辦公資源管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司辦公資源的管理，提高辦公資源的使用效率，降低辦公成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機構(gòu)的辦公資源管理，包括但不限于辦公設(shè)備、辦公用品、辦公家具、辦公場地等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公資源實行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一處置的管理原則。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，合理配置辦公資源，避免資源浪費。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公資源，提高資源使用效率，降低辦公成本。4.責(zé)任到人原則：明確辦公資源管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保管理工作落實到位。二、辦公設(shè)備管理（一）設(shè)備采購1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公設(shè)備采購申請表》，詳細說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.審核審批：部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的設(shè)備采購，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，按照公司采購管理制度進行采購。采購過程中要嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購設(shè)備的質(zhì)量和性能。（二）設(shè)備驗收1.到貨通知：設(shè)備到貨前，行政部門應(yīng)及時通知使用部門做好驗收準備。2.驗收程序：使用部門會同行政部門、采購部門等相關(guān)人員共同對設(shè)備進行驗收。驗收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀、配置、性能等。驗收合格后，填寫《辦公設(shè)備驗收單》。3.問題處理：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或與采購合同不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期解決。如無法解決，可按照合同約定進行退換貨處理。（三）設(shè)備登記1.建立臺賬：行政部門對驗收合格的辦公設(shè)備進行詳細登記，建立《辦公設(shè)備臺賬》，記錄設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、購置日期、使用部門、使用人等信息。2.標識管理：為每臺辦公設(shè)備張貼唯一的標識牌，注明設(shè)備編號、名稱、使用部門等信息，便于識別和管理。（四）設(shè)備使用與維護1.使用培訓(xùn)：行政部門負責(zé)組織對新采購設(shè)備的使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項。2.日常維護：使用部門負責(zé)辦公設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，定期對設(shè)備進行清潔、檢查、調(diào)試等工作，確保設(shè)備正常運行。3.故障維修：設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.設(shè)備報廢：辦公設(shè)備因損壞無法修復(fù)或已達到使用年限等原因需要報廢的，由使用部門填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報行政部門統(tǒng)一處置。行政部門對報廢設(shè)備進行登記造冊，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。三、辦公用品管理（一）用品采購1.需求統(tǒng)計：行政部門定期收集各部門辦公用品的需求信息，進行匯總統(tǒng)計，制定辦公用品采購計劃。2.采購執(zhí)行：根據(jù)采購計劃，行政部門按照公司采購管理制度進行辦公用品的采購。采購過程中要選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。（二）用品發(fā)放1.發(fā)放標準：行政部門根據(jù)辦公用品的使用情況和各部門的實際需求，制定辦公用品發(fā)放標準。2.發(fā)放程序：各部門指定專人負責(zé)辦公用品的領(lǐng)取，領(lǐng)取時填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用日期、用品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。行政部門按照發(fā)放標準進行發(fā)放，并做好記錄。（三）用品庫存管理1.建立庫存臺賬：行政部門建立《辦公用品庫存臺賬》，記錄辦公用品的出入庫情況，包括入庫日期、用品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.定期盤點：行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。3.庫存預(yù)警：行政部門根據(jù)辦公用品的庫存情況和使用頻率，設(shè)置庫存預(yù)警線。當庫存低于預(yù)警線時，及時通知采購人員進行補貨。四、辦公家具管理（一）家具采購1.需求申請：各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公家具采購申請表》，詳細說明家具名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交部門負責(zé)人審核。2.審核審批：部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。金額較大的家具采購，需經(jīng)總經(jīng)理審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，按照公司采購管理制度進行采購。采購過程中要嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購家具的質(zhì)量和款式符合公司要求。（二）家具驗收1.到貨通知：家具到貨前，行政部門應(yīng)及時通知使用部門做好驗收準備。2.驗收程序：使用部門會同行政部門、采購部門等相關(guān)人員共同對家具進行驗收。驗收內(nèi)容包括家具的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀、材質(zhì)、質(zhì)量等。驗收合格后，填寫《辦公家具驗收單》。3.問題處理：如發(fā)現(xiàn)家具存在質(zhì)量問題或與采購合同不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期解決。如無法解決，可按照合同約定進行退換貨處理。（三）家具登記1.建立臺賬：行政部門對驗收合格的辦公家具進行詳細登記，建立《辦公家具臺賬》，記錄家具的名稱、規(guī)格型號、購置日期、使用部門、使用人等信息。2.標識管理：為每件辦公家具張貼唯一的標識牌，注明家具編號、名稱、使用部門等信息，便于識別和管理。（四）家具使用與維護1.使用培訓(xùn)：行政部門負責(zé)組織對新采購家具的使用培訓(xùn)，確保使用人員正確使用家具，避免因使用不當造成損壞。2.日常維護：使用部門負責(zé)辦公家具的日常維護和保養(yǎng)，定期對家具進行清潔、檢查、調(diào)試等工作，確保家具外觀整潔、性能良好。3.故障維修：家具出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時向行政部門報修。行政部門根據(jù)故障情況，聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。維修費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.家具報廢：辦公家具因損壞無法修復(fù)或已達到使用年限等原因需要報廢的，由使用部門填寫《辦公家具報廢申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報行政部門統(tǒng)一處置。行政部門對報廢家具進行登記造冊，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。五、辦公場地管理（一）場地規(guī)劃1.需求調(diào)研：行政部門會同各部門對辦公場地的需求進行調(diào)研，了解各部門的人員數(shù)量、工作內(nèi)容、辦公設(shè)備等情況，為場地規(guī)劃提供依據(jù)。2.規(guī)劃設(shè)計：根據(jù)調(diào)研結(jié)果，行政部門制定辦公場地規(guī)劃方案，明確各部門的辦公區(qū)域、公共區(qū)域、會議室、休息區(qū)等布局，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.場地調(diào)整：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和人員的變動，行政部門應(yīng)及時對辦公場地進行調(diào)整，確保辦公場地的合理利用。（二）場地分配1.分配原則：根據(jù)各部門的工作需求和人員數(shù)量，按照公平、合理、高效的原則進行辦公場地的分配。2.分配程序：行政部門根據(jù)辦公場地規(guī)劃方案，制定《辦公場地分配表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，組織各部門進行場地交接。交接過程中，使用部門要對場地的設(shè)施設(shè)備進行檢查，如有問題及時與行政部門溝通解決。（三）場地使用與維護1.使用規(guī)范：行政部門制定辦公場地使用規(guī)范，明確各部門和人員在場地使用過程中的權(quán)利和義務(wù)，要求大家共同維護辦公場地的整潔、安全和秩序。2.日常維護：行政部門負責(zé)辦公場地公共區(qū)域的日常維護和保養(yǎng)，包括清潔衛(wèi)生、水電維修、設(shè)施設(shè)備檢查等工作。使用部門負責(zé)本部門辦公區(qū)域的日常維護和管理。3.安全管理：加強辦公場地的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等。定期組織安全檢查，及時消除安全隱患，確保人員和財產(chǎn)安全。（四）場地租賃與裝修1.租賃管理：如需租賃辦公場地，行政部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行租賃談判、簽訂合同等工作。在租賃過程中，要嚴格審查出租方的資質(zhì)和合同條款，確保租賃權(quán)益得