會(huì)議視頻管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議視頻的管理，規(guī)范會(huì)議視頻的錄制、存儲(chǔ)、使用、傳輸及銷毀等流程，確保會(huì)議視頻資料的安全、完整和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議視頻的管理，包括但不限于公司級(jí)會(huì)議、部門會(huì)議、項(xiàng)目會(huì)議等。（三）基本原則1.合法性原則：會(huì)議視頻的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.安全性原則：確保會(huì)議視頻資料的存儲(chǔ)安全，防止信息泄露、丟失或損壞。3.規(guī)范性原則：明確會(huì)議視頻管理的各項(xiàng)流程和操作規(guī)范，保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。4.有效利用原則：充分發(fā)揮會(huì)議視頻資料的價(jià)值，為公司的決策、培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)傳承等提供支持。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)議視頻管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌安排會(huì)議視頻的錄制設(shè)備、場地及技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)會(huì)議視頻的集中存儲(chǔ)和日常管理，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.根據(jù)公司需求，提供會(huì)議視頻的檢索、調(diào)閱等服務(wù)。（二）會(huì)議組織部門1.負(fù)責(zé)明確會(huì)議視頻錄制的需求，包括錄制范圍、時(shí)長、重點(diǎn)內(nèi)容等。2.提前與行政部門溝通協(xié)調(diào)會(huì)議視頻錄制的相關(guān)事宜，確保錄制工作順利進(jìn)行。3.對(duì)會(huì)議視頻的內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保視頻資料符合會(huì)議主題和要求。（三）參會(huì)人員1.遵守會(huì)議視頻管理的相關(guān)規(guī)定，配合會(huì)議視頻的錄制工作。2.注意自身言行舉止，確保會(huì)議視頻內(nèi)容的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。三、會(huì)議視頻錄制（一）錄制準(zhǔn)備1.會(huì)議組織部門應(yīng)在會(huì)議前[X]個(gè)工作日向行政部門提交會(huì)議視頻錄制申請，明確錄制的會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、錄制要求等信息。2.行政部門根據(jù)申請內(nèi)容，提前安排好錄制設(shè)備、技術(shù)人員，并對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保錄制效果清晰、聲音正常。3.如需在會(huì)議現(xiàn)場設(shè)置專門的錄制區(qū)域，應(yīng)提前與會(huì)議組織部門溝通協(xié)調(diào)，確保不影響會(huì)議的正常進(jìn)行。（二）錄制要求1.錄制過程應(yīng)保持畫面穩(wěn)定、清晰，避免出現(xiàn)抖動(dòng)、模糊、遮擋等情況。2.聲音應(yīng)清晰可辨，無雜音、失真等問題。如有必要，可配備專業(yè)的錄音設(shè)備，確保聲音質(zhì)量。3.錄制范圍應(yīng)涵蓋會(huì)議的主要內(nèi)容，包括會(huì)議開場、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論發(fā)言、會(huì)議決議等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。4.錄制人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意中斷錄制或干擾會(huì)議進(jìn)行。在會(huì)議期間，應(yīng)保持安靜，避免發(fā)出噪音。（三）特殊情況處理1.若會(huì)議現(xiàn)場出現(xiàn)技術(shù)故障導(dǎo)致錄制中斷，錄制人員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)，并盡快恢復(fù)錄制。如無法在會(huì)議期間修復(fù)，應(yīng)記錄故障發(fā)生的時(shí)間、原因及影響范圍，待會(huì)議結(jié)束后及時(shí)向行政部門報(bào)告。2.對(duì)于因特殊原因無法全程錄制的會(huì)議，會(huì)議組織部門應(yīng)提前向行政部門說明情況，并確定需要錄制的重點(diǎn)內(nèi)容和時(shí)間段。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行有針對(duì)性的錄制。四、會(huì)議視頻存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.會(huì)議視頻應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)方式，如服務(wù)器存儲(chǔ)、磁盤陣列存儲(chǔ)等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.根據(jù)會(huì)議視頻的重要性和使用頻率，合理劃分存儲(chǔ)區(qū)域，對(duì)不同類型的會(huì)議視頻進(jìn)行分類存儲(chǔ)。（二）存儲(chǔ)期限1.一般性會(huì)議視頻的存儲(chǔ)期限為[X]年，重要會(huì)議、涉及公司核心業(yè)務(wù)或具有長期參考價(jià)值的會(huì)議視頻應(yīng)長期保存。2.存儲(chǔ)期限屆滿后，行政部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)會(huì)議視頻進(jìn)行鑒定和清理，確無保存價(jià)值的視頻資料可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）存儲(chǔ)安全1.建立嚴(yán)格的存儲(chǔ)安全管理制度，設(shè)置存儲(chǔ)設(shè)備的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作存儲(chǔ)設(shè)備。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因存儲(chǔ)設(shè)備故障、自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的安全防護(hù)，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止病毒、黑客等攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露或損壞。五、會(huì)議視頻使用（一）使用申請1.公司內(nèi)部各部門或人員如需使用會(huì)議視頻資料，應(yīng)提前填寫《會(huì)議視頻使用申請表》，注明使用目的、視頻名稱、使用時(shí)間、使用范圍等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密、敏感信息或重要決策的會(huì)議視頻，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。（二）使用方式1.經(jīng)批準(zhǔn)使用會(huì)議視頻的部門或人員，可通過行政部門提供的視頻檢索系統(tǒng)進(jìn)行在線觀看、下載或拷貝。如需拷貝，應(yīng)在行政部門指定的存儲(chǔ)介質(zhì)上進(jìn)行，并確?？截愡^程的安全性。2.使用會(huì)議視頻時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用，不得擅自更改視頻內(nèi)容或用于其他未經(jīng)授權(quán)的目的。3.如需在公司內(nèi)部培訓(xùn)、會(huì)議等場合播放會(huì)議視頻，應(yīng)提前通知行政部門安排播放設(shè)備和技術(shù)支持，確保播放效果良好。（三）使用記錄1.行政部門應(yīng)對(duì)會(huì)議視頻的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、使用部門、使用人員、使用目的等信息。2.使用記錄應(yīng)保存至少[X]年，以便于查詢和追溯。六、會(huì)議視頻傳輸（一）傳輸要求1.如需將會(huì)議視頻傳輸至外部單位或人員，應(yīng)提前評(píng)估傳輸?shù)陌踩院秃戏ㄐ裕凑展鞠嚓P(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。2.傳輸過程中應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如加密傳輸、專用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)龋_保視頻內(nèi)容不被泄露或篡改。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密、敏感信息的會(huì)議視頻，嚴(yán)禁通過公共網(wǎng)絡(luò)或不可信的傳輸渠道進(jìn)行傳輸。（二）傳輸流程1.申請傳輸會(huì)議視頻的部門或人員應(yīng)填寫《會(huì)議視頻傳輸申請表》，注明傳輸對(duì)象、傳輸內(nèi)容、傳輸方式、傳輸時(shí)間等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至行政部門。行政部門根據(jù)傳輸要求，對(duì)傳輸內(nèi)容進(jìn)行安全檢查，并選擇合適的傳輸方式進(jìn)行傳輸。3.在傳輸過程中，行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)控傳輸進(jìn)度和質(zhì)量，確保傳輸工作順利完成。傳輸完成后，應(yīng)對(duì)傳輸結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并記錄相關(guān)信息。七、會(huì)議視頻銷毀（一）銷毀申請1.當(dāng)會(huì)議視頻存儲(chǔ)期限屆滿或因其他原因需要銷毀時(shí)，行政部門應(yīng)及時(shí)提出銷毀申請，填寫《會(huì)議視頻銷毀申請表》，注明銷毀視頻的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息，并提交公司檔案管理部門審核。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)銷毀申請進(jìn)行審核，確認(rèn)視頻資料確無保存價(jià)值后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的會(huì)議視頻，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，如物理粉碎、數(shù)據(jù)擦除等，確保視頻內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對(duì)于存儲(chǔ)在存儲(chǔ)設(shè)備上的會(huì)議視頻，可通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，直至數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)會(huì)議視頻資料，應(yīng)進(jìn)行粉碎處理。（三）銷毀記錄1.行政部門應(yīng)對(duì)會(huì)議視頻的銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存至少[X]年，以備查詢和審計(jì)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)會(huì)議視頻的管理情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，包括錄制質(zhì)量、存儲(chǔ)安全、使用規(guī)范、傳輸流程、銷毀記錄等方面。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部審計(jì)1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議視頻管理情況進(jìn)行審計(jì)，審查會(huì)議視頻管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，各項(xiàng)管理流程是否符合規(guī)定要求。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)