印鑒卡片管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司印鑒卡片的管理，規(guī)范印鑒使用行為，保障公司合法權(quán)益，防范風(fēng)險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司本部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的印鑒卡片管理。（三）定義1.印鑒卡片：指公司用于證明印章合法性、明確印章使用范圍和使用權(quán)限的書面文件，包含公司各類印章的印模、啟用日期、停用日期、保管人等信息。2.印章：包括公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章等具有法律效力的各類印章。（四）管理原則1.合法性原則：印鑒卡片的管理必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保印鑒卡片的存儲安全，防止遺失、被盜用或篡改。3.規(guī)范性原則：明確印鑒使用流程和審批程序，做到規(guī)范操作。4.責(zé)任追究原則：對印鑒使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、印鑒卡片的種類與內(nèi)容（一）種類1.公章印鑒卡片：用于公司對外的正式文件、信函、合同等重要文件的蓋章。2.法定代表人章印鑒卡片：主要用于特定文件或業(yè)務(wù)需要法定代表人簽字蓋章的情況。3.財(cái)務(wù)專用章印鑒卡片：涉及公司財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算等業(yè)務(wù)的蓋章。4.合同專用章印鑒卡片：專門用于簽訂各類合同。5.業(yè)務(wù)專用章印鑒卡片：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)部門的特殊需求設(shè)置，用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件的蓋章。（二）內(nèi)容1.印章名稱：明確印章的具體名稱。2.印模：清晰、準(zhǔn)確地刻制印章的印模，確保與實(shí)際使用的印章一致。3.啟用日期：記錄印章開始正式使用的時間。4.停用日期：如印章因各種原因停止使用，需注明停用時間。5.保管人：指定負(fù)責(zé)保管該印鑒卡片的人員姓名。6.使用范圍：詳細(xì)規(guī)定印章在哪些業(yè)務(wù)場景下可以使用。7.使用審批程序：明確使用印章時需要經(jīng)過的審批環(huán)節(jié)和審批人。三、印鑒卡片的制作與啟用（一）制作1.由公司行政管理部門負(fù)責(zé)印鑒卡片的統(tǒng)一制作。2.印模的刻制必須由具有資質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行，確保印模的清晰、規(guī)范和合法性。3.印鑒卡片上的各項(xiàng)信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，經(jīng)審核后加蓋公司公章確認(rèn)。（二）啟用1.新制作的印鑒卡片經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后啟用。2.啟用時，由行政管理部門將印鑒卡片發(fā)放給保管人，并做好發(fā)放記錄。3.保管人在收到印鑒卡片后，應(yīng)立即核對卡片上的信息與實(shí)際情況是否一致，并簽字確認(rèn)。四、印鑒卡片的保管（一）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印鑒卡片的日常保管，確保印鑒卡片的安全存放。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印鑒，不得擅自使用。3.定期對印鑒卡片進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印鑒卡片有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。4.配合公司內(nèi)部審計(jì)、檢查等工作，提供印鑒卡片使用情況的相關(guān)資料。（二）保管方式1.印鑒卡片應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或?qū)ｉT的保管箱中。2.保險柜或保管箱的鑰匙和密碼應(yīng)由保管人分別妥善保管，不得交由他人代管。3.對于重要的印鑒卡片，如公章印鑒卡片，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由兩名保管人員分別持有鑰匙和密碼，共同開啟保險柜或保管箱。（三）保管場所安全要求1.保管印鑒卡片的場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對保管場所進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，確保印鑒卡片的安全。3.定期對保管場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。五、印鑒卡片的使用（一）使用流程1.申請：使用部門或個人填寫印鑒使用申請表，注明使用印章的名稱、用途、文件名稱、份數(shù)等信息。2.審批：申請表按照規(guī)定的審批程序提交各級審批人進(jìn)行審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核申請內(nèi)容，確保使用的合法性和必要性。3.蓋章：經(jīng)審批通過后，保管人憑審批后的申請表在指定位置加蓋印章，并做好蓋章記錄。蓋章記錄應(yīng)包括蓋章日期、文件名稱、份數(shù)、申請人等信息。4.登記：行政管理部門對印鑒使用情況進(jìn)行登記，建立印鑒使用臺賬，定期進(jìn)行核對和統(tǒng)計(jì)分析。（二）使用范圍1.公章：用于公司對外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報表、證明等重要文件的蓋章。2.法定代表人章：用于特定文件或業(yè)務(wù)需要法定代表人簽字蓋章的情況，如銀行開戶、貸款合同等。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、資金結(jié)算、票據(jù)開具、財(cái)務(wù)報表蓋章等業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)不同業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)和需求，用于相關(guān)業(yè)務(wù)文件的蓋章，如銷售業(yè)務(wù)專用章用于銷售合同、發(fā)貨單等；采購業(yè)務(wù)專用章用于采購訂單、收貨單等。（三）特殊情況使用規(guī)定1.緊急情況下，如因時間緊迫無法按照正常審批程序進(jìn)行蓋章時，使用部門或個人應(yīng)電話請示相關(guān)審批人，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、文件蓋章，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。3.對于異地使用印鑒的情況，應(yīng)通過傳真、郵件等方式將印鑒使用申請表及相關(guān)文件發(fā)送給保管人，經(jīng)審批后由保管人在異地指定的文件上加蓋印章，并及時將蓋章后的文件原件寄回公司存檔。六、印鑒卡片的變更與停用（一）變更1.印鑒卡片上的信息如印章名稱、保管人、使用范圍等發(fā)生變更時，由相關(guān)部門提出申請，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，由行政管理部門負(fù)責(zé)辦理變更手續(xù)。2.變更后的印鑒卡片應(yīng)重新制作，并按照啟用程序進(jìn)行啟用。同時，應(yīng)及時收回原印鑒卡片，并進(jìn)行妥善處理。（二）停用1.印章因各種原因需要停用時，由保管人提出申請，經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印鑒卡片應(yīng)及時收回，并在卡片上注明停用日期和原因。3.對于停用的印章，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。封存的印章應(yīng)存放在安全的地方，由專人負(fù)責(zé)保管；銷毀的印章應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行，確保銷毀過程的合規(guī)性和安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對印鑒卡片的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印鑒卡片的制作、啟用、保管、使用、變更、停用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.審計(jì)人員應(yīng)查閱印鑒使用申請表、審批記錄、蓋章記錄、印鑒使用臺賬等相關(guān)資料，核實(shí)印鑒使用的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。3.對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到妥善解決。（二）日常檢查1.行政管理部門負(fù)責(zé)對印鑒卡片的保管和使用情況進(jìn)行日常檢查，定期檢查印鑒卡片的存放是否安全，使用是否符合規(guī)定。2.檢查人員應(yīng)不定期抽查印鑒使用申請表和審批記錄，核實(shí)審批程序是否執(zhí)行到位。3.對于日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時要求保管人進(jìn)行整改，并記錄在案。如發(fā)現(xiàn)重大問題，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用印鑒卡片的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印鑒卡片給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任