在途物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司在途物資的管理，規(guī)范在途物資的采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的操作流程，確保在途物資的安全、完整，提高物資供應(yīng)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有在途物資的管理，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資在采購(gòu)過(guò)程中處于運(yùn)輸狀態(tài)的管理。（三）管理原則1.合法性原則：在途物資管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：確保在途物資信息的準(zhǔn)確記錄，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等，以便及時(shí)跟蹤和管理。3.及時(shí)性原則：及時(shí)處理在途物資的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，減少物資在途時(shí)間，提高物資供應(yīng)的及時(shí)性。4.安全性原則：保障在途物資在運(yùn)輸過(guò)程中的安全，防止物資損壞、丟失等情況發(fā)生。5.成本效益原則：在確保物資安全和供應(yīng)及時(shí)性的前提下，合理控制在途物資的管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)在途物資采購(gòu)合同的簽訂，明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、運(yùn)輸方式等條款。2.及時(shí)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)供應(yīng)商安排發(fā)貨，并確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量發(fā)出。3.負(fù)責(zé)與運(yùn)輸部門溝通協(xié)調(diào)，確保運(yùn)輸工具的及時(shí)調(diào)配，保證物資運(yùn)輸?shù)捻槙场?.定期向相關(guān)部門提供在途物資的信息，包括采購(gòu)訂單號(hào)、物資名稱、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。（二）運(yùn)輸部門1.根據(jù)采購(gòu)部門的要求，選擇合適的運(yùn)輸方式和運(yùn)輸工具，確保物資安全、及時(shí)運(yùn)輸。2.負(fù)責(zé)辦理物資的托運(yùn)手續(xù)，包括填寫托運(yùn)單、辦理保險(xiǎn)等，并妥善保管運(yùn)輸過(guò)程中的相關(guān)文件和憑證。3.跟蹤物資的運(yùn)輸狀態(tài)，及時(shí)反饋運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況，如延誤、損壞等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.在物資到達(dá)目的地后，協(xié)助收貨部門進(jìn)行物資的交接工作。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)在途物資到達(dá)后的驗(yàn)收、入庫(kù)工作，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)，確保物資符合要求。2.提供合適的存儲(chǔ)場(chǎng)地和條件，對(duì)在途物資進(jìn)行妥善保管，防止物資損壞、變質(zhì)。3.定期盤點(diǎn)在途物資，確保賬實(shí)相符，并及時(shí)反饋盤點(diǎn)結(jié)果。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核在途物資采購(gòu)合同的付款條款，確保付款安排合理、合規(guī)。2.根據(jù)采購(gòu)合同和發(fā)票，及時(shí)辦理在途物資的付款手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對(duì)在途物資的成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）質(zhì)量部門1.參與在途物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)運(yùn)輸過(guò)程中可能影響物資質(zhì)量的因素進(jìn)行評(píng)估，并提出相應(yīng)的質(zhì)量保障措施。3.處理在途物資的質(zhì)量問題，如不合格品的退貨、換貨等。（六）信息管理部門1.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)在途物資管理信息系統(tǒng)，確保各部門能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取在途物資的相關(guān)信息。2.對(duì)在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和維護(hù)，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.根據(jù)公司管理需求，提供在途物資管理信息的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和物資庫(kù)存情況，提前制定采購(gòu)計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司庫(kù)存策略和市場(chǎng)供應(yīng)情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等詳細(xì)信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（二）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、運(yùn)輸方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、付款方式等條款。3.在簽訂采購(gòu)合同前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草本提交給財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。4.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。（三）采購(gòu)訂單1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同下達(dá)采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)信息、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等要求。2.采購(gòu)訂單應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.采購(gòu)訂單如有變更，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)，確保雙方的權(quán)益得到保障。四、運(yùn)輸管理（一）運(yùn)輸方式選擇1.根據(jù)物資的性質(zhì)、數(shù)量、運(yùn)輸距離、交貨期等因素，選擇合適的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、水路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)取?.在選擇運(yùn)輸方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸安全性等因素，確保運(yùn)輸方式能夠滿足物資運(yùn)輸?shù)囊蟆?.對(duì)于貴重物資、易損物資等，應(yīng)優(yōu)先選擇安全性較高的運(yùn)輸方式，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）運(yùn)輸工具安排1.根據(jù)運(yùn)輸方式和物資數(shù)量，合理安排運(yùn)輸工具，確保運(yùn)輸工具的承載能力能夠滿足物資運(yùn)輸?shù)男枨蟆?.在安排運(yùn)輸工具時(shí)，應(yīng)考慮運(yùn)輸工具的適用性、可靠性和經(jīng)濟(jì)性，選擇信譽(yù)良好、服務(wù)質(zhì)量高的運(yùn)輸企業(yè)或運(yùn)輸工具。3.對(duì)于特殊物資的運(yùn)輸，如易燃易爆物資、危險(xiǎn)化學(xué)品等，應(yīng)選擇具備相應(yīng)運(yùn)輸資質(zhì)和安全保障措施的運(yùn)輸工具。（三）運(yùn)輸過(guò)程跟蹤1.運(yùn)輸部門應(yīng)建立在途物資運(yùn)輸跟蹤制度，及時(shí)掌握物資的運(yùn)輸狀態(tài)，包括運(yùn)輸工具的出發(fā)時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間、運(yùn)輸路線等信息。2.通過(guò)運(yùn)輸企業(yè)提供的物流信息系統(tǒng)、衛(wèi)星定位系統(tǒng)等手段，實(shí)時(shí)跟蹤物資的運(yùn)輸情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理運(yùn)輸過(guò)程中的異常情況。3.如遇運(yùn)輸延誤、物資損壞等情況，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)與運(yùn)輸企業(yè)溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向采購(gòu)部門和其他相關(guān)部門反饋情況。（四）運(yùn)輸文件管理1.運(yùn)輸部門應(yīng)妥善保管運(yùn)輸過(guò)程中的相關(guān)文件和憑證，如托運(yùn)單、提單、保險(xiǎn)單、運(yùn)輸發(fā)票等，作為物資運(yùn)輸?shù)淖C明和結(jié)算依據(jù)。2.在物資到達(dá)目的地后，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)將運(yùn)輸文件和憑證移交給倉(cāng)儲(chǔ)部門或其他相關(guān)部門，以便進(jìn)行物資的驗(yàn)收和結(jié)算工作。3.運(yùn)輸文件和憑證應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，以備查閱和審計(jì)。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在物資預(yù)計(jì)到貨前，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，掌握物資的質(zhì)量要求和規(guī)格型號(hào)，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和有效性。3.對(duì)于特殊物資的驗(yàn)收，如大型設(shè)備、精密儀器等，應(yīng)提前制定驗(yàn)收方案，并組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收流程1.物資到達(dá)后，運(yùn)輸部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)儲(chǔ)部門驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照規(guī)定的驗(yàn)收方法和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資進(jìn)行逐一檢查，如外觀檢查、尺寸測(cè)量、性能測(cè)試等，確保物資符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫不合格報(bào)告，注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商進(jìn)行處理。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員應(yīng)詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并形成驗(yàn)收記錄。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為物資質(zhì)量追溯和管理決策的依據(jù)。驗(yàn)收記錄的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理的規(guī)定。3.如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收記錄存在錯(cuò)誤或遺漏，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和補(bǔ)充，并注明更正原因和日期。六、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)場(chǎng)地規(guī)劃1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)、用途、存儲(chǔ)要求等因素，合理規(guī)劃存儲(chǔ)場(chǎng)地，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、零部件區(qū)、成品區(qū)等。2.存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物資的類別、規(guī)格型號(hào)、存放位置等信息，便于物資的查找和管理。3.對(duì)于易燃易爆物資、危險(xiǎn)化學(xué)品等特殊物資，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）存儲(chǔ)條件要求1.根據(jù)物資的特性，提供合適的存儲(chǔ)條件，如溫度、濕度、通風(fēng)、防潮、防蟲等，確保物資在存儲(chǔ)過(guò)程中的質(zhì)量不受影響。2.對(duì)于易受潮、易生銹的物資，應(yīng)采取防潮、防銹措施，如密封包裝、放置干燥劑等；對(duì)于易變質(zhì)的物資，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)期限進(jìn)行存放，并定期檢查物資的質(zhì)量狀況。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)地進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)設(shè)施的正常運(yùn)行，如貨架的穩(wěn)固性、通風(fēng)設(shè)備的有效性等。（三）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)在途物資和庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)方法、盤點(diǎn)人員等，并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照規(guī)定的盤點(diǎn)方法和流程，對(duì)物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，并記錄實(shí)際庫(kù)存數(shù)量。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，注明盤點(diǎn)結(jié)果、賬實(shí)差異情況及原因分析等。4.對(duì)于賬實(shí)差異，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。如屬于人為原因造成的差異，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于系統(tǒng)錯(cuò)誤或其他原因造成的差異，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬務(wù)記錄。七、信息管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.信息管理部門應(yīng)建立和完善在途物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)、運(yùn)輸、驗(yàn)收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.在途物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢、跟蹤、統(tǒng)計(jì)分析等功能，能夠?qū)崟r(shí)反映在途物資的動(dòng)態(tài)情況，為公司決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。3.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)在途物資管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和可靠性。（二）信息傳遞與共享1.采購(gòu)部門、運(yùn)輸部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)通過(guò)在途物資管理信息系統(tǒng)及時(shí)傳遞和共享在途物資的相關(guān)信息，確保各部門之間信息暢通。2.各部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程，在信息系統(tǒng)中錄入和查詢?cè)谕疚镔Y的信息，不得擅自修改或刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。如發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行恢復(fù)，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）信息分析與利用1.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)在途物資管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，生成相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析報(bào)告，為公司管理決策提供參考依據(jù)。2.通過(guò)對(duì)在途物資的采購(gòu)成本、運(yùn)輸成本、庫(kù)存成本等進(jìn)行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行優(yōu)化和降低成本。3.根據(jù)在途物資的運(yùn)輸時(shí)間、到貨準(zhǔn)時(shí)率等信息，評(píng)估運(yùn)輸企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)調(diào)整運(yùn)輸策略，提高物資供應(yīng)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。八、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.各部門應(yīng)定期對(duì)在途物資管理過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)采用多種方法，如問卷調(diào)查、頭腦風(fēng)暴、案例分析等，全面、準(zhǔn)確地找出可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。3.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)，確定風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如簽訂套期保值合同、選擇信譽(yù)良好的運(yùn)輸企業(yè)、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、建立供應(yīng)商評(píng)估和管理機(jī)制等。2.在采購(gòu)合同中應(yīng)明確風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款，如價(jià)格調(diào)整條款、不可抗力條款等，以降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)和供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)于運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)購(gòu)買足額的運(yùn)輸保險(xiǎn)，以減少運(yùn)輸過(guò)程中物資損壞、丟失