存儲(chǔ)檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司存儲(chǔ)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類存儲(chǔ)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司存儲(chǔ)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司存儲(chǔ)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和完善公司存儲(chǔ)檔案管理辦法及相關(guān)操作規(guī)程。2.檔案收集與整理：組織各部門做好檔案的收集工作，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.檔案利用服務(wù)：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。根據(jù)工作需要，為外部單位提供檔案查閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司存儲(chǔ)檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案、勞動(dòng)合同，行政公文、信函等。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)申報(bào)資料，資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：包括市場(chǎng)調(diào)研、營(yíng)銷策劃、銷售合同、客戶資料，采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料，生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)文件等。4.基本建設(shè)類：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)文件、施工圖紙，工程招投標(biāo)文件，工程合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.設(shè)備儀器類：包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄，儀器校準(zhǔn)證書、使用說(shuō)明書等。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像資料，電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限件號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.全宗號(hào)：公司檔案管理中心的代碼，統(tǒng)一設(shè)定為“01”。2.分類號(hào)：按照檔案分類類別，分別設(shè)定不同的代碼，如行政管理類為“A”，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類為“B”，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類為“C”，基本建設(shè)類為“D”，設(shè)備儀器類為“E”，聲像電子類為“F”。3.年度：檔案形成的年度，采用公元紀(jì)年，如“2023”。4.保管期限：檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”、“L”、“D”表示。5.件號(hào)：同一類檔案在年度內(nèi)按順序編制的流水號(hào)。例如，一份2023年形成的行政管理類永久保管的文件，其編號(hào)為：01A2023Y001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照本辦法規(guī)定的檔案分類范圍，及時(shí)收集本部門在工作過(guò)程中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.收集要求：檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并確保其真實(shí)性、完整性和可讀性。3.收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交檔案管理部門。對(duì)于重大項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)移交。（二）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，確保同一類檔案集中存放。2.編號(hào)編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于檢索和利用。3.裝訂歸檔：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。裝訂后的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.庫(kù)房選址：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)，并遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.庫(kù)房設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求。3.庫(kù)房管理：建立庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格控制庫(kù)房人員出入，定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查和清潔，確保庫(kù)房安全整潔。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)管理制度，對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。3.聲像檔案存儲(chǔ)：照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理，存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行編號(hào)編目。聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，以便于查閱。（三）檔案保管期限檔案保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，具體如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重要會(huì)議紀(jì)要、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如各類合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等，保管期限為1650年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性文件、報(bào)表等，保管期限為15年以下。（四）檔案定期檢查與維護(hù)1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.維護(hù)措施：對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、褪色、霉變等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定小組按照檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)充分考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。3.鑒定程序：檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽(tīng)取業(yè)務(wù)部門意見(jiàn)等方式，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否還有保存價(jià)值。（二）檔案銷毀1.銷毀審批：經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀方式：檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎的方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀記錄：檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及本人形成的檔案。因特殊原因需要查閱、借閱其他部門檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)：查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱目的等信息。檔案管理部門根據(jù)查閱登記表，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。2.借閱手續(xù)：借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱期限、借閱目的等信息。檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后，借閱人應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編號(hào)編目、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，確保檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。如設(shè)置用戶權(quán)限、進(jìn)行數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻和殺毒軟件等。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系