岳陽采購管理辦法一、總則（一）目的為加強岳陽公司采購管理，規(guī)范采購行為，降低采購成本，提高采購效率和質(zhì)量，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于岳陽公司及所屬各部門、子公司的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購活動應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購過程公正。4.誠信原則：采購方和供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護雙方合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。采購決策委員會負責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購計劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購合同，組織采購驗收等工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負責(zé)提出采購需求，提供技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準等相關(guān)要求，參與采購過程中的技術(shù)評審和驗收工作。2.財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核，對采購成本進行核算和分析。3.審計部門：負責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性，防范采購風(fēng)險。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，編制本部門的采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購部門匯總各需求部門的采購預(yù)算草案，結(jié)合公司采購戰(zhàn)略和市場價格走勢，進行綜合平衡和審核，編制公司年度采購預(yù)算方案。3.公司年度采購預(yù)算方案經(jīng)采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行分析和通報，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.當市場價格波動較大、公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際需求時，采購部門應(yīng)及時提出采購預(yù)算調(diào)整申請。2.采購預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)包括調(diào)整原因、調(diào)整項目、調(diào)整金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負責(zé)人審核、財務(wù)部門會簽、采購決策委員會審議通過后，報公司董事會批準。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。2.根據(jù)采購項目的需求和特點，采購部門從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進行實地考察和評估。3.采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進行綜合評審，評審內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。（二）供應(yīng)商評價與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進行評價和考核，建立供應(yīng)商評價檔案。2.評價和考核結(jié)果作為供應(yīng)商續(xù)用、調(diào)整采購份額、暫停合作或終止合作的重要依據(jù)。3.對于評價和考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作或終止合作。（三）供應(yīng)商激勵與淘汰1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰、獎勵或增加采購份額等激勵措施。2.對于連續(xù)兩次評價和考核不合格、嚴重違反合同約定或法律法規(guī)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其列入黑名單，予以淘汰。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，并附上相關(guān)技術(shù)文件和資料。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購項目進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購項目的金額大小和重要程度，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進行審批。金額較小的采購項目由采購部門負責(zé)人審批；金額較大的采購項目由采購決策委員會審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購人員等內(nèi)容。2.采購人員按照采購計劃選擇供應(yīng)商，進行詢價、比價、議價等工作，確定最終供應(yīng)商和采購價格。3.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。（四）采購驗收1.采購項目到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作。2.采購項目到貨后，采購部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格的采購項目，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的采購項目，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，附上相關(guān)發(fā)票、驗收單等憑證，提交給財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請單進行審核，核實采購項目的真實性、合法性和準確性，以及發(fā)票的合規(guī)性。審核通過后，按照公司規(guī)定的付款流程進行付款。六、采購方式（一）招標采購1.對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭激烈的采購項目，應(yīng)采用招標采購方式。2.采購部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標文件，明確招標項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、評標辦法、投標報價要求等內(nèi)容。3.采購部門發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商參加投標。投標供應(yīng)商應(yīng)按照招標文件的要求編制投標文件，在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標文件。4.采購部門組織開標、評標會議，按照評標辦法對投標文件進行評審，確定中標供應(yīng)商。（二）競爭性談判采購1.對于采購項目具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大等情況，可采用競爭性談判采購方式。2.采購部門應(yīng)選擇不少于三家符合條件的供應(yīng)商進行談判。談判過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標準、價格、交貨期等條款進行談判，要求供應(yīng)商進行報價和承諾。3.采購部門根據(jù)談判結(jié)果，綜合考慮供應(yīng)商的報價、質(zhì)量、交貨期等因素，確定成交供應(yīng)商。（三）詢價采購1.對于采購項目規(guī)格、標準統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價采購方式。2.采購部門向不少于三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)報價。3.采購部門對供應(yīng)商的報價進行比較，選擇報價最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購部門應(yīng)與單一來源供應(yīng)商進行協(xié)商，確定采購價格和其他條款。協(xié)商過程中，應(yīng)做好記錄，并報采購決策委員會批準。七、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員應(yīng)在確定供應(yīng)商后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：采購項目名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時跟蹤采購合同的履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定的時間、地點、質(zhì)量標準等要求交付貨物或提供服務(wù)。如因特殊原因需要變更交貨期或交貨地點等，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購部門，并經(jīng)采購部門同意。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場價格波動、公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е虏少徍贤瑹o法履行或部分無法履行，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并協(xié)商解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）合同糾紛處理1.在采購合同履行過程中，如發(fā)生合同糾紛，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，尋求解決方案。2.如協(xié)商不成，采購部門應(yīng)按照采購合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等途徑解決合同糾紛。在合同糾紛處理過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，維護公司的合法權(quán)益。八、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、交貨期風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部門應(yīng)在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期對供應(yīng)商進行評價和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強對采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和驗收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對不合格產(chǎn)品及時進行處理。3.對于價格風(fēng)險，采購部門應(yīng)加強市場價格監(jiān)測和分析，合理確定采購價格，采用招標采購、競爭性談判采購等方式降低采購成本，簽訂價格調(diào)整條款等。4.對于交貨期風(fēng)險，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商明確交貨期要求，加強對采購進度的跟蹤和監(jiān)控，及時協(xié)調(diào)解決交貨期延誤問題。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.當采購風(fēng)險達到預(yù)警值時，采購部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，防止風(fēng)險擴大。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應(yīng)定期對采購活動進行審