fǎng)、群眾舉報(bào)等方式，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)可能符合孤兒條件的兒童，并及時(shí)收集相關(guān)信息。（三）收集內(nèi)容1.基本信息：包括孤兒姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、身份證號(hào)碼、戶(hù)籍地址等。2.家庭信息：父母姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址、死亡證明或失蹤證明等。3.生活狀況信息：居住情況、經(jīng)濟(jì)來(lái)源、監(jiān)護(hù)人信息等。4.健康狀況信息：身體疾病、殘疾情況、預(yù)防接種記錄等。5.教育情況信息：就學(xué)情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、學(xué)校聯(lián)系方式等。6.其他信息：根據(jù)實(shí)際工作需要收集的其他相關(guān)信息。（四）收集要求1.信息真實(shí)準(zhǔn)確：收集的孤兒信息應(yīng)真實(shí)可靠，相關(guān)證明材料應(yīng)齊全有效。2.及時(shí)更新：定期對(duì)孤兒信息進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。3.信息完整：收集的信息應(yīng)涵蓋孤兒生活、學(xué)習(xí)、健康等各個(gè)方面，避免信息缺失。三、孤兒信息錄入（一）錄入人員指定經(jīng)過(guò)培訓(xùn)、熟悉信息管理系統(tǒng)操作的人員負(fù)責(zé)孤兒信息錄入工作。（二）錄入流程1.數(shù)據(jù)整理：對(duì)收集到的孤兒信息進(jìn)行整理，核對(duì)信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.系統(tǒng)登錄：使用指定的賬號(hào)和密碼登錄孤兒信息管理系統(tǒng)。3.信息錄入：按照系統(tǒng)提示，將整理好的孤兒信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，確保信息與紙質(zhì)材料一致。4.數(shù)據(jù)審核：錄入完成后，由專(zhuān)人對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，檢查信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）錄入要求1.數(shù)據(jù)規(guī)范：嚴(yán)格按照系統(tǒng)設(shè)定的格式和要求錄入信息，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性。2.信息保密：錄入人員在錄入過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)孤兒信息安全，不得泄露信息。3.及時(shí)錄入：收集到孤兒信息后，應(yīng)及時(shí)錄入系統(tǒng)，避免信息積壓。四、孤兒信息存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保孤兒信息的安全保存。1.電子存儲(chǔ)：將孤兒信息錄入信息管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)孤兒相關(guān)證明材料等紙質(zhì)文件進(jìn)行分類(lèi)整理，妥善保管在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中。（二）存儲(chǔ)安全1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.訪(fǎng)問(wèn)控制：對(duì)信息管理系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格權(quán)限控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)孤兒信息。3.數(shù)據(jù)加密：對(duì)存儲(chǔ)的孤兒信息進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。4.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止檔案損壞、丟失或霉變。（三）存儲(chǔ)期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，孤兒信息應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便為孤兒保障工作提供歷史數(shù)據(jù)支持。五、孤兒信息更新（一）更新原因1.孤兒自身情況變化：如孤兒成長(zhǎng)過(guò)程中出現(xiàn)戶(hù)籍遷移、就學(xué)變動(dòng)、健康狀況改變等情況。2.相關(guān)政策調(diào)整：根據(jù)國(guó)家或地方有關(guān)孤兒保障政策的調(diào)整，需要對(duì)孤兒信息進(jìn)行相應(yīng)更新。3.信息核實(shí)糾錯(cuò)：對(duì)已錄入的孤兒信息進(jìn)行定期核實(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確信息及時(shí)進(jìn)行更新。（二）更新流程1.信息收集：由相關(guān)工作人員收集孤兒信息變更的證明材料，如戶(hù)籍遷移證明、學(xué)校轉(zhuǎn)學(xué)證明、醫(yī)院診斷證明等。2.信息審核：對(duì)收集到的變更信息進(jìn)行審核，確保信息真實(shí)可靠。3.系統(tǒng)更新：審核通過(guò)后，由信息錄入人員在孤兒信息管理系統(tǒng)中對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更新，并同步更新紙質(zhì)檔案。（三）更新要求1.及時(shí)更新：發(fā)現(xiàn)孤兒信息需要更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)更新流程，確保信息的及時(shí)性。2.準(zhǔn)確記錄：詳細(xì)記錄信息更新的內(nèi)容、時(shí)間、原因等，以便追溯和查詢(xún)。六、孤兒信息查詢(xún)（一）查詢(xún)主體本公司/組織內(nèi)部經(jīng)授權(quán)的工作人員因工作需要可以查詢(xún)孤兒信息。（二）查詢(xún)權(quán)限1.一般查詢(xún)：普通工作人員可查詢(xún)孤兒基本信息、生活狀況等一般性信息，用于日常工作參考。2.特殊查詢(xún)：涉及孤兒隱私或敏感信息的查詢(xún)，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。（三）查詢(xún)流程1.查詢(xún)申請(qǐng)：查詢(xún)?nèi)藛T填寫(xiě)查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)?cè)?、查?xún)內(nèi)容等。2.申請(qǐng)審批：查詢(xún)申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.信息查詢(xún)：審批通過(guò)后，由系統(tǒng)管理員按照查詢(xún)申請(qǐng)表的要求，在孤兒信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢(xún)，并提供查詢(xún)結(jié)果。（四）查詢(xún)要求1.合法合規(guī)：查詢(xún)?nèi)藛T應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行查詢(xún)，不得越權(quán)查詢(xún)或違規(guī)使用查詢(xún)結(jié)果。2.信息保密：查詢(xún)?nèi)藛T在查詢(xún)過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)孤兒信息安全，不得泄露查詢(xún)結(jié)果。七、孤兒信息使用（一）使用目的孤兒信息主要用于孤兒保障工作的決策、實(shí)施和監(jiān)督，為制定相關(guān)政策、提供救助服務(wù)、評(píng)估工作效果等提供依據(jù)。（二）使用范圍1.內(nèi)部使用：本公司/組織內(nèi)部各部門(mén)在開(kāi)展孤兒保障工作時(shí)，可根據(jù)工作需要使用孤兒信息。2.外部共享：在符合法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定的前提下，可與民政部門(mén)、其他相關(guān)部門(mén)或社會(huì)組織共享孤兒信息，但需簽訂信息共享協(xié)議，明確共享范圍、使用目的、保密責(zé)任等。（三）使用要求1.合法合規(guī)使用：嚴(yán)格按照法律法規(guī)和政策規(guī)定使用孤兒信息，不得將信息用于非法目的或違反道德規(guī)范的行為。2.信息保護(hù)：在使用孤兒信息過(guò)程中，應(yīng)采取必要的措施保護(hù)孤兒信息安全，防止信息泄露、濫用或不當(dāng)使用。3.記錄使用情況：對(duì)孤兒信息的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用人員、使用目的、使用內(nèi)容等，以便追溯和監(jiān)督。八、孤兒信息保密（一）保密責(zé)任本公司/組織所有工作人員均有義務(wù)保守孤兒信息秘密，不得泄露、傳播或非法使用孤兒信息。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。2.制度建設(shè)：建立健全孤兒信息保密制度，規(guī)范信息訪(fǎng)問(wèn)、使用、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的保密管理。3.技術(shù)防護(hù)：采用加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)等手段，加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露。4