印發(fā)管理辦法試行一、總則（一）目的為了加強公司/組織內(nèi)部印發(fā)文件的管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時傳達(dá)與執(zhí)行，提高工作效率，保障公司/組織各項工作的順利開展，特制定本印發(fā)管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部所有印發(fā)文件的管理，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等各類公文，以及規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作方案等文件。（三）基本原則1.合法性原則：印發(fā)文件必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免產(chǎn)生歧義。3.規(guī)范性原則：文件格式、排版、編號等應(yīng)符合公司/組織統(tǒng)一的規(guī)范要求，確保文件的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。4.及時性原則：文件應(yīng)及時印發(fā)，確保相關(guān)人員能夠及時獲取信息，以便迅速開展工作。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件印發(fā)流程（一）起草1.職責(zé)分工各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件的起草工作。文件起草人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和文字表達(dá)能力，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。涉及多個部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)牽頭起草，相關(guān)部門配合提供資料和意見。2.起草要求文件起草應(yīng)明確目的、依據(jù)、范圍、主體內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素，內(nèi)容應(yīng)具有針對性和可操作性。引用的法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)注明文號和出處，確保文件的合法性和權(quán)威性。初稿完成后，起草人應(yīng)認(rèn)真校對，確保文字表述準(zhǔn)確無誤，格式符合要求。（二）審核1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查文件內(nèi)容是否符合本部門工作實際，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件首頁簽署初審意見，并注明日期。2.會簽涉及多個部門的文件，需進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出修改意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給主辦部門。主辦部門負(fù)責(zé)對會簽意見進(jìn)行匯總整理，根據(jù)實際情況對文件進(jìn)行修改完善。3.終審文件經(jīng)初審和會簽后，提交給公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、政策依據(jù)等進(jìn)行全面審查，提出終審意見。終審?fù)ㄟ^后，分管領(lǐng)導(dǎo)在文件首頁簽署終審意見，并注明日期。（三）編號1.編號規(guī)則文件編號由公司/組織代碼、年份、序號組成。例如：[公司/組織代碼][年份][序號]。公司/組織代碼為公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的代碼，年份為文件印發(fā)的年份，序號為當(dāng)年印發(fā)文件的順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，位數(shù)不足的前面補“0”。2.編號管理文件編號由公司/組織辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。辦公室應(yīng)建立文件編號臺賬，記錄文件編號的分配、使用情況，確保編號的唯一性和連續(xù)性。（四）排版1.排版要求文件排版應(yīng)符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織統(tǒng)一的排版規(guī)范。一般應(yīng)包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、抄送單位等要素。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，一般用二號宋體字，居中排列；主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、發(fā)文日期、抄送單位等一般用三號仿宋體字。正文應(yīng)段落分明，層次清晰，一般每自然段首行縮進(jìn)2個字符。文中如有小標(biāo)題，一般用三號黑體字，居左排列，空2格后接排正文。附件應(yīng)在正文后另起一頁編排，“附件”二字用三號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。附件如有序號，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。發(fā)文單位應(yīng)在正文右下方落款，發(fā)文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，年月日齊全。2.排版審核文件排版完成后，由起草部門或辦公室指定專人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括格式是否規(guī)范、文字表述是否準(zhǔn)確、排版是否美觀等。審核通過后，方可進(jìn)行印發(fā)。（五）印發(fā)1.印發(fā)方式文件印發(fā)可采用紙質(zhì)印發(fā)和電子印發(fā)兩種方式。對于需要廣泛傳達(dá)、長期保存的文件，一般采用紙質(zhì)印發(fā)；對于時效性較強、傳遞范圍較窄的文件，可采用電子印發(fā)方式。紙質(zhì)文件印發(fā)應(yīng)使用公司/組織統(tǒng)一規(guī)定的紙張和印刷設(shè)備，確保文件質(zhì)量。印刷數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需要確定，避免浪費。電子文件印發(fā)應(yīng)通過公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。傳遞過程中應(yīng)確保文件的完整性和安全性，防止文件被篡改或丟失。2.印發(fā)登記文件印發(fā)前，辦公室應(yīng)進(jìn)行印發(fā)登記。登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、印發(fā)份數(shù)、印發(fā)日期、印發(fā)范圍、發(fā)放部門等。印發(fā)登記應(yīng)準(zhǔn)確、及時，登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.發(fā)放與簽收紙質(zhì)文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)按照印發(fā)范圍及時發(fā)放給相關(guān)部門和人員。發(fā)放時應(yīng)填寫文件發(fā)放登記表，注明發(fā)放日期、發(fā)放部門、文件名稱、文件編號、發(fā)放份數(shù)等信息，并由收件人簽字確認(rèn)。電子文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)通過辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式通知相關(guān)部門和人員接收。接收人應(yīng)及時下載并保存文件，并在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收確認(rèn)。三、文件管理與歸檔（一）文件管理1.文件保管各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的保管工作，確保文件的安全、完整。文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，存放在專門的保密柜中，并實行專人專管。2.文件借閱因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫文件借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。辦公室應(yīng)嚴(yán)格按照借閱申請表的內(nèi)容進(jìn)行文件借閱登記，注明借閱日期、歸還日期、借閱人等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）文件歸檔1.歸檔范圍公司/組織內(nèi)部印發(fā)的各類文件，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等公文，以及規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作方案等文件，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的外部文件，如法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、合作協(xié)議等，也應(yīng)進(jìn)行歸檔。2.歸檔要求文件歸檔應(yīng)按照文件形成的時間順序和類別進(jìn)行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。歸檔文件應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件編號、文件名稱、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.歸檔時間各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將文件整理歸檔，并移交至公司/組織檔案室。檔案室應(yīng)及時對歸檔文件進(jìn)行審核、整理和上架，確保歸檔文件的質(zhì)量和管理規(guī)范。四、文件廢止與修訂（一）文件廢止1.廢止情形已被新的法律法規(guī)、政策文件所取代的文件。與公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、管理體制等發(fā)生重大調(diào)整，已不適用的文件。已完成歷史使命，不再具有實際指導(dǎo)意義的文件。其他需要廢止的文件。2.廢止程序文件廢止由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件廢止申請應(yīng)注明廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息。文件廢止后，辦公室應(yīng)及時在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)和相關(guān)文件發(fā)布平臺上發(fā)布廢止通知，告知相關(guān)部門和人員，同時對廢止文件進(jìn)行標(biāo)識和封存，防止誤發(fā)或誤用。（二）文件修訂1.修訂情形法律法規(guī)、政策文件發(fā)生變化，需要對文件進(jìn)行相應(yīng)修訂的。公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營方針、管理體制等發(fā)生調(diào)整，需要對文件進(jìn)行修訂的。文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題，需要進(jìn)行修訂完善的。其他需要修訂的文件。2.修訂程序文件修訂由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。文件修訂申請應(yīng)注明修訂文件的名稱、編號、修訂原因、修訂內(nèi)容等信息。相關(guān)部門負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行修訂，修訂完成后，按照本辦法規(guī)定的文件印發(fā)流程進(jìn)行審核、編號、排版、印發(fā)等工作。文件修訂后，辦公室應(yīng)及時在公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)和相關(guān)文件發(fā)布平臺上發(fā)布修訂通知，告知相關(guān)部門和人員，并對修訂后的文件進(jìn)行標(biāo)識和更新，確保文件的準(zhǔn)確性和有效性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織辦公室負(fù)責(zé)對文件印發(fā)管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、編號、排版、印發(fā)、管理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用查閱文件資料、實地走訪、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司/組織將文件印發(fā)管理工作納入部門績效考核體系，對各部門文件印發(fā)管理工作的質(zhì)量和效率進(jìn)行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括文件起草質(zhì)量、審核把關(guān)情況、印發(fā)及時性、文件管理規(guī)范性、歸檔完整性等方面。具體考核標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織辦公