商場禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強商場禮品管理，規(guī)范禮品的采購、發(fā)放、使用等流程，確保禮品的合理使用和有效管理，提升商場的服務質量和品牌形象，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于商場內所有涉及禮品管理的部門和員工，包括但不限于市場營銷部門、客服部門、行政部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保各項活動合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、采購和發(fā)放應根據實際情況，遵循合理、適度的原則，避免浪費和濫用。3.公正性原則：禮品的發(fā)放應公平、公正，面向符合條件的客戶、合作伙伴或員工，不得偏袒或歧視。4.記錄與可追溯性原則：對禮品的采購、發(fā)放、使用等情況進行詳細記錄，以便查詢和追溯。二、禮品采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應根據業(yè)務需求和活動安排，提前制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的種類、數量、預算、采購時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核后，報商場管理層審批。審批通過后方可實施采購。（二）供應商選擇與管理1.建立合格供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選。選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商合作。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規(guī)格、價格、交貨期、售后服務等條款。3.定期對供應商的供貨質量、交貨及時性等進行監(jiān)督和評估，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應商溝通解決，必要時更換供應商。（三）采購流程1.采購人員根據審批后的采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應詳細注明禮品的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨時間等信息。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認并按照訂單要求組織生產和發(fā)貨。采購人員應跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保按時到貨。3.禮品到貨后，采購人員應會同相關部門進行驗收。驗收內容包括禮品的數量、質量、規(guī)格等是否符合采購合同要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商協(xié)商解決。4.驗收合格后，采購人員應辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應注明禮品的名稱、規(guī)格、數量、入庫時間等信息。三、禮品庫存管理（一）庫存盤點1.定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點人員應認真核對禮品的數量、規(guī)格、型號等信息，并做好盤點記錄。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因并進行調整。（二）庫存保管1.設立專門的禮品倉庫，配備必要的保管設備和設施，確保禮品的安全存放。2.對禮品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。同時，應做好防潮、防蟲、防火等工作，確保禮品質量不受影響。3.建立庫存管理制度，明確庫存管理人員的職責和權限，嚴格控制禮品的出入庫手續(xù)。（三）庫存預警1.設定禮品庫存預警指標，當庫存數量低于預警值時，及時發(fā)出預警信息。2.庫存管理人員應根據預警信息，及時通知采購人員進行補貨，避免因庫存不足影響業(yè)務開展。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放對象與條件1.明確禮品發(fā)放的對象，包括客戶、合作伙伴、員工等。發(fā)放對象應符合商場規(guī)定的條件和標準。2.制定禮品發(fā)放的具體條件，如消費金額達到一定標準、合作期限滿足要求、員工績效表現(xiàn)優(yōu)秀等。（二）發(fā)放流程1.相關部門根據禮品發(fā)放條件，確定符合發(fā)放資格的對象名單，并填寫禮品發(fā)放申請表。2.禮品發(fā)放申請表需經部門負責人審核后，報商場管理層審批。審批通過后方可進行禮品發(fā)放。3.禮品發(fā)放人員根據審批后的申請表，從禮品倉庫領取禮品，并按照規(guī)定的方式和時間發(fā)放給相應的對象。4.禮品發(fā)放過程中，應做好記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、禮品名稱、數量等信息。發(fā)放記錄應妥善保存，以備查詢。（三）特殊情況處理1.如遇客戶或合作伙伴對禮品有特殊要求，需在禮品發(fā)放前與相關部門溝通協(xié)調，確保滿足其需求。2.對于員工因離職、調崗等原因不再符合禮品發(fā)放條件的，應及時停止發(fā)放禮品，并收回已發(fā)放但不符合條件的禮品。五、禮品使用管理（一）使用范圍1.明確禮品的使用范圍，主要用于商場的市場營銷活動、客戶關系維護、員工福利等方面。2.禮品的使用應符合商場的整體戰(zhàn)略和業(yè)務目標，不得用于與商場業(yè)務無關的活動。（二）使用審批1.各部門在使用禮品前，應填寫禮品使用申請表，注明禮品的用途、使用時間、使用對象等信息。2.禮品使用申請表需經部門負責人審核后，報商場管理層審批。審批通過后方可使用禮品。（三）使用監(jiān)督1.建立禮品使用監(jiān)督機制，對禮品的使用情況進行跟蹤和檢查。確保禮品按照規(guī)定的用途和方式使用，不得挪作他用。2.如發(fā)現(xiàn)禮品使用過程中存在違規(guī)行為，應及時制止并追究相關人員的責任。六、禮品賬務管理（一）賬務處理1.設立專門的禮品賬務科目，對禮品的采購、入庫、發(fā)放、使用等情況進行詳細的賬務記錄。2.財務部門應定期對禮品賬務進行核對和清理，確保賬目清晰、準確。（二）預算控制1.嚴格控制禮品采購預算，確保禮品費用不超出預算范圍。如遇特殊情況需要調整預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.定期對禮品費用進行統(tǒng)計和分析，為商場的成本控制和決策提供依據。七、禮品回收與處理管理（一）回收情況1.對于因各種原因需要回收的禮品，如客戶退回、員工離職收回等，應及時辦理回收手續(xù)。2.回收的禮品應進行妥善保管，與庫存禮品分開存放。（二）處理方式1.對回收的禮品進行評估，根據禮品的實際情況確定處理方式。處理方式包括再次發(fā)放、折價銷售、捐贈等。2.如需折價銷售回收的禮品，應按照商場的相關規(guī)定進行操作，確保銷售過程合法合規(guī)。3.對于不再使用且無法回收的禮品，應按照環(huán)保要求進行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。八、監(jiān)督與檢查（一）內部審計1.定期對商場禮品管理情況進行內部審計，檢查禮品管理的各項制度和流程是否執(zhí)行到位。2.內部審計人員應重點關注禮品采購、發(fā)放、使用、賬務處理等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）日常監(jiān)督1.商場管理層和相關部門應加強對禮品管理工作的日常監(jiān)督，不定期對禮品管理情況進行檢查。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時責令相關部門和人員進行整改，確保禮品管理工作規(guī)范有序。九、附則（一