印章管理辦法印尼印章管理辦法（適用于印尼地區(qū)）總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用行為，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本辦法。本辦法適用于公司在印尼地區(qū)設(shè)立的所有分支機構(gòu)、子公司及相關(guān)業(yè)務(wù)部門。適用范圍本辦法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等各類具有法律效力的印章?；驹瓌t印章管理遵循“嚴格審批、規(guī)范使用、安全保管、責任追究”的原則，確保印章使用合法合規(guī)、安全可靠。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負責人審核后，報公司總部相關(guān)管理部門審批。2.總部審批通過后，由指定的印章刻制單位按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司要求進行刻制?？讨频挠≌卤仨毞嫌≌轮谱饕?guī)范，具備防偽功能。3.在印尼地區(qū)刻制印章時，需確?？讨茊挝痪邆洚?shù)睾戏ㄙY質(zhì)，并遵守印尼當?shù)氐挠≌驴讨乒芾硪?guī)定。印章啟用1.新印章刻制完成后，由印章管理部門負責組織啟用工作。啟用前，需對印章進行詳細登記，包括印章名稱、編號、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息。2.印章管理部門應(yīng)將印章啟用信息及時通知相關(guān)部門和人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告。同時，需將新印章的印模留存?zhèn)浒?，以備查閱?.對于在印尼地區(qū)啟用的印章，還需按照當?shù)胤煞ㄒ?guī)要求，辦理相關(guān)的印章備案手續(xù)，確保印章啟用合法有效。印章的保管保管職責1.公司總部設(shè)立專門的印章管理部門，負責公司各類印章的統(tǒng)一保管和監(jiān)督使用。在印尼地區(qū)，由當?shù)胤种C構(gòu)或子公司指定專人負責印章保管，并接受總部印章管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.印章保管人應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章保管制度，確保印章安全。不得擅自將印章交予他人保管或使用。3.印章保管人應(yīng)妥善保管印章存放設(shè)施，確保印章存放環(huán)境安全可靠，防止印章被盜、丟失或損壞。保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章等重要印章應(yīng)實行雙人保管制度，分別由不同人員負責保管保險柜鑰匙和密碼。2.業(yè)務(wù)專用章可根據(jù)實際工作需要，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管，但需報印章管理部門備案。保管人應(yīng)嚴格按照規(guī)定使用印章，不得超出授權(quán)范圍。3.在印尼地區(qū)，印章保管人應(yīng)根據(jù)當?shù)貙嶋H情況，采取適當?shù)谋９芊绞?，確保印章安全。如使用保險柜存放印章時，應(yīng)選擇具有良好信譽和安保措施的保險柜供應(yīng)商，并按照當?shù)匕踩珮藴蔬M行安裝和使用。印章存放1.印章應(yīng)存放在專門的保險柜或印章存放箱內(nèi)，保險柜應(yīng)放置在安全、保密的場所，并有必要的防盜、防火、防潮等措施。2.印章存放場所應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控。同時，應(yīng)定期對監(jiān)控設(shè)備進行檢查和維護，保證其正常運行。3.在印尼地區(qū)，印章存放場所還需符合當?shù)氐陌踩ㄒ?guī)要求，如安裝報警裝置、配備安保人員等，以確保印章安全。印章的使用使用審批1.公司員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.涉及重大事項或金額較大的用印申請，需經(jīng)公司總部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。在印尼地區(qū)，對于符合當?shù)貙徟鞒痰挠糜∩暾?，可由當?shù)胤种C構(gòu)或子公司按照當?shù)匾?guī)定進行審批，但審批結(jié)果需及時報總部備案。3.用印申請經(jīng)審批通過后，方可到印章管理部門辦理用印手續(xù)。印章管理部門應(yīng)對用印申請進行嚴格審核，確保用印事項合法合規(guī)、手續(xù)齊全。使用流程1.印章使用人憑經(jīng)審批的《印章使用申請表》到印章管理部門辦理用印手續(xù)。印章保管人應(yīng)認真核對申請表內(nèi)容與用印文件是否一致，確認無誤后，在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進行登記，記錄用印時間、用印人、用印事項等信息。2.用印過程中，印章保管人應(yīng)確保印章正確加蓋在規(guī)定位置，不得模糊、遺漏或重復(fù)加蓋。同時，應(yīng)在用印文件上注明“此件與原件相符”字樣，并簽字確認。3.用印完畢后，印章保管人應(yīng)及時將印章歸位保管，并將《印章使用申請表》和《印章使用登記表》存檔備查。在印尼地區(qū)，印章使用記錄應(yīng)按照當?shù)胤煞ㄒ?guī)要求進行保存，保存期限不得少于規(guī)定年限。使用范圍1.公司公章主要用于以公司名義對外發(fā)布的重要文件、信函、合同、協(xié)議等；法定代表人章主要用于辦理公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)；合同專用章主要用于簽訂各類經(jīng)濟合同；財務(wù)專用章主要用于辦理公司財務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)；業(yè)務(wù)專用章主要用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證等。2.印章使用必須嚴格按照規(guī)定的使用范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非法目的。在印尼地區(qū)，印章使用應(yīng)遵守當?shù)胤煞ㄒ?guī)及公司與印尼當?shù)睾献骰锇楹炗喌南嚓P(guān)協(xié)議中關(guān)于印章使用的規(guī)定。印章的停用與銷毀停用1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由印章管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱、編號等信息，并經(jīng)公司總部相關(guān)管理部門審批。2.總部審批通過后，印章管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員停止使用該印章，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用公告。同時，需將停用印章的印模留存?zhèn)浒?，以備查閱?.在印尼地區(qū)停用印章時，還需按照當?shù)胤煞ㄒ?guī)要求，辦理相關(guān)的印章停用備案手續(xù)，確保停用行為合法有效。銷毀1.對于停用的印章，由印章管理部門負責組織銷毀。銷毀前，需對印章進行詳細登記，包括印章名稱、編號、規(guī)格、停用日期等信息，并填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)公司總部相關(guān)管理部門審批。2.總部審批通過后，印章管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并拍照或錄像留存記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.在印尼地區(qū)銷毀印章時，需遵守當?shù)氐沫h(huán)保法規(guī)和安全規(guī)定，確保銷毀過程合法合規(guī)、安全環(huán)保。銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)將《印章銷毀申請表》和銷毀記錄存檔備查。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設(shè)立印章管理監(jiān)督小組，由公司總部相關(guān)管理部門負責人及內(nèi)部審計人員組成，負責對公司印章管理工作進行定期監(jiān)督檢查。2.印章管理監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等。檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用審批情況、使用記錄情況等。3.在印尼地區(qū)，當?shù)胤种C構(gòu)或子公司應(yīng)定期向總部報告印章管理工作情況，接受總部的監(jiān)督檢查。同時，總部印章管理部門應(yīng)加強對印尼地區(qū)印章管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保印章管理工作符合公司規(guī)定和當?shù)胤煞ㄒ?guī)要求。檢查內(nèi)容1.印章保管情況檢查：檢查印章存放設(shè)施是否安全可靠，印章保管人是否嚴格遵守保管制度，印章是否存在被盜、丟失或損壞等情況。2.使用審批情況檢查：檢查用印申請是否按照規(guī)定流程進行審批，審批手續(xù)是否齊全，審批意見是否明確。3.使用記錄情況檢查：檢查《印章使用登記表》記錄是否完整、準確，用印文件與申請表內(nèi)容是否一致，用印時間、用印人、用印事項等信息是否清晰可查。問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，印章管理監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門或人員限期整改。整改完成后，責任部門或人員應(yīng)將整改情況書面報告印章管理監(jiān)督小組。2.對于違反印章管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，對責任部門或人員進行嚴肅處理。處理方式包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。3.在印尼地區(qū)，對于違反當?shù)胤煞ㄒ?guī)及公司印章管理辦法的行為，應(yīng)按照當?shù)胤梢?guī)定進行處理，并及時向總部報告處理情況。附則解釋