合同單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同單據(jù)管理，規(guī)范合同單據(jù)的簽訂、審批、執(zhí)行、歸檔等流程，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)濟活動中簽訂的各類合同、協(xié)議以及相關單據(jù)的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同單據(jù)的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合法有效。2.全面管理原則：涵蓋合同單據(jù)從起草到終止的全過程，包括合同談判、文本擬定、審核、簽訂、履行、變更、解除、結算、歸檔等環(huán)節(jié)。3.職責明確原則：明確各部門及相關人員在合同單據(jù)管理中的職責，做到分工清晰、責任落實。4.防范風險原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，采取有效措施防范合同糾紛和經(jīng)濟損失。二、合同單據(jù)管理職責（一）合同管理部門職責1.負責合同管理制度的制定、修訂和解釋。2.參與重大合同的談判、起草、審核等工作。3.統(tǒng)一編號、登記合同，建立合同臺賬，跟蹤合同履行情況。4.協(xié)調處理合同糾紛，參與合同糾紛的訴訟、仲裁等活動。5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門業(yè)務范圍內合同的起草、發(fā)起審批流程。2.負責合同的談判、簽訂、履行等具體工作。3.及時向合同管理部門報送合同履行情況及相關資料。4.配合合同管理部門處理合同糾紛。（三）財務部門職責1.參與合同涉及財務條款的審核。2.負責合同款項的收付結算，對合同執(zhí)行情況進行財務監(jiān)督。3.協(xié)助合同管理部門進行合同款項的催款、對賬等工作。（四）法務部門職責1.對合同文本進行法律審查，提出法律意見和風險防范建議。2.參與重大合同的談判，提供法律支持。3.處理合同糾紛的法律事務，代表公司參加訴訟、仲裁等活動。（五）審批人員職責1.按照規(guī)定的審批權限和程序，對合同進行審批。2.對合同的合法性、合規(guī)性、合理性進行審查，提出審批意見。三、合同單據(jù)的簽訂（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需要起草合同文本，合同內容應明確雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免歧義、模糊不清或容易引起爭議的表述。（二）合同審核1.業(yè)務部門起草的合同文本應依次提交相關部門審核。審核內容包括合同的合法性、合規(guī)性、合理性、完整性、可行性等。2.合同管理部門負責對合同的編號、登記、格式等進行審核。3.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審核，如價款支付方式、結算期限、財務風險等。4.法務部門負責對合同的法律條款進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。5.各審核部門應在規(guī)定的時間內完成審核，并出具書面審核意見。審核意見應明確指出合同存在的問題及修改建議。（三）合同審批1.經(jīng)審核通過的合同，按照公司規(guī)定的審批權限提交審批。審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。2.審批通過的合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人簽訂。簽訂合同時，應確保雙方當事人簽字（蓋章）齊全、合同文本內容與審批通過的文本一致。（四）合同編號與登記1.合同管理部門對簽訂的合同進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。2.合同管理部門建立合同臺賬，詳細記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況、變更情況、結算情況等內容。四、合同單據(jù)的履行（一）履行通知1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，并組織相關人員學習合同條款，明確各自的職責和義務。2.業(yè)務部門應按照合同約定的履行期限、地點和方式等要求，及時履行合同義務，并將履行情況定期向合同管理部門報告。（二）履行跟蹤1.合同管理部門負責對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.如發(fā)現(xiàn)對方當事人未按照合同約定履行義務，業(yè)務部門應及時與對方溝通協(xié)商，要求對方履行義務或采取補救措施。如協(xié)商不成，應及時報告公司領導，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定采取相應的措施。（三）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同內容，業(yè)務部門應及時與對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業(yè)務部門應及時通知對方當事人，并按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理解除合同的手續(xù)。解除合同的通知應采用書面形式，并保留相關證據(jù)。五、合同單據(jù)的結算（一）結算申請1.業(yè)務部門在合同履行完畢后，應及時向財務部門提交結算申請，結算申請應包括合同編號、結算金額、結算依據(jù)、付款方式等內容。2.財務部門對結算申請進行審核，審核內容包括合同履行情況、結算金額的準確性、付款方式的合規(guī)性等。（二）結算審批1.經(jīng)財務部門審核通過的結算申請，按照公司規(guī)定的審批權限提交審批。審批人員應認真審查結算申請內容，簽署審批意見。2.審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和期限進行款項支付。（三）款項收付1.財務部門在款項收付過程中，應嚴格按照財務管理制度和合同約定進行操作，確?？铐検崭兜陌踩?、準確、及時。2.財務部門應及時與對方當事人進行款項核對，如有差異應及時查明原因并進行處理。六、合同單據(jù)的歸檔（一）歸檔范圍合同單據(jù)管理部門應將合同簽訂、履行、變更、解除、結算等過程中形成的各類文件資料進行歸檔，歸檔范圍包括合同文本、審批文件、往來信函、會議紀要、履行記錄、結算憑證等。（二）歸檔要求1.歸檔文件資料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字（蓋章）齊全。2.歸檔文件資料應按照時間順序、重要程度等進行分類整理，編制目錄，便于查詢和管理。3.歸檔文件資料應采用紙質和電子兩種形式保存，電子文檔應與紙質文檔內容一致，并進行定期備份。（三）保管期限合同單據(jù)的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同單據(jù)的保管期限為[X]年，重要合同單據(jù)的保管期限為[X]年。七、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.各部門在合同簽訂、履行過程中應嚴格按照本辦法規(guī)定的流程和要求進行操作，加強溝通協(xié)調，避免因工作失誤或疏忽導致合同糾紛。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的合同風險，并采取相應的防范措施。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時報告公司領導，并會同合同管理部門、法務部門等相關人員進行調查研究，分析糾紛原因，制定解決方案。2.對于能夠協(xié)商解決的合同糾紛，應積極與對方當事人協(xié)商，爭取達成和解協(xié)議。協(xié)商過程中應注意保留相關證據(jù)，如協(xié)商記錄、和解協(xié)議等。3.對于無法協(xié)商解決的合同糾紛，應及時按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合相關部門，提供充分的證據(jù)和資料，維護公司的合法權益。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對合同單據(jù)管理工作進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理的完整性等。2.審計部門應及時發(fā)現(xiàn)合同單據(jù)管理工作中存在的問題，并提出改進建議，督促相關部門進行整改。（二）外