印章管理辦法福建總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、各子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）印章的管理。印章定義本辦法所稱印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、部門章以及其他具有法律效力的專用章等。管理原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格監(jiān)督”的原則。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司各類印章的刻制須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.由行政管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)印章的刻制工作，選擇具有公安部門核發(fā)《特種行業(yè)許可證》的正規(guī)印章刻制單位進(jìn)行刻制。3.刻制印章時(shí)，應(yīng)明確印章的名稱、式樣、規(guī)格、材質(zhì)等，并與公司登記機(jī)關(guān)登記的內(nèi)容一致。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印章名稱、啟用日期、發(fā)放部門等信息，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門應(yīng)留存印章印模，并將印章正式啟用的相關(guān)信息通知公司各部門。3.印章啟用后，應(yīng)及時(shí)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或相關(guān)文件中進(jìn)行備案登記。印章的保管保管部門與責(zé)任人1.公司公章、法定代表人章由行政管理部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章保管制度。保管要求1.印章應(yīng)妥善保管，存放于安全可靠的地方，確保印章的安全。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交予他人代管，確因工作需要臨時(shí)交接的，應(yīng)辦理交接手續(xù)，并在交接記錄上簽字確認(rèn)。3.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再負(fù)責(zé)印章保管時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責(zé)任明確。印章的使用使用范圍1.公司公章用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的文件、信函、報(bào)表、證明等；法定代表人章用于公司法定代表人授權(quán)范圍內(nèi)的文件簽署、合同簽訂等；合同專用章用于公司對(duì)外簽訂的各類合同；財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等；發(fā)票專用章用于公司開具發(fā)票。2.部門章用于各部門內(nèi)部的文件流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系等。使用流程1.填寫《印章使用申請(qǐng)表》申請(qǐng)人需詳細(xì)填寫申請(qǐng)事項(xiàng)、文件名稱、文號(hào)、用印內(nèi)容等信息，并簽字確認(rèn)。涉及合同簽訂的，還需附上合同文本。2.審批根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大事項(xiàng)由公司法定代表人審批。3.用印經(jīng)審批同意后，印章保管人對(duì)照《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件進(jìn)行用印。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容一致。用印后，在《印章使用登記表》上登記用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。特殊情況處理1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無(wú)法按照正常流程審批用印的，申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用印的，應(yīng)通過(guò)傳真、掃描等方式將《印章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件發(fā)送給印章保管人，經(jīng)審批同意后，由印章保管人委托當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員代為用印，并做好記錄。印章的廢止與銷毀廢止情形1.公司名稱變更、機(jī)構(gòu)撤銷、印章?lián)p壞等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂玫?，?yīng)及時(shí)廢止。2.因印章被盜、遺失等原因需要廢止印章的，應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告聲明印章作廢。廢止程序1.印章保管人填寫《印章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章廢止原因，報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)收回廢止印章，并在印章上加蓋“作廢”章。銷毀1.廢止印章應(yīng)及時(shí)銷毀，防止印章被非法使用。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)由行政管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。3.印章銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無(wú)法復(fù)原。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、保管、使用、廢止等環(huán)節(jié)。2.印章使用的合規(guī)性，是否按照規(guī)定的流程和審批權(quán)限使用印章。3.印章保管的安全性，印章存放地點(diǎn)是否安全可靠，是否存在印章被盜、遺失等風(fēng)險(xiǎn)。檢查結(jié)果處理1.審計(jì)部門在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對(duì)違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。3.對(duì)因印章管理不善給公司造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。附則解釋