印章歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章的歸檔管理，規(guī)范印章使用行為，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類印章的歸檔管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、部門章等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章的歸檔管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保印章的安全存放和使用，防止印章被盜用、冒用或泄露。3.規(guī)范有序原則：印章的使用和歸檔流程應(yīng)明確、規(guī)范，便于操作和監(jiān)督。4.責(zé)任追究原則：對違反印章管理規(guī)定的行為，依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印章的種類與規(guī)格（一）印章種類1.公章：代表公司對外行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財務(wù)活動的印章。4.法人章：代表公司法定代表人行使權(quán)力的印章。5.部門章：各部門為處理本部門業(yè)務(wù)而使用的印章。（二）印章規(guī)格1.公章：直徑一般為[X]厘米，材質(zhì)為[具體材質(zhì)]。2.合同專用章：直徑一般為[X]厘米，材質(zhì)為[具體材質(zhì)]。3.財務(wù)專用章：直徑一般為[X]厘米，材質(zhì)為[具體材質(zhì)]。4.法人章：直徑一般為[X]厘米，材質(zhì)為[具體材質(zhì)]。5.部門章：根據(jù)實際需要確定直徑和材質(zhì)，但應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格。三、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由[具體部門]負責(zé)統(tǒng)一辦理。2.刻制印章前，需填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]審批。3.刻制印章時，應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。4.印章刻制完成后，制作單位應(yīng)提供印章印模，并在印模上加蓋騎縫章。（二）印章啟用1.印章啟用前，由[具體部門]負責(zé)在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章啟用時，應(yīng)在《印章使用登記表》上進行首次登記，記錄印章啟用時間、啟用人等信息。3.新啟用的印章應(yīng)與原印章進行交接，交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上簽字確認。四、印章的保管（一）保管部門與人員1.公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章由[具體部門]指定專人負責(zé)保管。2.部門章由各部門指定專人負責(zé)保管。（二）保管要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、密碼鎖等。2.印章保管人員應(yīng)嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或帶出公司。3.印章保管人員應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或丟失，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應(yīng)提前[X]天向[具體部門]提交《印章交接申請表》，經(jīng)批準后辦理交接手續(xù)。2.印章交接時，交接雙方應(yīng)在《印章交接登記表》上詳細記錄印章名稱、數(shù)量、啟用時間、保管期限等信息，并簽字確認。3.交接完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章及相關(guān)資料移交給新的保管人員，并協(xié)助新保管人員熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。五、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財務(wù)活動。4.法人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)事項。5.部門章：用于處理本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、資料等。（二）使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人應(yīng)根據(jù)印章使用事項填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用事由、使用時間、使用范圍等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人審核簽字。2.審批：根據(jù)印章使用事項的重要程度和審批權(quán)限，提交[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]審批。3.蓋章：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應(yīng)認真核對申請表內(nèi)容與審批意見，確認無誤后，在規(guī)定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄印章使用時間、使用人、使用事項等信息。4.登記備案：印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)將《印章使用申請表》與《印章使用登記表》一并歸檔保存，以備查閱。（三）特殊情況使用1.緊急情況下，如因不可抗力等原因無法提前辦理印章使用審批手續(xù)時，使用部門或個人應(yīng)電話請示[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]同意后先行使用印章，但事后應(yīng)及時補辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項或金額較大的合同簽訂等，應(yīng)經(jīng)公司法律顧問審核后再行使用印章。六、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要停用印章時，由[具體部門]填寫《印章停用申請表》，經(jīng)[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]審批后發(fā)布《印章停用通知》。2.印章停用后，保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得隨意丟棄或使用。（二）銷毀1.印章停用后，由[具體部門]負責(zé)組織對印章進行銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，并經(jīng)[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]審批。3.印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔毀等，確保印章無法恢復(fù)使用。4.印章銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上記錄銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)督人等信息。5.銷毀完成后，《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存。七、印章的歸檔（一）歸檔范圍1.印章刻制申請表、印模、啟用通知等相關(guān)資料。2.印章使用申請表、登記表、審批文件等。3.印章交接申請表、登記表等。4.印章停用申請表、通知等。5.印章銷毀申請表、登記表等。（二）歸檔要求1.印章歸檔資料應(yīng)真實、完整、準確，不得偽造、篡改或遺漏。2.歸檔資料應(yīng)按照時間順序和類別進行整理，裝訂成冊，并編制目錄。3.歸檔資料應(yīng)妥善保管，存放于安全、干燥、通風(fēng)的地方，便于查閱和使用。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱印章歸檔資料時，應(yīng)填寫《印章歸檔資料查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人審批后，到[具體部門]查閱。2.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出或復(fù)制。如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)[具體部門]負責(zé)人批準。3.公司外部人員因特殊原因需要查閱印章歸檔資料時，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《印章歸檔資料查閱申請表》，經(jīng)公司[相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)]審批后，由[具體部門]安排專人陪同查閱。4.借閱印章歸檔資料時，借閱人員應(yīng)填寫《印章歸檔資料借閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人和[具體部門]負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]天，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。歸還時，應(yīng)確保資料完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司[具體部門]負責(zé)對印章的歸檔管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章的保管情況，包括存放地點、安全設(shè)施等。2.印章的使用情況，包括使用流程、審批手續(xù)等。3.印章的歸檔情況，包括歸檔資料的完整性、準確性等。（三）檢查方式1.定期檢查：[具體部門]應(yīng)定期對印章的歸檔管理工作進行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：[具體部門]可根據(jù)工作需要，不定期對印章的使用和保管情況進行抽查。（四）問題處理1.檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應(yīng)及時記錄，并向[具體部門]負責(zé)人報告。2.[具體部門]負責(zé)人應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)和嚴重程度，