書刊資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織書刊資料的管理，提高書刊資料的使用效率，保障公司/組織業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有書刊資料的采購、驗(yàn)收、登記、存儲(chǔ)、借閱、使用、歸還、盤點(diǎn)及報(bào)廢等管理活動(dòng)。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的書刊資料管理部門或崗位，對(duì)書刊資料進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、采購、調(diào)配和管理。2.科學(xué)分類原則：按照書刊資料的學(xué)科、領(lǐng)域、用途等進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：確保書刊資料的安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的書刊資料要嚴(yán)格保密。4.高效利用原則：充分發(fā)揮書刊資料的作用，提高其使用效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、采購管理（一）需求調(diào)研1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期向書刊資料管理部門提交書刊資料采購需求計(jì)劃，詳細(xì)說明所需書刊資料的名稱、數(shù)量、版本、用途等。2.書刊資料管理部門對(duì)各部門提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際情況，制定年度書刊資料采購預(yù)算和采購計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇1.書刊資料管理部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作伙伴。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書刊資料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。（三）采購實(shí)施1.采購人員按照采購合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。2.對(duì)于進(jìn)口書刊資料，采購人員要辦理相關(guān)的報(bào)關(guān)、報(bào)檢等手續(xù)，確保進(jìn)口過程合法合規(guī)。3.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的書刊資料不符合合同要求，采購人員要及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或補(bǔ)貨，如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。三、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.書刊資料到貨前，書刊資料管理部門要通知相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收?qǐng)龅?、?zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.驗(yàn)收人員要熟悉采購合同的要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，明確驗(yàn)收的內(nèi)容和方法。（二）驗(yàn)收內(nèi)容1.數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)到貨書刊資料的數(shù)量是否與采購合同一致，有無短缺、損壞等情況。2.質(zhì)量驗(yàn)收：檢查書刊資料的質(zhì)量，包括紙張質(zhì)量、印刷質(zhì)量、裝訂質(zhì)量等是否符合要求，有無破損、缺頁、倒裝等問題。3.版本驗(yàn)收：核對(duì)書刊資料的版本是否為采購合同約定的版本，有無版本錯(cuò)誤或盜版情況。4.內(nèi)容驗(yàn)收：對(duì)于一些專業(yè)性較強(qiáng)的書刊資料，可邀請(qǐng)相關(guān)專家或?qū)I(yè)人員對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行審核，確保其準(zhǔn)確性和實(shí)用性。（三）驗(yàn)收記錄1.驗(yàn)收人員要對(duì)驗(yàn)收過程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括書刊資料的名稱、數(shù)量、版本、供應(yīng)商、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員等信息。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，一式兩份，一份交書刊資料管理部門存檔，一份交財(cái)務(wù)部門作為付款依據(jù)。3.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員要在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明不合格原因，并及時(shí)通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。四、登記管理（一）登記原則書刊資料管理部門要對(duì)所有書刊資料進(jìn)行詳細(xì)登記，做到賬物相符，便于查詢和管理。（二）登記內(nèi)容1.基本信息登記：包括書刊資料的名稱、作者、出版社、出版日期、版本、ISBN號(hào)等。2.采購信息登記：記錄書刊資料的采購日期、采購金額、供應(yīng)商等信息。3.驗(yàn)收信息登記：填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的相關(guān)內(nèi)容，包括驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等。4.存放位置登記：明確書刊資料的存放地點(diǎn)，如書架編號(hào)、庫房位置等。5.借閱信息登記：記錄書刊資料的借閱日期、借閱人、歸還日期等信息。（三）登記方式1.采用紙質(zhì)臺(tái)賬和電子臺(tái)賬相結(jié)合的方式進(jìn)行登記，紙質(zhì)臺(tái)賬由專人負(fù)責(zé)填寫和保管，電子臺(tái)賬通過專門的管理軟件進(jìn)行記錄和維護(hù)。2.書刊資料管理部門要定期對(duì)紙質(zhì)臺(tái)賬和電子臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，確保兩者信息一致。3.對(duì)于新采購的書刊資料，要在到貨后及時(shí)進(jìn)行登記；對(duì)于借閱、歸還、報(bào)廢等變動(dòng)情況，要在發(fā)生后立即進(jìn)行登記。五、存儲(chǔ)管理（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.設(shè)立專門的書刊資料庫房，庫房要保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度和濕度要符合書刊資料存儲(chǔ)的要求。2.庫房內(nèi)要配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保書刊資料的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)庫房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理庫房存在的問題，如漏水、蟲害等。（二）存儲(chǔ)方式1.根據(jù)書刊資料的類別、用途、使用頻率等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.采用書架、書柜、文件柜等存儲(chǔ)設(shè)備存放書刊資料，對(duì)不同類型的書刊資料要進(jìn)行合理的排列和標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于珍貴、稀缺的書刊資料，要采取特殊的存儲(chǔ)措施，如專柜存放、密封保存等，確保其安全和完整。（三）庫存盤點(diǎn)1.書刊資料管理部門要定期對(duì)庫房內(nèi)的書刊資料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。2.盤點(diǎn)可采用定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn)相結(jié)合的方式進(jìn)行，定期盤點(diǎn)每年至少進(jìn)行一次，不定期盤點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)開展。3.在盤點(diǎn)過程中，要認(rèn)真核對(duì)每一種書刊資料的數(shù)量、版本、存放位置等信息，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，要及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，要編制盤點(diǎn)報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)情況，提出改進(jìn)措施和建議。六、借閱管理（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)員工因工作需要可借閱書刊資料，借閱權(quán)限根據(jù)員工的工作崗位和職責(zé)確定。2.一般員工每次借閱書刊資料的數(shù)量和期限由書刊資料管理部門根據(jù)實(shí)際情況規(guī)定，特殊情況需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及公司/組織機(jī)密的書刊資料，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，任何人不得借閱。（二）借閱流程1.員工如需借閱書刊資料，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱書刊資料的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交書刊資料管理部門審批。2.書刊資料管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，發(fā)放借閱證。3.借閱人憑借閱證到庫房領(lǐng)取書刊資料，領(lǐng)取時(shí)要仔細(xì)核對(duì)書刊資料的名稱、數(shù)量、版本等信息，確保無誤后簽字確認(rèn)。4.借閱人要按照規(guī)定的期限歸還書刊資料，如需續(xù)借，要在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不得超過原借閱期限。（三）歸還管理1.借閱人歸還書刊資料時(shí)，要到書刊資料管理部門辦理歸還手續(xù)，歸還的書刊資料要保持完好無損，如有損壞或丟失，要按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.書刊資料管理部門對(duì)歸還的書刊資料進(jìn)行檢查驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)與借閱人溝通協(xié)商解決。3.借閱人辦理歸還手續(xù)后，書刊資料管理部門要在借閱申請(qǐng)表和借閱證上注明歸還日期，并將借閱證收回。七、使用管理（一）使用規(guī)范1.借閱人要妥善保管借閱的書刊資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在書刊資料上隨意涂寫、批注、污損等。2.使用書刊資料時(shí)要注意愛護(hù)，不得折疊、撕頁、損壞書刊資料的封面、封底、書脊等部位。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的書刊資料，借閱人要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露書刊資料的內(nèi)容。（二）使用監(jiān)督1.書刊資料管理部門要定期對(duì)借閱的書刊資料進(jìn)行檢查，了解其使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促借閱人整改。2.各部門負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門員工借閱的書刊資料使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保員工合理使用書刊資料，提高書刊資料的使用效率。八、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.書刊資料已超過使用期限，且內(nèi)容陳舊、過時(shí)，已無使用價(jià)值。2.書刊資料因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高，已失去使用功能。3.書刊資料因版本更新、政策調(diào)整等原因，已不再適用。4.其他符合報(bào)廢條件的情況。（二）報(bào)廢審批1.書刊資料管理部門定期對(duì)庫存書刊資料進(jìn)行清查，對(duì)符合報(bào)廢條件的書刊資料填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、書刊資料名稱、數(shù)量、版本等信息。2.報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將報(bào)廢申請(qǐng)表交財(cái)務(wù)部門備案。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的書刊資料，由書刊資料管理部門統(tǒng)一組織處理，可采用銷毀、捐贈(zèng)、出售等方式。2.對(duì)于涉及公