京東慧采管理辦法總則目的本管理辦法旨在規(guī)范公司在京東慧采平臺的采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動的合法性、合規(guī)性和規(guī)范性，保障公司業(yè)務的順利開展。適用范圍本辦法適用于公司所有通過京東慧采平臺進行的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、IT產(chǎn)品、勞保用品等各類物資的采購?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照京東慧采平臺的規(guī)則和流程進行操作。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化和采購效益的最大化。4.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護公司和供應商的合法權益。采購流程采購需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，定期或不定期提出采購需求，填寫《京東慧采采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預算等信息。2.采購申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購申請審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或涉及重要物資的采購申請，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購風險和效益。3.采購申請經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人、分管領導等按權限審批通過后，方可進入采購流程。供應商選擇與管理1.采購部門通過京東慧采平臺的供應商資源庫、市場調研、供應商推薦等方式，篩選符合公司采購要求的供應商。2.對擬合作的供應商進行資質審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證等相關證件的審核。3.建立供應商評估機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、售后服務等方面進行評估，根據(jù)評估結果對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)不佳的供應商及時進行淘汰或整改。采購訂單下達1.采購部門與選定的供應商就采購物資的價格、交貨期、付款方式等條款進行協(xié)商，達成一致后，在京東慧采平臺上下達采購訂單。2.采購訂單應明確采購物資的詳細信息、交貨地點、交貨時間、驗收標準等內容，確保雙方權利義務清晰。采購合同簽訂1.根據(jù)采購訂單的金額和性質，按照公司合同管理規(guī)定，與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利義務、質量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、違約責任等重要內容，確保合同的合法性和有效性。采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。2.對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質量不合格等，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施減少對公司業(yè)務的影響。驗收與付款1.物資到貨后，采購部門應及時通知相關部門進行驗收。驗收人員按照采購合同和驗收標準對物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行檢驗，填寫《京東慧采物資驗收單》。2.驗收合格的物資，由采購部門根據(jù)合同約定辦理付款手續(xù)。付款申請需附采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，經(jīng)財務部門審核后，按照公司資金支付流程進行付款。價格管理價格審核1.采購部門在下達采購訂單前，應對供應商提供的價格進行審核，確保價格合理、公正。2.對于金額較大或采購頻率較高的物資，采購部門應定期收集市場價格信息，進行價格分析和比較，為價格審核提供參考依據(jù)。價格調整1.在采購合同執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動較大或其他原因需要調整價格的，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂價格調整協(xié)議。2.價格調整協(xié)議應明確價格調整的原因、調整幅度、調整時間等內容，確保價格調整的合法性和合規(guī)性。風險管理風險識別與評估1.采購部門應定期對京東慧采采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、法律風險等。2.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施，明確風險責任人和風險控制目標。風險應對措施1.供應商違約風險：加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商；簽訂詳細的采購合同，明確違約責任；建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理供應商違約行為。2.質量風險：嚴格驗收標準，加強物資驗收環(huán)節(jié)的管理；要求供應商提供質量保證承諾和相關質量證明文件；定期對采購物資進行質量抽檢，確保物資質量符合要求。3.價格風險：加強價格審核和市場價格監(jiān)測，合理確定采購價格；與供應商簽訂價格調整條款，降低價格波動對公司采購成本的影響。4.法律風險：加強法律法規(guī)學習，確保采購活動符合相關法律法規(guī)要求；在采購合同中明確雙方的法律責任和義務；遇到法律問題及時咨詢專業(yè)法律顧問。信息管理采購信息記錄1.采購部門應建立完善的采購信息記錄制度，對采購活動的全過程進行詳細記錄，包括采購需求、采購申請、供應商選擇、采購訂單、采購合同、驗收單、付款記錄等。2.采購信息記錄應真實、準確、完整，保存期限應符合公司檔案管理規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。信息共享與溝通1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門與各部門之間的信息實時共享，提高采購工作的協(xié)同效率。2.加強與京東慧采平臺的溝通與聯(lián)系，及時了解平臺的政策變化和系統(tǒng)功能更新，確保公司采購活動的順利進行。監(jiān)督與檢查內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對京東慧采采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促相關部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。外部監(jiān)督1.接受公司上級主管部門、政府相關部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，認真研究分析，及時采取措施進行改進，確保