外制管理暫行辦法一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織的外制業(yè)務管理，確保外制產(chǎn)品及服務符合質(zhì)量要求、交期要求，同時有效控制成本，特制定本暫行辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織所有涉及外部供應商提供產(chǎn)品或服務的外制業(yè)務活動，包括但不限于原材料采購、零部件加工、成品組裝、外包服務等。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：外制產(chǎn)品及服務必須滿足本公司/組織規(guī)定的質(zhì)量標準和技術要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠，服務優(yōu)質(zhì)高效。2.合規(guī)合法原則：外制業(yè)務活動應嚴格遵守國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本公司/組織的內(nèi)部規(guī)定，確保各項業(yè)務合法合規(guī)開展。3.成本效益原則：在保證質(zhì)量和交期的前提下，合理控制外制成本，優(yōu)化供應商選擇和采購策略，提高公司/組織的經(jīng)濟效益。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關系，共同促進業(yè)務發(fā)展，實現(xiàn)共同成長。二、外制業(yè)務流程（一）需求評估1.業(yè)務部門提出需求：各業(yè)務部門根據(jù)公司/組織的生產(chǎn)計劃、銷售訂單或其他業(yè)務需求，確定需要外制的產(chǎn)品或服務內(nèi)容，并填寫《外制需求申請表》，詳細說明需求的規(guī)格、數(shù)量、交期等要求。2.評估需求合理性：采購部門會同技術部門、質(zhì)量部門等相關部門對業(yè)務部門提出的外制需求進行評估，審查需求的合理性、必要性以及與公司/組織現(xiàn)有生產(chǎn)能力和資源的匹配性。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或存在問題，應及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。（二）供應商選擇與評估1.供應商開發(fā)：采購部門根據(jù)外制需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對于新的外制項目，采購部門應組織相關人員對潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、管理體系、信譽等方面的情況，確定合格供應商名單。2.供應商評估與分類：定期對現(xiàn)有供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面。根據(jù)評估結(jié)果，將供應商分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應商，B類為合格供應商，C類為需改進供應商。對于不同類別的供應商，采取不同的管理策略，如A類供應商給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策，C類供應商則加強監(jiān)督和輔導，如仍無改進則考慮淘汰。3.供應商選擇決策：在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的報價、質(zhì)量、交期、服務等因素，遵循公平、公正、公開的原則，通過招標、詢價、談判等方式確定最終供應商。對于重大外制項目，應組織相關部門進行集體決策，并記錄決策過程和結(jié)果。（三）合同簽訂1.合同起草與審核：采購部門根據(jù)與供應商協(xié)商確定的條款，起草外制合同。合同內(nèi)容應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。合同起草完成后，應提交法務部門、財務部門等相關部門進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、風險可控。2.合同簽訂與存檔：經(jīng)審核通過的合同，由公司/組織法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給相關部門，并負責合同的存檔管理，以便后續(xù)查詢和跟蹤。（四）訂單下達1.訂單生成：采購部門根據(jù)合同約定，向供應商下達外制訂單。訂單內(nèi)容應與合同一致，并明確訂單編號、產(chǎn)品或服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量要求等詳細信息。2.訂單確認：供應商收到訂單后，應及時確認訂單內(nèi)容，并回復采購部門。如供應商對訂單有任何疑問或異議，應在規(guī)定時間內(nèi)與采購部門溝通協(xié)商，雙方達成一致后再行生產(chǎn)。（五）生產(chǎn)過程監(jiān)控1.供應商定期匯報：供應商應定期向采購部門匯報外制產(chǎn)品的生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況等情況，采購部門應及時掌握生產(chǎn)動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調(diào)解決。2.駐廠監(jiān)造（如有需要）：對于關鍵外制項目或質(zhì)量要求較高的產(chǎn)品，公司/組織可安排專人駐廠監(jiān)造，監(jiān)督供應商的生產(chǎn)過程，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進度符合要求。駐廠監(jiān)造人員應定期向公司/組織匯報監(jiān)造情況，并及時反饋發(fā)現(xiàn)的問題。3.質(zhì)量檢驗與控制：采購部門應按照合同約定的質(zhì)量標準，組織質(zhì)量部門對供應商提供的外制產(chǎn)品進行檢驗和驗收。檢驗方式可包括首件檢驗、抽檢、全檢等，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格后方可入庫或使用。對于檢驗不合格的產(chǎn)品，應按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、返工等。（六）驗收與付款1.驗收：外制產(chǎn)品或服務完成后，供應商應通知采購部門進行驗收。采購部門組織質(zhì)量部門、使用部門等相關人員按照合同約定的驗收標準進行驗收，并填寫《外制產(chǎn)品驗收報告》。驗收合格的產(chǎn)品或服務，方可辦理入庫或結(jié)算手續(xù)；驗收不合格的，應要求供應商限期整改或重新提供，直至驗收合格為止。2.付款：財務部門根據(jù)合同約定和驗收報告，辦理付款手續(xù)。付款前，應審核相關憑證和手續(xù)是否齊全，確保付款準確無誤。對于因質(zhì)量問題、交貨延遲等原因?qū)е碌目劭钍马?，應按照合同約定執(zhí)行，并在付款時予以扣除。（七）售后服務1.售后服務要求：合同應明確供應商的售后服務責任和義務，包括產(chǎn)品質(zhì)量保證期、維修保養(yǎng)、技術支持等方面的內(nèi)容。供應商應按照合同約定提供及時、有效的售后服務，確保外制產(chǎn)品在使用過程中出現(xiàn)問題能夠得到妥善解決。2.售后服務跟蹤：采購部門應建立售后服務跟蹤機制，及時收集客戶反饋的問題，并協(xié)調(diào)供應商進行處理。對于客戶投訴較多或售后服務質(zhì)量較差的供應商，應采取相應的措施，如警告、扣罰貨款、暫停合作等，督促其改進服務質(zhì)量。三、供應商管理（一）供應商準入管理1.供應商資質(zhì)審核：采購部門對潛在供應商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認證證書、稅務登記證等資質(zhì)文件進行審核，確保供應商具備合法經(jīng)營資格。2.實地考察評估：對通過資質(zhì)審核的潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)場所、設備設施、人員素質(zhì)、管理水平、質(zhì)量控制能力等方面的情況，填寫《供應商實地考察報告》。實地考察合格的供應商，方可納入公司/組織的供應商數(shù)據(jù)庫。（二）供應商日常管理1.供應商溝通與協(xié)調(diào)：采購部門應與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時傳達公司/組織的需求和要求，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和存在的問題，共同協(xié)商解決辦法，促進雙方合作順利開展。2.供應商培訓與輔導：根據(jù)供應商的實際情況，采購部門可組織相關培訓，幫助供應商提高質(zhì)量管理水平、生產(chǎn)效率、成本控制能力等。對于管理水平較低或存在問題較多的供應商，采購部門應安排專人進行輔導，協(xié)助其改進管理，提升績效。3.供應商績效評估：定期對供應商的績效進行評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務等方面。采購部門根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，并采取相應的激勵和約束措施，如給予優(yōu)秀供應商獎勵、對績效較差的供應商進行警告或淘汰等。（三）供應商退出管理1.主動退出：供應商因自身原因提出退出合作關系的，應提前向采購部門提交書面申請，并按照合同約定辦理相關手續(xù)，結(jié)清貨款和其他費用。2.被動退出：對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，公司/組織有權終止合作關系，并將其從供應商數(shù)據(jù)庫中刪除：連續(xù)多次出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題，嚴重影響公司/組織產(chǎn)品質(zhì)量和聲譽的；交貨期嚴重延誤，影響公司/組織生產(chǎn)計劃和銷售訂單執(zhí)行的；違反合同約定，拒不履行售后服務責任的；存在商業(yè)賄賂、不正當競爭等違法行為的；其他嚴重違反公司/組織規(guī)定或法律法規(guī)的行為。四、風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：采購部門會同相關部門對公司/組織外制業(yè)務活動中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應商違約風險、質(zhì)量風險、交貨期風險、價格波動風險、法律法規(guī)風險等。2.風險評估：對識別出的風險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性較大且影響程度嚴重的風險，如供應商破產(chǎn)倒閉等，應采取風險規(guī)避措施，如尋找替代供應商、調(diào)整采購策略等，避免風險的發(fā)生。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較大但影響程度一般的風險，如質(zhì)量風險、交貨期風險等，應采取風險降低措施，如加強供應商管理、增加檢驗頻次、簽訂補充協(xié)議等，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.風險轉(zhuǎn)移：對于風險發(fā)生可能性較小但影響程度嚴重的風險，如價格波動風險等，可采取風險轉(zhuǎn)移措施，如簽訂套期保值合同、購買保險等，將風險轉(zhuǎn)移給其他方。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性較小且影響程度一般的風險，如法律法規(guī)風險等，在采取適當?shù)姆婪洞胧┖?，可考慮風險接受，由公司/組織自行承擔風險。（三）風險監(jiān)控與預警1.風險監(jiān)控：建立風險監(jiān)控機制，定期對風險狀況進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。采購部門應密切關注供應商的經(jīng)營狀況、市場動態(tài)、政策法規(guī)變化等因素，及時調(diào)整風險應對措施。2.風險預警：設定風險預警指標和閾值，當風險指標達到預警閾值時，及時發(fā)出預警信號。采購部門應根據(jù)預警信號，采取相應的應急措施，防范風險擴大化。五、信息管理（一）外制業(yè)務信息收集1.供應商信息收集：采購部門負責收集供應商的基本信息、資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格等方面的信息，并建立供應商信息檔案，定期更新維護。2.外制訂單信息收集：采購部門負責收集外制訂單的下達、執(zhí)行、變更、驗收等環(huán)節(jié)的信息，包括訂單編號、產(chǎn)品或服務名稱、規(guī)格、數(shù)量、交期、質(zhì)量要求、實際交貨期、驗收結(jié)果等信息，并建立訂單信息臺賬，實時跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.質(zhì)量檢驗信息收集：質(zhì)量部門負責收集外制產(chǎn)品的檢驗信息，包括檢驗批次、檢驗項目、檢驗結(jié)果、不合格品處理情況等信息，并建立質(zhì)量檢驗檔案，為質(zhì)量追溯和改進提供依據(jù)。（二）外制業(yè)務信息分析與利用1.信息分析：采購部門會同相關部門對外制業(yè)務信息進行分析，挖掘信息背后的規(guī)律和問題，為決策提供支持。例如，通過分析供應商績效數(shù)據(jù)，找出績效優(yōu)秀和較差的供應商，總結(jié)經(jīng)驗教訓，采取針對性措施提升整體供應商管理水平；通過分析訂單執(zhí)行情況，找出影響交期和質(zhì)量的關鍵因素，采取措施加以改進。2.信息利用：充分利用外制業(yè)務信息，優(yōu)化外制業(yè)務流程，提高管理效率。例如，根據(jù)供應商的歷史交貨數(shù)據(jù)和質(zhì)量數(shù)據(jù)，合理安排采購計劃和檢驗計劃；根據(jù)市場價格波動信息，及時調(diào)整采購價格策略，降低采購成本。（三）信息安全管理1.信息保密制度：建立外制業(yè)務信息保密制度，明確信息保密責任和義務，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密、供應商信息等重要信息進行嚴格保密。2.信息訪問控制：對訪問外制業(yè)務信息的人員進行權限管理，設置不同的用戶角色和權限級別，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問