會議平板管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議平板的使用與管理，提高會議效率，確保設(shè)備的正常運行和信息安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有會議平板的使用、維護、保管等相關(guān)管理活動。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司對會議平板實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護，確保設(shè)備的規(guī)范使用。2.安全保密原則：保障會議平板存儲和傳輸信息的安全，防止信息泄露。3.高效使用原則：充分發(fā)揮會議平板的功能，提高會議效率，滿足公司日常會議及業(yè)務(wù)需求。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負責(zé)會議平板的整體規(guī)劃與配置，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，合理安排會議平板的數(shù)量和分布。2.組織會議平板的采購、驗收、登記等工作，建立設(shè)備臺賬。3.定期對會議平板進行巡檢，協(xié)調(diào)維修和保養(yǎng)事宜，確保設(shè)備正常運行。4.負責(zé)制定會議平板的使用規(guī)范和操作流程，并向使用人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）使用部門1.負責(zé)本部門會議平板的日常使用和管理，指定專人負責(zé)設(shè)備的開啟、關(guān)閉、清潔等工作。2.按照操作規(guī)范正確使用會議平板，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸零部件。3.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，及時向行政部門報告，并配合維修人員進行處理。4.負責(zé)會議平板使用環(huán)境的安全與整潔，防止設(shè)備損壞或丟失。（三）信息部門1.負責(zé)會議平板系統(tǒng)軟件的安裝、升級和維護，保障軟件的正常運行。2.協(xié)助行政部門進行會議平板的信息安全管理，制定數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對會議平板使用過程中的技術(shù)問題提供技術(shù)支持和解決方案。三、設(shè)備采購與配置（一）需求評估各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和會議需求，每年年初向行政部門提交會議平板采購需求申請，詳細說明所需設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、功能等要求。行政部門結(jié)合公司整體規(guī)劃和預(yù)算情況，對各部門需求進行匯總和評估，制定年度采購計劃。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)年度采購計劃，按照公司采購管理制度進行采購招標(biāo)或詢價。選擇具有良好信譽和資質(zhì)的供應(yīng)商，確保所采購的會議平板質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定，并符合相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.在采購合同中明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、售后服務(wù)等條款，要求供應(yīng)商提供設(shè)備的安裝調(diào)試、培訓(xùn)及質(zhì)保期內(nèi)的維修保養(yǎng)等服務(wù)。3.采購到貨后，行政部門組織相關(guān)人員按照合同要求進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、功能等，確保設(shè)備符合采購要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，并在設(shè)備臺賬中進行登記。（三）配置與安裝1.根據(jù)會議場所的實際情況和使用需求，行政部門負責(zé)將會議平板合理配置到各個會議室。配置過程中要考慮設(shè)備的布局、布線、電源供應(yīng)等因素，確保設(shè)備安裝牢固、使用方便。2.信息部門負責(zé)對新安裝的會議平板進行系統(tǒng)軟件的安裝和調(diào)試，確保設(shè)備能夠正常連接網(wǎng)絡(luò)、運行各類會議軟件，并與公司現(xiàn)有信息系統(tǒng)兼容。3.安裝調(diào)試完成后，行政部門組織使用部門相關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其熟悉會議平板的操作方法和注意事項。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本功能介紹、軟件操作演示、常見問題解決等。四、使用管理（一）使用預(yù)約1.各部門如需使用會議平板召開會議，應(yīng)提前填寫《會議平板使用申請表》，注明會議時間、地點、參會人數(shù)、會議主題等信息，并提交給行政部門。2.行政部門根據(jù)各部門的申請情況，結(jié)合會議平板的使用安排，進行統(tǒng)一調(diào)度和安排。如遇設(shè)備使用沖突，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整會議時間或更換會議場所。3.使用部門應(yīng)按照行政部門安排的時間使用會議平板，不得擅自更改使用時間。如因特殊情況需要變更，應(yīng)至少提前[X]小時通知行政部門。（二）操作規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照會議平板的操作手冊進行操作，不得隨意更改設(shè)備的參數(shù)設(shè)置和系統(tǒng)配置。2.在使用過程中，要注意保護設(shè)備屏幕，避免劃傷或損壞。如需書寫或批注，應(yīng)使用專用的書寫工具，并保持屏幕清潔。3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時關(guān)閉會議平板電源，清理設(shè)備表面灰塵，并將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。4.嚴(yán)禁在會議平板上安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或應(yīng)用程序，以免影響設(shè)備的正常運行或?qū)е滦畔踩珕栴}。（三）信息安全1.會議平板存儲和傳輸?shù)男畔⑸婕肮镜纳虡I(yè)機密和敏感信息，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息安全管理制度，做好信息保密工作。2.在使用會議平板進行文件傳輸、數(shù)據(jù)共享等操作時，要確保信息來源合法、安全，避免傳播病毒、惡意軟件等有害信息。3.定期對會議平板中的重要數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并按照公司規(guī)定的期限進行保存。4.如發(fā)現(xiàn)會議平板信息泄露或存在安全隱患，使用人員應(yīng)立即采取措施，并及時向行政部門和信息部門報告。五、維護與保養(yǎng)（一）日常維護1.使用部門負責(zé)會議平板的日常清潔工作，每天使用完畢后，用干凈的軟布擦拭屏幕和機身，清除灰塵和污漬。2.定期檢查會議平板的連接線路是否松動、損壞，如有問題及時通知信息部門進行處理。3.注意觀察會議平板的運行狀態(tài)，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)異常聲音、圖像閃爍、死機等情況，應(yīng)立即停止使用，并向行政部門報告。（二）定期巡檢1.行政部門每月對會議平板進行一次巡檢，檢查設(shè)備的硬件狀態(tài)、軟件運行情況、系統(tǒng)配置等是否正常。2.巡檢過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細記錄，并及時安排維修人員進行處理。對于一般性問題，維修人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)修復(fù)；對于較為復(fù)雜的問題，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)制定解決方案并進行修復(fù)。3.巡檢結(jié)束后，行政部門應(yīng)填寫《會議平板巡檢報告》，對設(shè)備的整體運行情況進行總結(jié)分析，為設(shè)備的維護和管理提供參考依據(jù)。（三）維修與保養(yǎng)1.會議平板出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門接到報修后，應(yīng)詳細了解故障情況，并安排專業(yè)維修人員進行維修。2.維修人員在維修過程中，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)向使用部門反饋維修情況，并在設(shè)備臺賬中記錄維修結(jié)果。3.根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護保養(yǎng)要求，行政部門定期聯(lián)系供應(yīng)商對會議平板進行全面保養(yǎng)，如清潔內(nèi)部部件、檢測硬件性能、優(yōu)化系統(tǒng)軟件等，確保設(shè)備始終處于良好的運行狀態(tài)。4.對于超過質(zhì)保期的會議平板，行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實際情況，制定合理的維修和更換計劃，在保障設(shè)備正常使用的前提下，控制維修成本。六、資產(chǎn)管理（一）臺賬管理1.行政部門建立會議平板設(shè)備臺賬，詳細記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護保養(yǎng)情況等信息。2.設(shè)備臺賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。對于設(shè)備的采購、維修、報廢等變動情況，應(yīng)及時在臺賬中進行記錄。（二）盤點清查1.行政部門每年組織一次會議平板的盤點清查工作，對設(shè)備的數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等進行全面核實。2.盤點清查過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備賬實不符、損壞丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進行處理。對于盤盈的設(shè)備，應(yīng)及時登記入賬；對于盤虧或損壞的設(shè)備，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理制度進行審批和核銷。3.盤點清查結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《會議平板盤點報告》，總結(jié)盤點工作情況，分析存在的問題，并提出改進措施和建議。（三）報廢管理1.會議平板因使用年限已久、損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)或技術(shù)更新等原因需要報廢時，使用部門應(yīng)填寫《會議平板報廢申請表》，詳細說明報廢原因，并提交給行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對申請報廢的會議平板進行技術(shù)鑒定和審核，確認符合報廢條件后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的會議平板，由行政部門按照公司資產(chǎn)處置規(guī)定進行處理，如變賣、捐贈等。處理過程中應(yīng)做好記錄，并及時更新設(shè)備臺賬。七、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.行政部門根據(jù)公司會議平板的使用情況和人員變動情況，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等內(nèi)容。2.培訓(xùn)內(nèi)容主要包括會議平板的基本操作技能、軟件應(yīng)用、信息安全知識、維護保養(yǎng)常識等。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式，以滿足不同人員的學(xué)習(xí)需求。（二）培訓(xùn)實施1.行政部門按照培訓(xùn)計劃組織實施培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)質(zhì)量和效果。培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與使用人員的互動交流，及時解答他們提出的問題。2.對于新入職員工或首次使用會議平板的人員，應(yīng)進行系統(tǒng)的基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的基本功能和操作方法。對于有一定使用經(jīng)驗的人員，可根據(jù)其實際需求進行針對性的高級培訓(xùn)，如軟件高級應(yīng)用、系統(tǒng)管理等。（三）考核評估1.為了檢驗培訓(xùn)效果，提高使用人員的操作技能和業(yè)務(wù)水平，行政部門定期對使用人員進行考核評估。考核方式可采用理論考試、實際操作、日常工作表現(xiàn)等相結(jié)合的方式。2.考核內(nèi)容應(yīng)涵蓋會議平板的操作規(guī)范、信息安全知識、維護保養(yǎng)技能等方面。對于考核合格的人員，頒發(fā)培訓(xùn)合格