臺賬資料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司臺賬資料管理，確保各類臺賬資料的真實、完整、準確和有效，提高公司管理水平和工作效率，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各項目在經營管理活動中形成的各類臺賬資料的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：臺賬資料管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，確保管理活動合法合規(guī)。2.真實準確原則：臺賬資料應如實記錄公司各項業(yè)務活動，數據準確可靠，不得弄虛作假。3.完整規(guī)范原則：涵蓋公司業(yè)務活動全過程，資料收集、整理、歸檔應符合規(guī)范要求，確保資料的完整性和系統(tǒng)性。4.及時有效原則：及時收集、整理和更新臺賬資料，保證資料的時效性，為公司決策和管理提供有效支持。二、臺賬資料分類及內容（一）行政辦公類1.文件管理臺賬收文登記：記錄收文日期、來文單位、文號、標題、密級、份數等信息。發(fā)文登記：記錄發(fā)文日期、文號、標題、主送單位、抄送單位、份數等信息。文件傳閱記錄：詳細記載文件傳閱的時間、傳閱人、批示意見等內容。2.會議管理臺賬會議通知：記錄會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議題等信息。會議紀要：詳細記錄會議內容、決議事項、責任部門及責任人、完成時間等。3.辦公用品管理臺賬辦公用品采購臺賬：記錄采購日期、名稱、規(guī)格、數量、供應商、采購金額等。辦公用品領用臺賬：記錄領用日期、部門、人員、名稱、規(guī)格、數量等。（二）人力資源類1.員工檔案管理臺賬員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、學歷、專業(yè)、入職時間、崗位等。勞動合同臺賬：記錄勞動合同簽訂日期、期限、崗位、薪資待遇等信息。培訓記錄臺賬：記載員工參加培訓的時間、培訓名稱、培訓內容、培訓考核結果等。2.考勤管理臺賬考勤記錄：詳細記錄員工每日出勤、請假、遲到、早退、曠工等情況。加班管理臺賬：記錄員工加班日期、時長、加班原因、審批情況等。（三）財務類1.會計憑證臺賬記賬憑證編號：按順序記錄每筆記賬憑證的編號。日期：記賬憑證的填制日期。摘要：簡要說明經濟業(yè)務內容。會計科目：記錄涉及的會計科目。金額：借貸方發(fā)生金額。附件張數：記賬憑證所附原始憑證的張數。2.賬簿管理臺賬總賬臺賬：記錄總賬科目名稱、期初余額、本期發(fā)生額、期末余額等信息。明細賬臺賬：按明細科目詳細記錄各項經濟業(yè)務的發(fā)生情況。日記賬臺賬：如現金日記賬、銀行存款日記賬，記錄每日收支情況。3.財務報表臺賬資產負債表臺賬：記錄各期資產負債表的編制日期、資產、負債、所有者權益項目金額等。利潤表臺賬：記錄各期利潤表的編制日期、收入、成本、費用、利潤等項目金額?，F金流量表臺賬：記錄各期現金流量表的編制日期、現金流入、流出及凈額等情況。（四）業(yè)務經營類1.銷售業(yè)務臺賬客戶信息臺賬：記錄客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址、經營范圍等。銷售合同臺賬：詳細記錄銷售合同編號、簽訂日期、客戶名稱、產品名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、交貨日期、付款方式等信息。銷售訂單臺賬：記錄銷售訂單下達日期、訂單編號、客戶名稱、產品名稱、規(guī)格、數量、交貨日期等。銷售發(fā)貨臺賬：記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、客戶名稱、產品名稱、規(guī)格、數量等。銷售回款臺賬：記錄回款日期、回款金額、客戶名稱、銷售合同編號等。2.采購業(yè)務臺賬供應商信息臺賬：記錄供應商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址、經營范圍、信用等級等。采購合同臺賬：詳細記錄采購合同編號、簽訂日期、供應商名稱、產品名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、交貨日期、付款方式等信息。采購訂單臺賬：記錄采購訂單下達日期、訂單編號、供應商名稱、產品名稱、規(guī)格、數量、交貨日期等。采購收貨臺賬：記錄收貨日期、收貨單號、供應商名稱、產品名稱、規(guī)格、數量等。采購付款臺賬：記錄付款日期、付款金額、供應商名稱、采購合同編號等。3.項目管理臺賬項目基本信息臺賬：記錄項目名稱、項目編號、項目起止時間、項目負責人、項目預算等。項目進度臺賬：按階段詳細記錄項目進展情況，包括已完成工作內容、未完成工作內容、存在問題及解決措施等。項目成本臺賬：記錄項目各項成本支出，如人工成本、材料成本、設備成本、其他費用等。項目質量臺賬：記錄項目質量檢查情況，包括檢查日期、檢查內容、發(fā)現問題、整改情況等。三、臺賬資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責臺賬資料的收集工作，確保資料收集的及時性和準確性。2.業(yè)務活動發(fā)生后，相關責任人應在規(guī)定時間內將原始資料提交給臺賬資料收集人員。3.對于外部獲取的資料，如文件、合同等，應確保其真實性和完整性，并及時進行登記和歸檔。（二）整理要求1.臺賬資料收集人員應按照分類標準對收集到的資料進行整理，確保資料分類清晰、條理分明。2.對原始資料進行審核，剔除重復、無效的資料，保證資料的精煉性。3.對于需要進一步加工處理的資料，如數據統(tǒng)計、摘要編寫等，應按照規(guī)范要求進行操作，確保資料的規(guī)范性。四、臺賬資料的登記與歸檔（一）登記要求1.建立專門的臺賬資料登記簿，對各類臺賬資料進行詳細登記。2.登記內容應包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.確保登記信息的準確無誤，便于查詢和管理。（二）歸檔要求1.根據資料的性質和保管期限，將整理好的臺賬資料進行歸檔。2.歸檔資料應裝訂整齊、編目清晰，便于查閱和保管。3.建立電子檔案庫，對重要的臺賬資料進行電子掃描歸檔，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理。五、臺賬資料的保管與借閱（一）保管要求1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。2.按照檔案保管期限，對臺賬資料進行分類存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。（二）借閱要求1.因工作需要借閱臺賬資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、借閱原因、借閱期限等信息。2.借閱申請表經部門負責人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應對借閱情況進行登記，跟蹤借閱資料的歸還情況。4.借閱人員應妥善保管借閱資料，不得轉借、涂改、損壞，按時歸還。如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、臺賬資料的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且確無保存價值的臺賬資料。2.因機構撤銷、業(yè)務終止等原因不再需要的臺賬資料。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀清單，注明資料名稱、編號、日期、數量等信息。2.銷毀申請經公司分管領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息。4.監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止資料流失。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門臺賬資料管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括資料的收集、整理、登記、歸檔、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將臺賬資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門臺賬資料管理工